如何确保物业采购物美价廉

【实务探讨】

如何确保物业采购物美价廉

——对在物业服务采购中用好最低评标价法的思考

■ 高曦 陈仕伟

财政部发布的《政府采购需求管理办法》（财库〔2021〕22号，以下简称《办法》）实施一年多来，在加强政府采购需求管理，实现政府采购项目绩效目标方面取得了显著成效。

《办法》第十九条要求，采购方式、评审方法和定价方式的选择应当符合法定适用情形和采购需求特点。采购需求客观、明确且规格、标准统一的采购项目，如通用设备、物业管理等，一般采用招标或者询价方式采购，以价格作为授予合同的主要考虑因素，采用固定总价或者固定单价的定价方式。目前，采购人用招标采购方式采购物业服务项目，大多以价格作为主要因素，采用最低评标价法。

最低评标价法，是指投标文件满足招标文件全部实质性要求，且投标报价最低的投标人为中标候选人的评标方法。使用最低评标价法，采购项目的竞争主要体现在价格上，有的项目节约资金比例高达20%以上。节约财政资金，本来是无可厚非的，但在实际采购活动中出现了一些乱象。有的采购项目中标公告发布后，报价较高的供应商纷纷质疑，要求采购人、采购代理机构对其中标人的价格作出解释；有的甚至投诉至财政部门，要求说明中标报价的合理性。同时，也有供应商中标后，发现实际运营成本远远超出中标价格，以投标报价计算错误为借口拖延合同签订时间；更有甚者，以人员防疫难到位为由放弃中标资格，导致项目重新实施采购，人为影响政府采购活动的公信力。

目前，在物业服务采购中，该采用最低评标价法还是综合评分法，成了摆在采购人面前的一道难题。现在，有的采购人对物业服务采购心有余悸，担心供应商质疑投诉影响采购效率，担心供应商中标后不按约定签合同，担心供应商低价竞标影响服务质量……笔者结合多年从事政府采购工作的经验教训，针对物业服务采购的特点，对如何用好最低评标价法，减少供应商的恶意低价竞争，提高政府采购绩效谈五点粗浅的意见，与同行共勉。

 采购需求应当完整

物业采购与其他服务类采购一样，采购项目的技术、服务、商务及其他要求至关重要，这是供应商投标响应的基础，应当完整明确。其采购需求主要包括四个方面：

一是项目概况清晰。项目概况主要是指服务场所、服务范围及区域。具体包括：物业服务面积，包括室内面积、室外面积、绿化面积、道路面积、停车场面积等；楼层分布情况，各楼层使用功能及物业管理服务内容；明确强弱电、空调、消防系统等设备设施状况；楼宇电梯及其他公共设施的运行使用情况；可能涉及的餐饮场所，就餐人数及厨房排烟系统、冰库、灶具、厨具、用具、水电气等现实情况；服务区域在使用运行过程中存在的“后遗症”，如排污系统、供水系统、供电系统老化等问题。

二是服务内容全面。物业管理服务内容主要包括：整个项目区域内的秩序维护服务，环境维护服务，绿植摆放及养护服务，客服、会务服务，餐饮服务（部分项目涉及），停车场管理，一般设施设备维修维护服务，专业设施设备维修维护服务，工程维修服务，以及物业管理规范中要求物业提供的相应服务等。

三是服务要求详尽。物业管理服务总体应要求供应商具备住宅类物业或者非住宅类物业项目管理经验和人力资源，具有物业管理服务相适应的设施设备。具体管理要求是：

秩序维护服务。要求供应商负责管理整个区域内的治安安全，秩序维护，停车场管理工作；建立健全安全防范体系，对服务人员进行安全教育；定期进行各类应急演练，包括疫情防控、防暴、防汛、消防等。

环境维护服务。环境维护服务主要包括所有楼道内过道、楼梯、公共卫生间、工具间、大厅、非机动车停车棚、停车场、门窗玻璃、露台等公共区域及大楼内所有办公室、会议室的卫生保洁及垃圾清运等工作。同时，要详细列明卫生保洁内容及标准、卫生消毒消杀标准。

绿化养护服务。要求供应商负责管理区域内所有树木、灌木、草坪、花卉、花坛、盆栽植物的日常养护、浇水、修剪、施肥和管理工作，养护管理服务符合国家法律法规、行业标准，在采购文件中详细列明绿植品类、数量及具体养护要求，确保植株成活率。对后期需要做绿化整改的区域范围和标准，应在采购文件中作详细说明，便于供应商在报价明细中体现。

设施设备维护服务。对设施设备的日常运行管理要具体明确，如：要定期对房屋进行巡检，发现有渗水、外墙砖脱落、外墙玻璃破损等现象要及时报告采购人并予以修复；定期对管理区域内的门窗、桌椅、柜架、灯具等进行检查、维修；对有破损或安全隐患的地方要及时报告采购人并予以修复；为大型及重要机电设备（照明系统、给排水系统、安全监控系统、空调系统、新风系统等）提供维修及维护，协助采购人监督管理维保单位完成专业设施设备的维保养护；定期对应检必检的设施设备及时进行年检；做好公共区域室外招牌、广告、霓虹灯、引路标识的日常维修等工作。

客服、会务服务。对来访人员及办事人员的接待和服务提出具体要求，在会务服务方面对会场布置、音响设备使用、文明礼仪等规范要求，服务所需物品的使用管理要求。

其他管理服务。如：应急处置要求，包括处理各类突发事件、自然灾害、消防安全事故、设施设备故障等；节能减排工作要求，配合采购人做好节能宣传，开展节电、节水等日常节能工作；要求供应商对采购文件服务范围以外可能出现的临时服务项目提出服务措施。

四是商务要求明确。物业管理服务涉及的服务地点、服务期限、付款方式、服务考核办法和标准、违约责任、解决争议的方式等，都要详细明确。

合理设置实质性条款

最低评标价法的特点是满足采购文件全部实质性要求，且投标报价最低者为中标候选人。也就是说，采购文件的实质性条款设置尤为重要，要将做好物业服务的必要条件，履行合同的人力、物力等作为供应商响应的实质性条款，合理设置在招标文件中。需要注意的是，不能以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇，有的条件可以要求供应商提供书面材料证明，有的条款应当要求供应商书面承诺，待供应商中标后进行核验审查。

设置岗位人员数量。人员数量是做好物业服务的基本保证，在招标文件中应当设定供应商配置服务人员数量的最低要求。一是明确项目经理与管理人员人数；二是各岗位服务人员数量要求，包括秩序维护专员、保洁专员、绿化专员、设备设施维护专员、客服会务专员、行政专员等。

设置人员必要条件。人员素质将直接影响物业服务质量，在招标文件中可以设定供应商将来配置服务人员的相应条件。一是根据岗位实际情况，在法律法规许可范围内设定服务人员年龄范围，学历、专业知识与工作经验等要求。二是要求员工身体健康、无不良嗜好、无犯罪在案记录。三是要求员工按岗位要求统一着装、言行规范，讲究仪容仪表、公众形象。四是要求有关作业人员按照国家规定经专门机构培训，取得相关行业操作许可证。五是要求供应商与员工签订《劳动合同》并按规定缴纳社会保险，建立直接的劳动关系，供应商对员工服务期间的疾病和人身安全、安全责任事故、人事关系、劳动纠纷、疫情防控等全权负责。

设置投标报价要求。供应商的投标报价可能影响服务效果，必然影响中标结果，要求供应商报价应当体现采购项目的全部工作内容，可以将主要报价内容列为分项报价表。一是人员工资待遇费用，包括人员基本工资，绩效考核，社会保险费，福利费，节假日按国家规定标准发放的加班费、服装费、餐饮费、住宿费、通讯费、差旅费等，要求供应商在履约过程中严格遵守《中华人民共和国劳动法》的相关规定，人员工资不能低于当地的最低标准等。二是工具设备成本费，如清洗剂、洗地机、抛光机、清洁手推车、各种工器具等。三是服务耗材购置费，如保洁材料、卫生纸、洗手液、垃圾袋、分类垃圾桶等。四是办公用品费，如项目服务人员办公使用电脑、打印机、对讲机等。五是法定税费、风险费、人员培训费、合理利润、管理费及招标文件规定的为完成本项目所需的其他费用。

要求提供服务方案。物业管理服务方案能够在一定程度上反映供应商的管理能力，同时可以作为采购人履约验收的依据。物业管理服务方案一般包括采购项目的物业服务整体实施方案，项目管理方案，秩序维护服务方案，环境卫生维护方案，绿化养护方案，设施运行、维护管理方案，客服及会务服务方案，疫情防控方案，员工培训方案，餐饮服务方案，规章管理制度。

要求证明履约能力。采购人根据物业管理服务项目实际，可以要求供应商提供同类项目业绩，证明其履约能力。但要求供应商提供的同类业务合同一般不超过两个，并明确同类业务的具体范围。办公区域物业管理服务项目可以要求提供非住宅项目业绩，服务内容包含秩序维护服务、环境维护服务、绿化养护服务、设施设备维护等。

依法运用评审规则

《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号，以下简称87号令）第六十条规定，评标委员会认为投标人的报价明显低于其他通过符合性审查投标人的报价，有可能影响产品质量或者不能诚信履约的，应当要求其在评标现场合理的时间内提供书面说明，必要时提交相关证明材料；投标人不能证明其报价合理性的，评标委员会应当将其作为无效投标处理。物业管理服务招标采购采用最低评标价法，在节约财政资金的同时，确实也给有些不法供应商提供了机会，这些供应商恶意低价抢标，影响公平竞争，降低服务质量。评标委员会应当依法运用评审规则，对通过符合性审查的投标人报价进行评审，要求有可能影响产品质量或者不能诚信履约的供应商提供书面说明。

例如，成都市某区在今年5月组织的物业服务公开招标采购活动中， 24家供应商参加该项目投标，22家投标人通过资格性审查。在评标过程中，评标委员会向14家投标人发出了需要提供其报价合理性的说明。在规定时间内，11家投标人提供了书面说明及证明材料，并说明其报价是按照国家相关规定购买社会保险，对其派驻服务人员的工伤及人身安全负责，工资待遇符合四川省相关要求。评标委员会对11家投标人的书面说明进行了评审，对其中10家投标人的说明均予以认可。评标委员会认为另外一家投标人的说明内容中“如我单位中标，我单位派遣服务人员中部分为当地失地农民”需要提供更详细的说明，证明其投标报价的合理性。评标委员会再次向投标人发出了请澄清当地失地农民（由当地政府购买社保）拟派人数的通知，该公司在规定时间内予以了回复，并说明拟派90名当地失地农民为本项目服务。投标人证明其报价合理性的核心是投标报价是否影响质量或合同履约，只要投标人对遵守参加投标的各项条件和履约合同的能力作出保证即可。最终，该项目评标委员会认为投标人投标报价符合招标文件要求，推荐其为中标候选人。

审查投标承诺内容

《中华人民共和国政府采购法》（以下简称《政府采购法》）第二十三条规定，采购人可以要求参加政府采购的供应商提供有关资质证明文件和业绩情况，并根据本法规定的供应商条件和采购项目对供应商的特定要求，对供应商的资格进行审查。最低评标价法的关键是满足招标文件全部实质性要求。对于招标文件的部分实质性要求，投标人难以提供相关证明材料，只能在投标文件中书面承诺，中标后兑现，这就需要采购人在与中标人签订合同前依法进行审查。中标通知书发出后，采购人列出需要审查的实质性承诺内容，书面通知中标人，按照招标文件约定，在一定期限内提交相关证明材料。采购人可以组织有关工作人员共同参与审查，中标人完全兑现投标承诺后，方可签订政府采购合同。否则，采购人有权拒绝签订合同，并报同级财政部门按照政府采购法第七十七条的规定处理。只要采购人共同坚持原则，就可以有效减少投标人虚假承诺，净化物业服务采购市场。

切实加强履约验收

87号令第七十四条要求，采购人应当及时对采购项目进行验收。采购人可以邀请参加本项目的其他投标人或者第三方机构参与验收。履约验收是做好政府采购的最后防线，特别是物业服务采购，履约验收将直接检验服务效果，确保政府采购质量。履约验收的依据就是采购合同与招标文件中约定的考核办法及标准。考核内容主要包括采购项目服务人员管理、现场日常管理、环境维护管理、秩序管理、设施设备维护管理及其他服务管理等。考核实行百分制，根据实际履约情况，按照考核标准递减。考核结果的运用非常重要，一般在招标文件中约定好，每月考核一次，考核结果作为核算当月费用的依据，采购人依据有关标准按比例扣减当月物业服务费。考核结果也可作为是否终止采购合同的依据。

     （作者单位：高曦，四川辰希招标代理有限公司；陈仕伟，成都市公共资源交易服务中心）

小编有话说

关于物业服务采购的实操问题，业界一直存有争议。比如，是该采用综合评分法还是最低评标价法，方案是否可以作为评分标准等。另外，采购文件要求供应商提供业绩证明履约能力，但这是否会对新成立的企业构成歧视待遇？其实，对于这些问题的解决，并无标准答案，应结合实际，按照有利于采购实施的原则进行。如果读者朋友有更好的建议，欢迎您撰写成文投至本报。      

 （杨文君）

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