联合国眼中的电子采购

【聚焦联合国采购】

联合国眼中的电子采购

《联合国采购术语表》将电子采购定义为：“为在采购流程中缩短周期、降低交易成本，而以电子方式（通常是在互联网上）进行的采购活动。”但从更广泛的意义上来说，电子采购涉及支持作战、战术和战略采购的电子数据传输。因此，电子采购比其术语本身存在的时间要长得多。

电子采购这一术语最初是在20世纪90年代互联网建立后开始使用的。从20世纪60年代到90年代中期，电子采购主要采用电子数据交换（Electronic Data Interchange）的形式。如今，电子采购通常由基于网络的互联网技术支持，并且变得越来越普遍。

《联合国采购从业人员手册》指出，电子采购可以提高招标流程的公平性、透明度和可追溯性，从而避免出现禁止行为（如腐败、欺诈、胁迫、串通、阻挠等行为）。同时，电子采购减少了采购流程中人与人之间的互动，从而降低了出现禁止行为的概率。此外，电子采购可以为供应商提供更广泛的市场准入机会，方便供应商参与竞争。无纸化的电子采购流程还有助于缓解资源浪费，减少上游产业碳排放。值得注意的是，在使用电子采购工具时也要将其面临的挑战考虑在内。例如，供应商可能面临基础设施不足、技术缺陷等问题，导致其市场准入受到限制；有些电子采购系统可能成本太高，最终变相由供应商承担；一些复杂的软件接口给电子采购平台的运行造成阻碍等。

因此，联合国认为，履行采购职能的人员有必要了解不同的电子采购概念、工具及其应用，为电子采购的开发、使用、评估和完善提供具有针对性的意见，从而提高采购效率和成效。同时，联合国还强调，电子采购在不断地发展和演变，从以电子方式发布招标书并以电子邮件接收标书，到全面集成的电子采购系统，其所包含和代表的范围变得更加广泛。为此，各组织在考虑引入下文介绍的工具（或任何其他可用于支持采购流程的电子工具）时，应确保其采购框架能够满足工具实施需要，特别是在引入更先进的工具（如电子逆向拍卖、动态采购系统）时，应在推出和实施该工具之前进行相应的政策修订。

——传统的电子采购工具。

传统的电子采购工具包括电子邮件、万维网（World Wide Web）、互联网工具和平台（如联合国全球市场和联合国各组织的网站）。事实证明，通过电子邮件接收标书是电子采购管理流程的良好开端，越来越多的联合国组织从接收纸质或传真形式的标书，转向接受投标人提交电子材料。联合国认为，若选择发送电子邮件来提交投标材料，采购组织必须设置专用的电子邮箱地址，并在招标文件中明确规定，发送到任何其他电子邮箱的标书都将被拒收。此外，电子邮箱地址必须加以保护，以确保电子邮件在开标前保持未打开状态。在理想情况下，不直接参与采购流程且获得适当授权的人才能打开上述电子邮件。

——托管或基于云的企业资源计划系统（Enterprise Resource Planning Systems）。

企业资源计划系统是一种信息管理系统，集成并自动与相关公司或组织的实践做法、工作流程进行关联，为其处理物流、配送、库存、运输、开发票、核算等事宜。通常来讲，企业资源计划系统包括从采购到付款的全流程，而该流程一般涵盖从申购到批准采购订单的工作流程和批准流程，并以支付发票款项为结束点，即涵盖交易的整个生命周期。

——电子逆向拍卖（eReverse Auction）。

电子逆向拍卖是一种独立的采购工具，通过在线实时交易系统鼓励投标人之间开展竞争。通常在很短的特定时间内，投标人可在该电子系统中提交电子标书，并自动与其他投标人竞标。在电子逆向拍卖系统内，投标人对服务或工程项目进行报价，其所提交的价格（或价值）以电子方式呈现，且所有参与投标的投标人都可以看到。为了避免串标，电子逆向拍卖投标流程的最后部分有时可能不会公开。这意味着投标人在提交其最终报价时并不知道自己的投标排名或投标流程中其他投标人的排名。在投标人网上连续降低报价后，采购组织可根据成本、质量、可持续性和风险因素选择最佳标的。联合国组织通常利用电子逆向拍卖为其总部、区域办事处或地方项目采购商品、标准化服务或小型工程。

——电子目录（eCatalogue）。

电子目录是在供应商资格审查圆满结束后组织和发布招标的电子工具，还用于向采购组织展示产品、服务或工程，并附带预期采购的明确细节。通常来说，产品技术规格和电子目录格式由采购组织通过标准化的模板确定，以便对不同产品进行评估。在电子目录工具下，采购组织可访问供应商提供的项目列表以及支持信息，并通过直接订购或询价的方式进行采购。此时，电子采购流程还可能涉及下订单、检查订单、指定运输规格、开发票、申请付款、监督批准等步骤。家具、复印设备、培训和教育服务以及办公室清洁服务是联合国采用电子目录方式进行采购的常见品目。

——动态采购系统（Dynamic Purchasing System）。

动态采购系统是一种有助于采购组织在较长时间内以电子方式采购货物、服务或工程的工具。动态采购系统超越了长期协议或框架合同的限制，意味着市场节奏加快，供应商来去自如，可能会导致价格产生波动。联合国认为，动态采购系统有助于联合国组织在任何时间点都能采购到市场上最具性价比的标的。在此系统中，采购组织将发布招标通知，具体说明采购的类型、数量、技术要求、行政管理要求、预期技术、资格审查条件以及与采购有关的其他要求。在采购组织确定其要求后，潜在投标人可以随时参加电子招标竞争，且该电子流程在规定的有效期内始终保持开放。此外，通过动态采购系统采购成功的案例常见于与药品采购相关的卫生部门。

——企业对企业（Business to Business）。

联合国认为，随着技术的进步和购买行为的变化，电子采购的发展战略可以着眼于未来，接纳企业对企业平台和企业对消费者（Business to Consumer）平台，并利用社交媒体。在企业对企业平台上，电子采购系统可以与亚马逊、阿里巴巴等网站进行整合，解决供应链速度问题，涵盖申购、订单处理、上游供应商选择、合同签订、交付模块等环节。传统的电子采购门户网站也可以与这些企业对企业平台进行整合，从而提高采购速度，扩大选择范围。就社交媒体而言，消费者行为被证明是一股买方即时反馈（在线评估）的力量。对于私人或公共组织来说，无论是针对新老供应商的可信度背景调查，还是持续的绩效监督和反馈信息收集，如今的社交媒体可以为买方提供更准确的实时评估信息，以便其作出决策。

（编译/张舒慧）

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