基层预算单位如何加强采购管理

【实务探讨】

基层预算单位如何加强采购管理

■ 邢璐

“预算编制不够合理，实际采购困难”“采购需求管理难”“供应商提供的货物质量不达标”……这些都是笔者在基层预算单位实际采购中常常遇到的问题。针对这些问题，笔者结合实际工作中的一些探索，进而提出一些可行的优化策略，以供基层预算单位政府采购相关部门参考。

   面临的主要问题

在政府采购预算编制方面，如采购人对采购需求预测不准，会导致预算编制不合理，最终造成采购数量过多或过少，致使采购项目与实际需求不匹配。在采购需求管理方面，笔者单位经常遇到突发性采购需求难以提前规划等问题。如维修、检测、日常用品配备等项目零散、随机，项目部门采购需求分散且不稳定，临时性需求较多，常常突发性采购，难以提前规划。另外，不同部门在不同时间的采购需求不一致，采购需求常有重复，又因缺乏有效沟通协调机制，需求整合难，容易造成采购工作重复，效率降低。此外，部分供应商还存在提供的货物和服务质量不达标、交货延迟以及售后服务不到位等问题，不仅损害了采购单位的利益，而且严重影响了采购单位的正常工作。

优化策略探讨

针对上述问题，笔者结合工作实践，提出以下意见建议。

优化预算管理。笔者认为，预算管理优化是解决基层预算单位采购问题的重要举措之一。在改进预算编制方法方面，项目部门应根据《政府采购需求管理办法》开展需求调查和市场调研，深入了解实际需求。通过问卷调查、实地考察等多种方式，广泛收集采购需求相关信息，为预算编制提供准确可靠的依据。对于项目最高限价的确定，可以依托于前期采购需求调查，通过市场调查和参考网上购物平台等确定货物的参数信息，了解影响价格的主要参数有哪些，再结合历年成交数据来确定每个采购标的的最高限价。同时，采用合理的预测方法，科学预测采购需求。如采用趋势分析法等，对历史采购数据进行深入分析，以精准预测未来的采购需求，避免盲目编制采购预算。例如根据往年的食堂食材需求量预测下一年度的食堂食材需求量。此外，货物类项目应明确货物的技术和商务要求，包括功能、性能、材料、结构、外观、安全、包装、交货期限、交货的地域范围、售后服务等；服务类项目应当明确服务内容、服务标准、技术保障、服务人员组成、服务验收等，切实提高预算的准确性和可操作性。

加强采购需求管理。采购单位需要加强部门之间采购需求的统筹工作，来提高采购质效。笔者认为，可以制定跨部门需求协调制度，不定期召开采购碰头会，明确各部门在采购需求统筹中的职责与权限，强化部门间的沟通与协作，确保采购需求的合理性与有效性。各部门定期将近期采购需求与采购部门沟通，让采购部门实时掌握本单位内部的采购需求，如遇重复的需求，考虑由一个项目部门统一进行整合立项，避免化整为零采购，避免因需求分散导致的采购成本增加以及效率低下等问题，以此实现采购需求的集中管理与统一规划。

强化供应商管理。强化供应商管理对于提升采购质量来说至关重要。北京大兴机场出入境边防检查站大部分项目采用自行采购的方式，供应商的选取对采购质量有重要影响。笔者认为，必要时，可对这些潜在供应商进行实地考察与背景调查。实地考察可以直观了解其生产经营状况、质量管理体系、产品市场动态以及售后服务能力等实际情况。背景调查则能挖掘其过往有无失信记录、经营异常情况等，保障筛选出优质可靠的供应商，促进采购工作顺利完成。在优化与供应商的沟通渠道方面，笔者认为，各项目部门应与成交供应商建立定期沟通机制，及时探讨在项目履约环节遇到的各种问题，以便供应商能够及时调整、迅速反馈，进而提高沟通效率和响应速度，促进双方合作更加顺畅高效。

实施优化保障措施

建立健全内部采购管理制度。内控制度建设是确保政府采购工作顺利进行的基础。当前，笔者单位研究制定了《北京大兴机场出入境边防检查站政府采购管理实施细则》《关于明确部门自行采购有关事项的通知》等规章制度，其内容涵盖明确职责分工，编制采购需求和采购计划，确定采购组织形式和范围、采购基本操作程序等。通过对采购的各个环节进行全面而细致的规定，能够使采购工作有章可循、有据可依，确保其规范化、标准化进行。例如，在需求提出环节，应明确各项目部门的职责和权限，规定需求申报的格式，以便采购部门能够及时、准确地了解采购需求。在项目评审环节，应制定严格的评审标准和程序，确保评选出产品优质、价格合理的供应商。

落实责任追究制度。笔者认为，对于采购过程中出现的违规行为，必须坚决予以严肃处理，追究相关人员的责任。同时，通过责任追究制度，能够及时发现和纠正问题，防止问题扩大化，减少单位损失。如果发现采购人员在供应商选择过程中存在徇私舞弊的行为，应立即进行调查，并根据情节轻重给予相应处罚。

监督管理与技术支持。在单位合同签订环节，法制审核部门要监督合同条款是否符合采购法律法规和单位需求，并及时将合同送给法律顾问，对条款的合法性、合理性及与招标要求的一致性进行严格审核。在供应商履约过程中，项目部门应安排专人负责，监督其项目交付时间、产品质量、服务质量等。利用信息化系统是优化采购流程的重要手段。同时，电子采购平台还具备对采购数据进行统计和分析的功能，能为采购决策提供有力支持，帮助采购单位更好地把握市场动态，优化采购策略，降低采购成本，助推政府采购工作高质量发展。

（作者单位：北京大兴机场出入境边防检查站）

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