采购档案管理仍有可为

【探讨与争鸣】

采购档案管理仍有可为

■ 夏冰

为贯彻落实《深化政府采购制度改革方案》有关要求，完善政府采购法律制度，财政部去年再次发布了《中华人民共和国政府采购法（修订草案征求意见稿）》（以下简称《征求意见稿》），并在网站上公开征求意见。笔者认为，《征求意见稿》基本修订得比较全面，但在档案管理方面还有一定的完善空间。

一是建议在采购前由档案专业人员就文件档案质量标准先提出参与意见。

从字面上看，《征求意见稿》对档案的规定只有第五十四条，但实际上几乎处处条文都与档案有关。例如，单独谈到有关合同、工程、电子等名词的条文都与档案密切相关，原因在于这些涉及合同档案、工程档案、电子档案。然而，如果不提前对这些档案提出一定的要求标准（如是否有封面、目录、页数、双面等），则呈现的文件很可能缺少这些要件，也不便于工作人员查阅和管理，导致后期很难把控好文档质量。因此，笔者认为，文件档案质量标准必须在采购前先提出，否则等企业投标时已难以把控；同时，在这一环节应有档案专业人员的参与意见。

二是建议在验收环节增加档案管理人员的参与。

目前大部分政府采购活动都强调“谁采购，谁验收”，而档案人员并不直接参与验收环节。可《征求意见稿》第八十四条规定，“验收应当按照政府采购内部控制要求组成验收小组，验收人员与采购人员应当分开。对于采购人与使用人、服务对象分离的采购项目，应当邀请实际使用人、服务对象参与验收。”采购人的内部组成部门不外乎资产管理部门、用户部门、财务部门、档案管理部门等。根据该条规定，验收人员与采购人员应当分开，那么验收人员来自哪里？又验收什么内容？

通常来讲，采购由资产部门负责组织，那么理论上可以吸纳财务部门、纪检部门、用户部门、档案管理部门的人员参与验收。但实际上，因为纪检部门一般不参与具体业务，财务部门主要把关钱是否花得合理、发票是否真实等，所以两者在实务操作中直接参与验收的可能性并不大。这意味着能够经常参与验收的主要人员还是资产部门和用户部门。

由于验收环节主要包括验收实物是否符合功能要求、型号是否一致、材料是否完善、合格证和保修卡是否齐全、资产是否及时入库、领用手续是否完善、资产档案如何向档案部门移交等，这些要求实际上就是档案管理人员（含资产兼职档案管理人员）的职责。此外，档案管理人员在这方面是专业的，清楚地知道档案里缺什么以及如何监督，可以确保归档文件的质量、流转和集中保存。因此，笔者认为，从有利于内控的角度出发，验收小组组成人员还应包括档案部门的档案管理人员。

三是建议明确提倡电子版单套制。

在《征求意见稿》中提到电子一词最多的是第五十五条，即国家鼓励利用数据电文形式和电子信息网络开展政府采购活动，推动交易流程、公共服务、监督管理的透明化、规范化和智能化，推进电子证照应用，实现政府采购信息资源与其他公共服务平台互联共享。但其中并未明确如何落实电子化政府采购文件材料的归档办法。对此，笔者认为，可以明确提倡电子版单套制，即由电子设备生成的源生电子文件，只保存电子版，而不再生成和保存纸质版，随办随归档。这是因为很多投标文件都需要打印、签字、盖章、邮寄，一旦出错又要重新来一遍流程，导致效率低下。电子版不仅可以提高效率，而且还可以带头引导所涉及的行业、单位节约用纸。

四是建议在采购完成后由档案部门集中保存，并制定采购档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表。

《征求意见稿》涉及采购档案管理的主要是第五十四条，即要求采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的文件资料应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。文件资料自采购结束之日起至少保存十五年。文件资料包括采购活动记录、采购估算价值、采购文件、竞标文件、评审标准、评审报告、定标文件、政府采购合同、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。从内容上看，该条款对采购档案管理的规定较为简略，对采购项目档案如何分类、归档范围、保管期限等并没有具体规定。

笔者认为，由专业的人做专业的事，在采购完成后应由档案部门集中保存，并制定采购档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表。具体来说，可以组织相关专业人员制定采购项目档案分类管理办法、归档文件范围和保管期限表等，将其作为附件或发单行本，或者可以简化为三合一的形式，将电子文件、数据归档纳入其中，便于理解和操作。

（作者单位：中国电子信息产业发展研究院）

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