联合国如何开展合同监督与管理

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联合国如何开展合同监督与管理

联合国主要从合同履行前的会议、绩效监督、检验程序、差异分析四个方面开展合同监督与管理。

——合同履行前的会议。

联合国认为，在履行大型或复杂合同之前，采购干事和申购人应与供应商团队召开会议，讨论各自对合同的理解并达成一致，同时应审查一系列主题，以便联合国组织和供应商充分理解合同条款及关键要素。此外，双方应指定一名人员，在合同履行期间担任组织的官方发言人。项目计划应在双方的参与下进行更新，以反映合同的实际生效日期、可交付成果以及自计划以来可能发生的任何变化。而对于简单的服务或货物采购，联合国表示，电话或电子邮件联系通常足以开展采购活动，如有需要可以辅以定期催货的手段。

——绩效监督。

一旦授予合同，采购干事或申购人将监督绩效，通过收集信息衡量合同完成的实际情况，确保在衡量绩效时这些信息可以派上用场。

对于非关键的小型且简单的合同，偶尔进行电话沟通就能帮助采购干事确定项目是否在按计划进行。对于大型且复杂的合同，采购干事可能要求提交大量报告、定期举行考查进度的会议、正式测试以及技术审查等。

收集信息关键看以下四点：一是成本；二是进度；三是是否遵守产品技术规格、服务任务书、工程声明（质量保证和控制）；四是是否遵守合同条款、绩效管理等。在某些情况下，拟定的供应商质量保证计划也可用作监督供应商绩效的依据。

目前，监督形式主要分为直接监督和间接监督。直接监督是指监督个人体力劳动工作。采购干事或现场代表在工作现场监督项目进展情况。例如，工程项目就易于进行直接监督。检查员前往现场检查工作，将检查结果与施工规范进行比较，并参照进度表确定项目进度。

如果项目过于复杂，仅靠实际检查无法提供足够的信息来衡量时，采购干事或现场代表的直接监督作用是十分有限的。此时，联合国建议，采用间接监督来补充或代替直接监督。

间接监督是指测试诸多观察者进行的进度报告、技术审查等结果。当直接监督提供的信息不充分或不明确时，适合进行间接监督。

——检验程序。

检验包括检查、测试产品或服务，确保其符合合同要求。当涉及货物数量时，检验也意味着核实已交付的货物数量是否正确。部分联合国组织可能与检验代理机构有长期协议或一次性合同，或派内部专家进行工厂探访、检验。

通常有以下三种检验方法：一是感官和尺寸检查；二是物理性能检查；三是破坏性试验。具体来看，感官和尺寸检查是由检查员用自己的眼睛、耳朵和其他感官进行的检查，具有大量的个人判断。例如，对于市场上可买到的自动卷笔刀，检查表面是否有缺陷、是否有噪音、是否有零件错位等。联合国组织通常使用感官和尺寸检查来进行检验，核实交付的产品类型和种类是否正确，是否符合合同规定的规格，包装、标记和标签是否符合要求，是否有任何损坏的迹象（如凹痕或撕裂）等。

物理性能检查要求提供实际性能数据，并与合同要求的物理性能进行比较。例如，在公共汽车服务合同中，在特定公共汽车站等候，判断公共汽车是否准时到达，从而检查是否符合规定时间表内的性能测试。劳动密集型服务的物理性能测试通常按照随机样本进行。

破坏性试验要求最终产品满足一定的可靠性标准。例如，加热产品直至其燃烧，测试最终产品的防火特性；在新刷的涂层上刮擦，检查油漆供应商刷的涂层数量。

——差异分析。

差异分析将实际绩效与目标绩效进行比较，确定两者是否存在差异。采购干事一旦发现实际绩效和目标绩效之间存在差异时，应确定差异是否显著、存在差异的原因、是一次性失败还是持续性问题、哪种纠正措施最有效。联合国认为，应及时进行差异分析，尤其是通过报告获得信息的情况。

当采购干事或申购人发现实际绩效和目标绩效之间存在重大差异时，应尽可能采取纠正措施。他们应找出问题的原因，并确定解决方案。该方案不仅要消除问题，防止未来产生困难，而且要纠正已造成的影响。如果无法纠正影响，则双方可能需要就合同的变更进行谈判，并在适当的情况下对受害方进行赔偿。

在纠正过程中，采购干事或申购人应确定纠正措施是否已经或正在产生预期效果。如果没有，则需采取进一步措施。在纠正措施和跟进的整个过程中，各方须互通信息。当事情未按计划进行时，双方之间的有效沟通对于避免误解和争议至关重要。采取纠正措施的一方，必须尽一切努力让另一方知晓其已意识到问题并正在认真解决问题。

（编译/张舒慧）

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