博物馆政府采购应加强内控管理

【探讨与争鸣】

博物馆政府采购应加强内控管理

■ 丁雪苗

博物馆的资金来源主要以财政拨款为主。博物馆如何合理合规地使用财政资金，保障博物馆的场馆建设，开展文物征集和保管，进行历史研究、文化传播和社会教育等，对新时代文博事业的发展具有重要意义。本文通过研究博物馆的政府采购事项，分析其现状和风险，探讨解决对策，为进一步规范博物馆政府采购和内控管理提供参考。

博物馆开展政府采购工作现状

在博物馆政府采购中，数额标准以上的项目需要进行公开招标。对于新开办的博物馆来说，其进行公开招标的情况较多，因为需要采购一批新设备、新家具，而这些往往数量较多、金额较高，按照政府采购法规定需要公开招标。对于正常运转的博物馆来说，其日常采购的数额不高，为节省时间和精力，一般通过市场调查询价、咨询同类博物馆的供应商服务情况后，再通过邀请招标、竞争性谈判等方式进行采购，在确保程序合规的同时，还能选到合适的供应商。

以博物馆物业服务项目为例，由于财政预算采用零基预算方法，因此，博物馆物业服务项目需每年招标。从检票、保安到引导员等物业人员均需经过培训，满足博物馆要求后才能上岗。考虑到博物馆和物业人员之间需要一定的磨合期，若第一家物业公司服务很好，博物馆一般希望可以持续合作，而非每年更换物业人员。同时，博物馆多为考古、历史等专业人才，多数对政府采购法律法规不太熟悉，尽管每年在政府采购上花费时间较多，但结果不尽如人意。因此，博物馆在符合规定的前提下，往往优先选择邀请招标。

此外，文物征集、文物复仿制、展览展板设计和制作等项目具有极强的专业性，尤其是文物征集工作，因其独特的历史文化价值、艺术价值和收藏价值，属于卖方市场，所需费用较难提前进行量化计算。

例如，文物征集所需的项目经费，在申报预算时需要进行事前评审。因此，博物馆需要提前半年就确定待征集的文物及其所需经费。在此期间，文物价格受市场的影响很可能发生变化，也可能被卖家出售给其他收藏者，致使博物馆错失征集良机。对于具有唯一性的拟征集文物，属单一来源，无法进行三方比价，其历史文化价值、科学艺术价值及其真伪需要邀请文物专家进行鉴定，由专家出具鉴定意见，给定估价上限后，再由馆方根据专家所提意见与卖方进行沟通，而在此期间，仍有可能发生文物被其他收藏者成交的情况。同时，卖方如果对专家给定的估价不认同，亦会导致博物馆被迫中止征集工作。而对于不具有唯一性的待征集文物，经专家鉴定评估后，可通过竞争性谈判方式采购征集。

博物馆政府采购中的内控风险

一是采购部门独立性不强。当前，各类博物馆在部门设置时，很少会专门设立采购部门，而是在财务部门内部设采购岗。一些中小型博物馆受限于岗位编制数量，还存在着将财务岗位设置于综合办公室内，采购人员兼任内审等情况。受人力和权力制约，采购人员无法全面铺开政府采购工作，对博物馆采购工作造成一定的影响。

二是采购人员的专业性有待提高。博物馆政府采购业务具有较强的专业性，采购人员不仅要熟练掌握政府采购法律法规，还要对文物征集和展览项目的特殊性具有一定了解。如果其简单套用政策，易出现为符合内控规定而影响项目执行，或为保证项目执行而不符合内控规定的情形。博物馆作为传承和弘扬中华民族历史文化的重要阵地，其工作的开展更加偏向于历史研究、文物保护和社会教育方面，组织业务培训和发展渠道也侧重于文博方向。除上级部门组织的技能培训外，博物馆对内很少涉及采购、内审等内部控制关键岗位的专业技能培训，使得相关工作人员缺少发展渠道，以及学习的积极性。

三是博物馆政府采购预算计划缺乏远瞻性。博物馆易产生临时采购计划，从而影响政府采购预算的规范性和约束性。各类博物馆的政府采购预算申报时间和采购执行时间相差近半年，在实际支付时难以完全按预算执行。博物馆一般在10月左右申报下一年度预算，其流程为“提出年度项目和金额需求—预算评审—财政审核后下拨资金”。在实际执行时，可能因为市场变化或实际工作情况变化，导致预算申报时所确定的内容和形式已不再适用。如果严格按预算申报内容，则采购项目无法执行下去，影响财政资金使用效益。如果不按预算执行，则影响预算的约束性和规范性。

四是对供应商的管理流于形式。为保证项目价格的公允性，需通过竞争性谈判等方式确定供应商，而博物馆的采购项目专业性强，市场上能满足需求的供应商数量较少。一些大型供应商在文博行业内形成了一定程度的垄断，如果长期存在这种情况，容易让供应商懈怠，进而影响采购项目的执行，财政资金也不能发挥出最佳效果。

对博物馆内部控制的建议

一是要重视采购业务和人才培养。一方面，采购人员应发挥主观能动性，努力提高自身专业素养，积极参加政府采购知识的相关培训，及时学习新的政策法规，巩固专业知识，同时，要积极了解博物馆方面的业务知识。另一方面，博物馆应按内控要求设置岗位，避免内控部门人员短缺，重视内控关键岗位工作人员的培养，为其提供合理的晋升空间和激励机制，提高其工作积极性。

二是要提前部署，优化政府采购预算计划。一方面，博物馆要高瞻远瞩，科学设计，参考往年和其他单位的预算，结合本馆下一年度工作实际，按季度或月度细化采购计划，提高预算的科学性和可执行性。另一方面，要严格控制预算调整。确有原因申请调整的，申请人应提交书面说明，细述调整原因、方案，以及调整后可能造成的影响。

三是要根据博物馆实际情况，规范文物征集等特殊项目的采购工作。采购人员要与采购需求部门加强沟通，定期交流各自工作原则和工作执行中的重点、难点，在遵守法律法规的基础上，进一步细化部门规章制度和内控制度，保证内部控制的有效运作，促进博物馆业务工作的有序开展。针对文物征集这一特殊采购项目工作，可邀请馆内外专家和博物馆内控人员，组成文物专家委员会，针对文物征集、验收、管理等工作，科学设计方案，总结实际过程中行之有效的经验方法，完善内控制度，形成长效机制。

综上所述，博物馆的政府采购有其特殊性，应以政府采购法为准绳，根据场馆实际工作情况，不断健全完善内控制度，更好地为提升人民精神文化生活品质服务。

（作者单位：中国共产党早期北京革命活动纪念馆）

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