联合国《采购指南》6.1修订版（十）

联合国《采购指南》6.1修订版（十）

4.3 需求定义

需求定义是一种系统化的方法，目的是根据请购单(见第4.4 节“请购单”)来定义采购需求，并在产品规范中加以说明。

这是采购活动实施的第一步，也是采购活动规划的一个综合步骤。然而，需求定义通常与采购和市场研究并行进行，以允许此类信息影响需求定义。需求定义和市场研究也被称为预招标活动。

请购人负责定义需求;但是，负责该过程的采购官员应评估需求，并确定从采购角度看有关不适当的任何问题，例如没有正当理由的品牌、超出规格、不现实的交货日期和限制竞争。负责该过程的采购官员和请购人应共同确定需求定义。

在编制需求定义时，请购人和采购官员必须确保遵守联合国项目事务署可持续采购框架(见1521号联合国项目事务署可持续采购框架)。如有可能，采购官员应向请购人提供更可持续的解决办法，以满足所述需要。这些解决办法可包括减少采购货物或服务的数量，重新 考虑有利于更可持续替代办法的解决办法或重新设计某些环境和社会要求。根据市场成熟度和采购实体的战略优先次序，一个更可持续的采购解决办法可以转化为对供应商纳入采购过程不同阶段的或多或少的严格要求。

4.3.1 需求定义的目的

所有需求定义的一般目的是确定请购人的精确需求，并确定满足这些需求的最佳解决方案。必须以一种有利于采购过程的方式来描述这些需求。为此目的，必须在招标文件中清楚地说明报价评估决定因素的所有要求。

在这个早期阶段捕捉可持续性需求是确保可持续性被纳入采购决策的最有效方法。

联合国项目事务署坚定地致力于可持续性，希望采购官员利用对市场和采购过程的了解，协助内部或外部客户确定最可持续的解决办法，以满足所述需求。为了最大限度地提高可持续性的结果，关于可持续性要求的讨论应该在这个过程的早期进行，以提高获得更可持续的结果的机会。

在每项采购活动中，需求的明确定义都是至关重要的。首先，需求定义构成了招标的基础，并确定了采购行动的目标。它还向潜在供应商通报所提供产品必须具备的要求，以满足联合国项目事务署的需要。其次，明确的需求定义有助于消除评价过程中的模棱两可之处，从而成为确定哪项提议为项目厅提供了最佳总体解决办法的起点。技术、财务、商业、法律、公司、社会和环境因素必须在招标文件中说明，在评估过程中，除最初规定的参数外，不得考虑其他参数。

最后，需求定义构成了与供应商签订的任何合同的关键部分，清楚地说明了什么是预期目标，何时进行交付。从招标开始，到合同的评审和授予，再到活动的完成和对供应商的评审，需求定义在整个采购过程中具有持久和实质性的影响。

4.3.2 明确需求的特征

为了定义需求，必须根据产品的性质，对正在采购的产品(即货物、服务或工程)及其目的、性能需求、特性、目标和（或）预期产出进行分析。必须收集市场上现有产品的信息。

所有需求定义都必须指定准确的需求，而不必做过多说明。过高的产品规格可能会提高价格和（或）减少报价数量，因为这会导致供应商提供比所需产品更先进的产品。反之，降低产品规格会取得相反的效果，因此，定义确切需求的要求对提高资金使用的成本效益是至关重要的。

在评估中应考虑的环境和社会责任方面(如环境友好型生产方法)必须包含在需求定义中。

需求必须是通用的，并以产生竞争为目的来进行定义;除非出于标准化的目的，否则不得要求任何特定品牌或其他不必要的限制。但是，如果品牌名称用于定义功能、性能和（或）一致性要求，则只能用于定义所需的产品标准。此外，在使用品牌名称时，必须同时说明必要的最低要求。最后，规范必须明确邀请同等产品的报价，即满足类似功能、性能和/或技术标准的产品。如果定义需求时出于标准化的目的规定了某一品牌，则应在招标文件中简要说明这一需求的理由，以避免供应商对联合国项目事务署的任何偏见产生负面看法。

在可能的情况下，需求应包括在合同管理阶段监控的关键绩效指标(KPI)(见第13章“合同管理”)。关键绩效指标和服务水平协议(SLA)是根据商定目标表达和衡量绩效的重要工具，尤其建议用于复杂的货物和服务合同，包括长期协议(见第11.4节“长期协议 (LTA)”)。必须在需求定义阶段确定这些关键绩效指标，将其纳入招标文件，然后纳入合同，从而在合同管理阶段监控关键绩效指标。

商品和服务的关键绩效指标示例包括:

a)交付/性能：i.按时交付货物/服务;ii. 全部交付货物/服务。

b)质量：iii.交付的货物/服务质量(符合规格/参考条款(TOR));   iv.处理投诉;v.技术能力;vi.遵守保修条款。

c)沟通：vii.供应商的响应能力(需求、投诉等);viii.正确处理并及时提交文件(报告、发票、装运单据等)。

d)可持续性：ix.创新;x.成本节约倡议; xi.环境因素;xii.用工因素;

设立关键业绩指标的最佳做法:

a)在需求定义阶段与请购单位一起确定关键业绩指标;

b)确保关键业绩指标是 SMART 型的(具体的，可衡量的，可实现的，相关的，阶段性的);

c)签发合同时，确保将关键业绩指标的目标包含在服务水平协议(SLA)中，将其作为合同的单独附件。

4.3.3 商品和服务的需求定义

有关货品或服务的需求，请参阅以下其中一项:

a)技术规范;

b)参考条款(TOR);

c)工作说明(SOW)。以下详细描述了定义商品或服务需求的各种类型的文档。

4.3.3.1 技术规范

技术规范主要用于货物的采购，但也可用于直接的、可计量的服务。规范是对一种材料或产品的技术要求的描述。它们通常指的是对材料或产品的定义需求，但在某些情况下也可能与服务需求相关。规范描述了组织想要购买什么，以及供应商需要提供什么。根据需要，规范说明既可以是简单的，也可以是复杂的。

规格书是投标邀请书、建议书或报价书的组成部分。

定义需求的三种类型(或这三种类型的组合)可以包括在规范中:I.功能规范，定义货物/服务需要做什么;II.性能规范，定义产品/服务的产出;III.一致性规范，定义货物的物理特性和尺寸。

4.3.3.2 参考条款(TOR)

参考条款(TOR)是对服务工作范围的描述，通常说明要执行的工作、质量和工作的级别、时间线和可交付成果。参考条款(TOR)主要用于定义专家和咨询服务的性能需求，这些需求很难进行量化，例如，在提供需求的解决方案时，也可以用于定义复杂的货物需求或货物与服务的组合。

参考条款(TOR)通常是供应商对任务的第一个和主要介绍。一个没有任何矛盾的清晰的参考条款将迫使供应商准备一个清晰而详细的提案。这将导致项目的成功实施，并限制争议或索赔的风险。参考条款应明确说明采购实体希望实现的可持续性的理想水平。典型的参考条款(TOR)包括以下信息:i.申请服务的背景资料;ii.服务目标及整体影响;iii.预期并明确定义的服务产出;iv.社会和环境要求;v.达到这一产出所需的活动; vi.执行活动所需的投入; vii.可交付成果;viii.时间线。

4.3.3.3 工作说明(SOW)

工作说明(SOW)是工作分配的需求规范，概述了期望承包商执行的特定服务和/或货物，通常指示服务的类型、水平和质量以及时间计划。

工作说明(SOW)不能用于基础设施和工作需求的需求定义。工作说明(SOW)通常包括详细的需求和定价需求。例如，工作说明(SOW)是硬件或软件解决方案的优秀工具，在这些解决方案中，服务可以被量化并逐项分解。

（未完待续，本文由财政部国库司翻译整理）

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