编制家具采购需求不妨效法工程项目

采购案例

编制家具采购需求不妨效法工程项目

——一起家具退货事件引发的思考

■ 陆宝钧

作为非标准定制产品，家具在政府采购中属于较难操作的采购对象。实践中，部分采购人有家具方面的采购需求时，往往倾向于找熟悉的供应商或者曾经合作过的供应商为其提供设计方案。在这种情况下，带有某个供应商个性的设计方案就有可能成为采购人的采购需求。其他供应商如果要参与该项目，就必须响应采购人的要求，而无法提供本企业的成熟定型产品。这也是家具类采购区别于其他货物类采购的显著特征之一。

案情回放

2012年2月，某单位为了迎接国家某部委在其单位召开的现场会，委托某政府采购中心（以下简称“采购中心”）紧急采购一批家具，内容包括300张单摇床和床头柜，总预算为972000元。考虑到采购人的特殊要求，采购中心特事特办，按采购人的建议，将项目分为单摇床和床头柜2个包，以最快速度为采购人编制了谈判采购文件，并发布了公告。

2月29日，到规定的截止时间，共有4家供应商递交了谈判响应性文件，单摇床和床头柜各有3家供应商参与谈判。最终谈判小组认定D公司、C公司分别在分包一、分包二中以最低价成交。采购人对分包二成交无异议，但对分包一的成交价提出疑问。D公司的降价幅度达22.8%，采购人担心其报价有可能低于成本，无法保证产品质量，可能会影响现场会的召开。针对采购人提出的疑问，D公司作了应答，即全部响应采购文件要求，并签署了生产不外包的额外承诺。在经历了现场考察后，采购人不情愿地与D公司签订了政府采购合同。D公司在规定的时间内完成了生产，并交货安装完毕。与此同时，C公司也完成了床头柜的安装。

安装完成后，采购中心立即组织相关专家协助采购人进行了验收。专家认定，D公司存在产品不符合采购需求、将部分产品 部件外包生产等问题。 

D公司对上述问题并不否认，但认为一些问题是采购需求不清及技术参数前后表述不一致造成的。同时D公司也反映C公司同样存在产品质量问题。

虽然D公司表示可以整改，但采购人还是根据合同的相关规定，要求D公司撤走全部单摇床。至于D公司反映的C公司产品质量问题，经专家鉴定的确存在，采购中心要求采购人一视同仁进行处理，最终采购人决定分包一和分包二全部退货。

案例剖析

退货是最差的结果，对供应商和采购人都会造成不利的影响。之所以出现这种结果，原因主要有以下几方面：

一是采购需求把关不严。本项目中的单摇床和床头柜并不属于采购人首次采购，而是扩建工程增加的项目，采购人此前使用中的单摇床和床头柜均来自于C公司。本次采购中，采购需求只是做了局部的调整，C公司提供了本次采购的设计方案，家具的图纸仅仅是一张照片，技术参数也写得不够详细，甚至前后矛盾。采购人未对设计方案深入调研，草率地将设计方案定为采购需求。此外，采购中心在编制谈判采购文件时，未对采购需求进行认真仔细研究，采购文件表述不清，造成供应商理解有误。

二是评委专业能力欠缺使成交带有偶然性。一些随机抽取的专家由于不具备专业的眼光和能力，限制了对家具性能、工艺、材质的判断，直接导致了评审结果的偏离。

三是供应商缺乏诚信。在本次采购中，D公司根本不具备生产木质家具的能力，却虚假承诺不分包。C公司的产品更是连最基本的材质都不满足采购需求。

四是采购人存在倾向性。有些采购单位法律观念比较淡薄，法律知识欠缺，带有强烈的倾向性。一旦是非中意的供应商成交，就到处找问题，以推翻采购结果。

案件思考

一是采购人应高标准编制采购需求。采购人在制作家具采购需求时，可以借鉴建设工程采购的相应做法。在建设工程项目中，采购人在编制工程量清单时，需要寻找有资质的单位来进行设计，提供设计图纸，并根据图纸编制工程量清单。采购人向其支付设计咨询费。同样在家具采购过程中，采购人应寻找有能力设计的单位来编制采购需求，设计应包括每一件家具的三视图，即主视、左视和俯视图，图纸上注明家具各个部位所用的材质及相应的尺寸、工艺，立体形象地反映家具的结构。

二是供应商报价时应诚信响应。供应商应认真仔细阅读采购文件，如对采购文件有疑问应及时向采购人或采购中心提出，千万不可胡乱响应。技术参数偏离表不可直接复制拷贝，能否响应要实事求是。

三是成交供应商应提供深化设计。数量较多的家具，成交供应商还应打样，并邀请采购人现场确认，待确认无误后再批量生产。

四是成交供应商须诚信履约。诚信履约可保证货款能及时回收，确保企业良性循环。

五是采购中心项目负责人应加强学习、做好对专家的评价。项目负责人应有认真、严谨的工作态度，要具备与业务相匹配的素质功底，在业务上精益求精、不断提升。对待每一笔采购都要高标准、严要求。在专家评审能力方面，项目负责人应做好记录，将不负责、滥竽充数的专家情况及时反馈给政府采购管理部门，由监管部门做出处理。

（作者单位：江苏省南京市政府采购中心）