一探联合国紧急采购

【聚焦联合国采购】

编者按：

近年来，越来越多的企业走出国门，积极参与联合国采购。但有些企业不了解相关采购流程和规则，以至于连连碰壁，对这块大“蛋糕”望而却步。为此，《中国政府采购报》特开设“聚焦联合国采购”专栏，从采购流程、合同管理、紧急采购、电子采购等方面详细介绍联合国采购的通用做法，以期为我国企业了解和掌握联合国采购规则提供参考，也为我国政府采购法修订提供一定的借鉴。

一探联合国紧急采购

许多联合国组织在地区争端、暴力冲突等事件发生后发挥着重要作用。由于这些紧急情况具有不可预见性，这些组织为做足准备，通常由组织内具有最高采购权的机构设立紧急采购程序，在不违背联合国采购原则的前提下，对紧急情况迅速做出反应。

紧急情况

《联合国采购术语汇编》将紧急情况定义为：“非因规划或管理不善或对资金可用性的担忧而导致的特殊、紧迫、紧急需求或不可抗力情况，如果不立即解决，将导致财产或人员遭受严重损坏、损失或伤害。”各联合国组织根据自身情况，对这一定义作了进一步延展与解释，但其本质并未改变。

在联合国环境中，一个紧急事件或一系列事件通常包括以下任何一项或全部：一是地震、洪水、蝗灾等突发性灾害和类似不可预见的灾难。二是人为紧急情况，如，战争、敌对行动（无论宣战与否）、内战、叛乱、革命或任何类似事件，以及即将威胁到人的生命或生计并造成社会生活发生异常大规模中断、导致难民涌入、国内人民流离失所等事件。三是因干旱、农作物歉收、虫害和疾病等导致社会或弱势群体无法满足其基本需求的情况。四是因突发经济冲击、市场失灵或经济崩溃等导致社会或弱势群体无法满足其基本需求的情况。五是受影响国家、政府或联合国组织机构负责人在各自任务范围内请求支援的复杂紧急情况。

如果出现采用紧急采购程序的申请，在寻求有关机构（通常是高级管理层）的批准之前，采购官员通常会评估和核实任何此类请求的合法性，并了解其组织中是否有更高级别的紧急程序。根据相关要求，采购官员可酌情为不构成紧急情况的业务确定替代的解决方案。

联合国内部紧急采购方法

相比于非紧急情况下的常规采购程序，紧急采购程序灵活性更大，而联合国各组织采用的方式也不尽相同。

联合国开发计划署和联合国人口基金都为其业务职能制定了专门的快速跟踪政策和程序，涵盖财务、人力资源和计划管理等，以应对采购方面的紧急情况。这些程序相当宽泛，一般规定了特殊情况，即在特定的计划和业务领域，在一段时间内给予相关人员全面或部分采购权，且可在事后向采购审查委员会补交相关采购资料。

联合国儿童基金会设在相应国家的办事处在紧急情况下有权在当地采购产品、服务等（无论其价值如何），但需要当地采购授权的特殊高技术、战略性产品和服务除外。这意味着联合国儿童基金会鼓励当地采购。也就是说，在紧急情况下，当地采购应优先于国外采购，以尽可能缩短交货时间。

联合国秘书处、联合国难民署、联合国项目事务署和其他联合国组织已将紧急情况采购程序纳入各自的采购手册，强调在紧急情况下通过各自的采购审查委员会加速审查和授予合同。

以联合国项目事务署为例，采购官员从以下五方面入手，为紧急采购做准备：一是预先确定紧急情况下所需的产品和服务。二是预先确定和登记紧急采购下所需产品或服务的供应商（提前与有关供应商进行沟通，保证其在短时间内响应紧急采购需求）。三是为紧急情况下通常所需的货物、服务或工程制定标准规范、任务大纲、工作说明书。四是与紧急情况下通常所需的供应商订立长期协议。五是在紧急采购后，参与紧急项目的联合国项目事务署采购官员，要提交相关资料和经验总结。

在紧急采购期间，联合国项目事务署采购官员通常“三步走”：一是进行逆向采购规划，即从货物交付之时开始规划采购活动，以确定每个采购步骤所需的最长时间（招标、评标、授标、合同签订等）。二是提前主动确定评标团队组成人员。三是向参与紧急采购的人员（如，合同和财产委员会总部主席、行政首席采购官等）发出紧急通知，以便其能快速做出反应。

此外，由于紧急采购简化的采购程序可能会导致工作人员承担更多的责任，因此，不少联合国组织都强调，在规划和准备活动时要充分考虑实施紧急采购程序所需人员的能力水平。

战略规划及灵活性示例

虽然紧急采购往往由不可预见的事件造成，但与正常采购流程一样，采购官员可以提前做好战略规划，随时采取积极措施，为可能的紧急情况做好准备。如，提前确定和登记紧急采购中经常所需产品或服务的供应商，与其确认能否在短时间内积极响应投标。鼓励此类供应商在联合国全球市场（www.ungm.org）或相关联合国机构的电子采购系统上注册。制定长期协议中对库存可用性和需求的说明材料。组织风险分析，将采购官员所在组织的采购职能对该组织在紧急情况下继续运作的重要性纳入其中，还要考虑到市场准入、预期与实际采购要求等因素，以评估紧急情况发生的可能性以及任何此类紧急情况对本组织的影响。此外，在无法确认资金到位的情况下，可以组织预先启动招标流程，但在招标文件中应明确规定，允许在授标之前的任何阶段取消招标。换句话说，在采购资金到位之前，或者在没有资金的情况下，未经授权官员的书面批准，不得下达订单。

在紧急情况下，联合国采购允许在采购流程中出现适当妥协。换言之，紧急采购程序并没有具体采购要求，可参考以下灵活性示例进行采购：一是考虑产品品牌化，允许供应商对类似产品或服务使用现有但不完全相同的要求文件、产品说明或介绍手册等。二是优先考虑曾在紧急情况下为联合国系统提供过服务的供应商，以减少交付周期和违约风险。三是在可行性情况下，使用现有长期协议（包括其他联合国实体的长期协议）。四是考虑现有紧急采购名册上的供应商，或参考其他供应商名单。五是考虑采购二手设备，例如，从现有库存中调拨货物，向其他联合国组织借用货物，将交付的货物转用于另一项目等。

（编译/张舒慧）

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