联合国《采购指南》6.1修订版（九）

联合国《采购指南》6.1修订版（九）

4 采购策略、计划和需求定义

4.1 采购策略

制定采购策略是成功获得货物、服务和工程的关键要素，也是及时实施项目或业务所必需的。制定采购策略需要了解需求的性质、承包商的能力、操作环境的复杂性、涉及的风险和联合国项目事务署资源的可用容量。这一切都需要进行专业判断，必须了解这些因素，才能有效实现采购过程。

联合国项目事务署的中心部门或枢纽部门一年内采购项目的金额估计超过5000万美元， 这些采购项目应在当年的第一季度内编写一份采购战略文件，由相应的国家总干事或中心总干事批准，并与采购小组和综合实践建议和支持(IPAS)部门分享，以供参考。本要求自2020年起生效。

采购规划是根据已确定的采购策略，安排已确定的采购活动的过程。因此，采购策略的制定和采购规划是密切相关的。

4.2 采购规划

针对单个采购活动的采购规划包括根据已确定的招标方法、合同类型和竞争类型，为执行采购过程的每个步骤设置所需的时间表。

采购规划的优势在于: 更好的需求定义，增加收到极具优势报价的可能性，从而促进评估过程，采购满足客户需求的合适产品，使合同管理变得更轻松;改进采购，确保适当合格的供应商和足够数量的供应商，促进供应商竞争，并可能以更低的价格提供更有力的报价;减少最后环节的资源浪费;早期识别和管理风险;减少由于提前执行和主动执行若干采购任务而造成的延误和提前交货时间;更好地规划和监控采购活动;确定需要采取较高比例采购行动的时期。这些信息对于规划和分配工作很有用；对采购货物和设备的物流方面和因素的早期考虑;有系统地将可持续性考虑纳入采购活动，并确定最有效的可持续性干预措施的优先次序，包括总拥有成本办法的适用。

此外，当对一个以上的采购活动(在项目、业务单位和公司的不同层次)合并采购规划时，就可以采取其他战略行动，以实现规模经济并减少交易费用，例如: 将各种采购活动合并为单一投标; 建立供应商资格预审名单、一揽子采购协议(BPA)或长期协议(LTA); 与其他业务单位或联合国组织开展联合采购活动。

采购规划是联合国项目事务署所有业务单位进行价值超过50000美元的采购活动的一项强制性要求，但也构成关于任何采购的良好做法。

联合国项目事务署的采购规划包括四个层次的规划:项目级;业务单元级;总部/区域级;公司级。

采购规划的四个层次是紧密相连的。在项目一级对单个采购活动的规划产生业务单位一级所需的信息，而业务单位一级又将产生总部/区域一级和公司一级的信息。

1)项目级

采购活动的规划项目级采购规划必须在正式接触前的承诺阶段开始，以便在与合作伙伴的项目协议中包括采购计划分析产生的任何具体要求(例如:供应商的预选择，需要偏离联合国项目事务署标准采购程序的特殊情况，比如缩短招标期或申请使用紧急采购程序等)。

单个采购活动一级的采购规划是一个评估需求、确定采购活动结果、确定预定结果时间表和策略的过程，同时考虑到最低招标期的要求和进行评估、审查所需的时间以及裁定程序。

采购活动的规划需要及早考虑预期的结果，并为采购过程的每一步确定一种方法，以便及时和具有成本效益地实现所需的结果。采购过程的早期规划有助于确保每一个必要的步骤都能产生预期的结果。它还将允许有足够的时间按照这一政策执行采购进程的每一步。

2)业务单元级

业务单位一级是指联合国项目事务署业务中心(OH)、运营中心(OC)、项目中心(PC)、集群和总部业务单位进行的采购规划。

各业务中心/运营中心(OH/OC)总干事、项目中心(PC)经理、集群经理或总部业务部门负责人负责分析本部门项目的采购需求，提出采购计划，确定采购需求，提出采购方法，并规定本部门的采购时间。

业务单位一级的采购规划应通过合并不同项目的需求而节省项目和行政费用。这一级别的具体策略可能包括制定一揽子采购协议(BPA)和地方长期协议(LTA)。

业务部门级采购规划将为区域和总部采购计划生成信息。

3)总部/区域级

这一级别是指对总部不同业务部门的采购规划以及一个区域内的OH/OC/PC/集群的整合。

各总部总干事和区域总干事负责提供有关其业务部门的所需信息。这一级别的具体策略可包括建立区域长期协议(LTA)。

总部/区域采购规划的结果将生成公司采购计划所需的信息。

4)公司级

联合国项目事务署的公司采购规划是对一个组织在规定期间内未来采购需求的总体预测。

为了加强联合国项目事务署的总体采购能力，实现联合国项目事务署提供有效业务管理服务的目标，联合国项目事务署采用年度或更短时间的采购计划，即六个月的采购计划。

通过公司采购规划，可以特别关注每个业务单位将需要的公司服务的具体支持，从而能够引入创新的采购支持服务，如果只给予很短的提前期做出反应，这些服务本来几乎是不可能的。

采购组(PG)负责公司采购计划流程，并向业务部门发出适当的指示。此外，采购组将通过建立一个由业务部门填写和提交的采购计划模板，启动和促进公司采购计划。所要求的信息应从总部的地区办事处及其业务单位收集。

采购计划总是基于对今后6至12个月将要进行的采购活动的估计。有些采购需求无法预料，计划有时可能并不完全准确。尽管如此，业务部门仍应根据报告时的可用信息提供最佳估计。采购组干事应负责编制联合国项目事务署年度或半年采购计划，分析所提供的数据，并采取适当行动。公司层面的具体策略可能包括:为联合国UN Web Buy Plus网建立全球长期协定和电子目录;确定选定采购类别的具体办法，例如:保健/医疗、基础设施、技术货物和服务;确定采购培训需求和战略。采购规划是一种持续的做法，因此应不断更新计划，如果有重大变化，应通知采购组。为了向供应商界通报即将进行的采购要求并维护基本采购原则，联合国项目事务署的企业采购计划应上传至联合国项目事务署网站。

（未完待续，本文由财政部国库司翻译整理）

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