联合国《采购指南》6.1修订版（五十）

联合国《采购指南》6.1修订版（五十）

13.7 合同的完成

所谓合同的完成包括：第一，采购官员确认承包商是否已履行所有义务或确定供应商的剩余义务有哪些以及距离最终完成需要的时间。第二，结算最终支付款。第三，承包商对合同执行情况进行评估。第四，承包商确认行政收尾工作。

在确定合同完成阶段，采购官员必须核实以下活动：第一，所需的所有产品和（或）服务均已提供给采购方。第二，合同中的所有合同项目均已完成并通过验收。第三，合同中没有未决的索赔或调查事项。第四，合同中与实际采购中所涉及的不相符合情况已解决。第五，合同执行中与价格修改和变更相关事项均已完成。第六，所有未决的分包问题均已解决。第七，合同中所涉及部分或全部终止活动已完成。第八，已经确定所有保修文件的原件（内容包括：保修截至日期、保修责任、保修应遵循的程序）。第九，合同审计已经完成。第十，最终发票已提交并支付。

联合国项目事务署的工程类采购合同包含合同完成以及收尾的具体程序：第一，承包商通知工程或部分工程已达到基本完工阶段。第二，采购官员签发接收证书，确定工程或工程相关部分基本完工的日期。或明确指出工程或工程相关部分距离实际完工存在缺陷或不足。第三，由联合国项目事务署接管工程。第四，联合国项目事务署发布缺陷通知和整改说明。第五，业主代表向承包商签发最终完工证书。

值得说明的是，在业主代表向承包商签发最终完工证书之前，不应认为承包商的义务已完成。因为，最终完工证书中将确认缺陷通知期内所有已确定的缺陷已经全部解决。

13.8 财产处理

关于财产处理的详细说明，参考OI固定和无形资产管理。

13.9 文件维护

采购官员必须为每一采购项目制定采购文件。采购文件除了要记录采购流程信息，还要包含管理合同所需的所有信息。合同的任何澄清或变更信息都必须完整记录在采购文件中。

根据透明和问责采购原则，同时，为了便于对联合国项目事务署业务进行内部和外部审计，采购流程中的每一步都应记录在案并存档。采购文件应被视为机密文件，只有在“OI信息披露”和本“采购手册”中规定的情况下（例如：依据第6.6.2条的招标通知、依据第10.2.1条的合同授予），或者在沟通负责人和总法律顾问批准的情况下，才能公开或向第三方披露。

使用电子采购系统开展采购活动时，采购系统中的招标文件、开标报告、接收标书、评标文件、评标澄清文件、授标批准等，不需要再保存在其他电子或物理归档系统中。

联合国项目事务署每一业务部门应建立一个标准档案系统以及一个能够跟踪文件的编号系统，以便进行审计跟踪以及采购活动的管理。此外，还应建立采购流程文件记录的合理例行程序。确保文件记录符合OI文件保留规定，是进行采购的业务部门的主管、经理、负责人的责任。

采购文件的归档必须根据采购流程中涉及的各采购步骤进行。这些步骤可能因所遵循的采购程序而异。对于工程类项目合同，除了采购归档要求之外，现场文件记录也必不可少。因此，归档系统，不仅要对所有信件、图纸、质控、测量、付款、变更、指示、会议记录、照片、报告、承包商提交文件、计划等进行归档，还要对文件进行系统的备份，以确保信息不会丢失。

采购官员必须在采购活动最后一笔交易完成后，将采购文件保存七年。对于长期协议（LTA），在整个长期协议期间，为合同及其所有相关文件（包括修订、延期、修改、发送给供应商或供应商发出的公函、关键绩效指标报告、支出报告等）进行单独保留。

通常情况下，采购文件包括以下相关信息：第一，请购单。第二，要求定义（说明、通信、与申购人的沟通、使用品牌名称的理由等）。第三，采购信息，包括采购方式、竞争类型的合理性。第四，候选名单。第五，招标文件以及附件。招标文件包含，任务大纲、工程说明书、设计文件、工程进度表、签发证明。第六，招标文件的修订和其他澄清信息。第七，PA所指定的开标小组和技术评标小组名单。第八，标书接收报告副本。第九，开标报告。第十，收到的所有报价书（技术、商务符合的和不符合的）。第十一，从供应商处收到的任何投标保函的副本。第十二，评标报告。第十三，澄清记录（若有）以及与供应商相关的通信信息。第十四，授标请求或提交给合同和财产委员会的投标文件。第十五，合同和财产委员会总部（HQCPC）或地方合同和财产委员会（LCPC）的会议纪要以及行政首席采购官（ECPO）或区域总监（RD）的决定。第十六，原始合同或采购订单。第十七，从供应商处收到的任何预付款保函或履约保函的副本。第十八，投标抗议书。第十九，与承包商之间关于采购流程和合同管理的通信记录（如电子邮件、会议纪要、电话）。第二十，会议、电话等记录。第二十一，合同（采购订单）的修订信息。第二十二，关于索赔、变更和修订的书面决定。第二十三，合同中规定的所需保险凭证和担保的副本。第二十四，合同中规定的任何所需进度报告或其他交付进度证明。第二十五，收货证明。第二十六，验收和检查报告。第二十七，申购人（最终用户）的验收报告。第二十八，工程接收证书。第二十九，工程最终完工证书。第三十，保险索赔单据。第三十一，付款证明。第三十二，供应商绩效评估表。

14 合作

联合国项目事务署FRR118.02“采购模式”提供了以下两种合作可能性。

第一，与联合国系统组织合作。行政首席采购官或授权人员可与联合国系统的其他组织合作，以满足联合国项目事务署的采购需求。行政首席采购官或授权人员可酌情签订协议。此类合作包括联合开展共同采购活动，或联合国项目事务署根据另一个联合国系统组织的采购决定签订合同，或要求另一个联合国系统组织代表联合国项目事务署开展采购活动。第二，与联合国系统以外的政府和组织合作。行政首席采购官或经授权人员可就采购活动与联合国系统组织以外的客户合作并签订协议。

14.1 与联合国实体合作

“一体行动”和联合国的其他改革倡议带来了采购方面的一体化成就。管理问题高级别委员会采购网络（HLCM-PN）认可了促进合作采购的具体指导，包括在联合国各机构之间建立和共享长期协议。这种“一体化行动”的目标包括但不限于通过总量来撬动市场价格，以量换价，降低货物、服务成本，同时降低管理和整个交易成本。

为了促进联合国各实体之间的进一步合作并支持联合国倡议，总监、PG或PA可决定与联合国系统的其他组织、机构或计划的合作是否适合满足联合国项目事务署的采购需求，前提是任何相关费用被认为是所提供服务的合理费用。合作可能被视为特别适合获得批量定价或提升运营效率。联合采购活动，联合国项目事务署要么会依赖另一个联合国实体作出采购决定，要么需要请求另一个联合国实体代表联合国项目事务署开展采购活动，又或需要从另一个联合国实体采购货物、工程或服务。

14.1.1 联合招标

联合国项目事务署可根据一个或相关系列计划采购行动的预估总价值，选择与一个或多个联合国实体开展联合采购活动。通常根据该联合国实体的采购规则和条例，各合作组织将选择一个组织领导采购过程。

合作采购的联合国实体将共同商定招标文件和评标标准，并将共同评估提交的报价书。招标文件应明确规定实现采购的预期合同形式。联合招标仅遵循牵头的联合国实体的审查要求，除非适用的评标标准或最终授标与牵头的联合国实体不同。若联合国项目事务署是牵头的联合国实体，则可规定其他参与的联合国实体在负责审查采购活动的相关采购委员会中设有代表。（未完待续，本文由财政部国库司翻译整理）

本报拥有此文版权，若需转载或复制，请注明来源于中国政府采购报，标注作者，并保持文章的完整性。否则，将追究法律责任。