集采机构内控专题系列报道档案管理篇

编者按：

采购文件（档案）是反映采购活动过程及各项决策的记录，完整妥善地保存采购文件（档案），可以为政府采购的统计分析、总结经验教训、接受监督检查、处理纠纷等工作提供客观依据。而对于采购代理机构而言，通过对采购文件（档案）完整、安全、规范的管理，可以实现对每一个采购项目、每一个采购环节的掌控，从而强化机构的内部控制。本期将从档案管理的角度来谈集采机构内控的话题。

档案管理要重专业讲科学

本报记者邢晓丹

作为政府采购流程的末梢，档案管理工作一直没有引起各级政府采购部门的高度重视。在采访中记者发现，这个经常被遗忘的“末梢”也会给政府采购工作的顺利开展带来不小的隐患。由此，档案管理的专业性和科学性，是集采机构内控中亟待解决的问题。

归档工作漏洞不少

虽然随着政府采购精细化管理的逐年推进，目前已经有很多省市开始重视政府采购档案管理工作，并相继出台了相关的管理办法和规定，但是在实际工作中，归档工作的漏洞仍然不少。

2005年12月，北京市出台了《北京市政府采购项目档案管理暂行办法》，规定政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构要依法做好政府采购项目档案管理工作，加强项目档案的立卷、归档、保管和销毁的管理，确保政府采购项目档案存放有序、查阅方便，严防毁损、散失。2009年6月，江苏省国家税务局印发了《江苏省国家税务局系统政府采购档案管理暂行办法》，旨在加强江苏省国家税务局系统政府采购档案资料的管理，有效保护和利用政府采购档案资源。2010年10月，河北省张家口市出台了《张家口市政府采购档案管理暂行办法（试行）》，内容涉及政府采购档案的界定、管理原则、归档范围、归档文件整理标准、保管期限、移交手续、保管要求、查阅、复印和外借手续、销毁程序、责任追究等方面。

据记者了解，其他省市及部门出台的政府采购档案管理相关规定并不在少数。但是一位业内人士告诉记者：“目前档案管理工作的漏洞很多。只是这个环节处在政府采购流程的最末端，即使出了问题，只要这个项目后期没有发生质疑投诉，一般情况下都不太会引起注意。所以，放任自流的现象还是不少的。”

档案管理应有专业性

“档案管理是一个专门的学科。”某市政府采购中心的工作人员介绍说，目前集中采购机构中负责档案管理的人，别说是专业人员，就是参加过基础知识培训的人都寥寥无几。这很容易导致档案在管理过程中出现混乱，也会给后续的工作带来麻烦。

据这位工作人员介绍，他所在的政府采购中心就出现过类似的事情。该中心为了在满足采购人需求的同时，能凸显项目的规模效应，在采购的时候经常会对项目进行重新分包。“比如A单位要买笔记本、扫描仪和办公家具，B单位要买扫描仪、办公家具和打印机，C单位要买笔记本、打印机和扫描仪，那么我们就会把A、B、C3个单位相同的需求拎出来，组成一个大包进行采购。”这位工作人员紧接着说：“虽然采购人得到了实惠，采购效率也提高了，但是一个现实的问题随之而来：采购档案怎么归档？是按立项表分类归档，还是按项目表分类归档？”据这位工作人员介绍，按立项表分类归档，就是A单位一个档案、B单位一个档案。按项目表分类归档，就是笔记本分包一个档案、办公家具的分包一个档案。“怎么分档都感觉不对，可是没有专业的人员，我们也不知道该怎么做。”这位工作人员介绍说，目前他们是两种分档方式并存，但是这样就很混乱。

相比较之下，天津市政府采购中心在档案管理方面突出了专业性，工作进行得十分顺畅。“我们中心的政府采购档案管理工作做得还是比较规范的。无论从档案的齐全度、规范性还是时限性来看，我们都有严格的要求。”天津市政府采购中心的工作人员介绍说。据了解，天津市政府采购中心的档案管理工作，是按照档案局的规范标准来进行的。“档案管理工作进行得如何，也是天津市考核集中采购机构的重要标准之一，我们都很重视档案的归档工作。”这位工作人员介绍说。

电子化是发展方向

政府采购的档案管理需要专业性，但是同时也需要科学的管理手段。某省政府采购中心的工作人员表示，电子化应该是档案管理的一个发展方向。

据这位工作人员透露，目前大多数集中采购机构的档案管理工作还停留在原始阶段。北京市昌平区政府采购中心的工作人员介绍说，由于北京市有统一的关于档案管理的规定，所以目前该中心在归档的内容及对档案的管理都还是有章可循的。但是当记者询问是否已经开始电子化的时候，这位工作人员告诉记者：“目前还没有，都还是手工操作。”

“电子化的档案管理，就像图书馆的电脑索引一样，输入关键词就能找到档案的存放位置。”一位业内人士展望道。然而目前来看，能做到这一点的地方还非常少，只能说这是未来的一个趋势。

链接

《北京市政府采购项目档案管理暂行办法》

第七条　政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构应根据具体采购方式，参照《政府采购项目档案目录》（附件），分别建立政府采购项目档案。

《江苏省国家税务局系统政府采购档案管理暂行办法》

第十二条采购项目结束后（指合同签订、交付验收并结清价款）一个月内，采购项目经办人应将所有采购文件按下列要求进行整理：

1.核对资料。2.补正资料。3.统一纸张型号。4.按序排列资料。5.制作《采购项目基本情况一览表》。6.整理归档资料。7.编制目录8.立卷装订。

《浙江省政府采购档案管理办法》

第五条　政府采购档案应按照“谁组织采购，谁负责归档”的原则进行。代理机构组织采购的档案由代理机构负责归档，其中采购文件、评审报告及供应商的采购响应文件（副本）等相关资料应同时报送采购单位存档备查；分散自行组织采购的档案由采购单位负责归档。

《黑龙江省政府采购档案管理办法（暂行）》

第六条　政府采购合同签订后，一般应在3个月内，由责任人将该计划的全套文件材料进行收集整理。因故不能按期整理的，应由责任人做出书面说明，档案管理人员应定期催办。（整理邢晓丹）