如何对待和处理供应商对采购文件的质疑

编者按：在招投标过程中，采购文件是整个流程的核心和依据。实际工作中，供应商针对采购文件内容进行的质疑时有发生。如何规范、严谨地受理、处理、消除此类质疑？且看来自天津市政府采购中心的思考。

如何对待和处理供应商对采购文件的质疑

陈燕平 林博宇 丁炜

制作采购文件的过程涉及对采购需求的论证、采购文件的编写以及协助采购人解决供应商针对采购文件的质疑等方面。其中处理对采购文件的质疑是工作中的重点。招投标的核心是公开、公平、公正，采购文件就是维护各方利益的载体，如果能妥当地处理质疑内容，则可以更好地保证采购工作的实施。如果处理得欠妥，则可能会引发更多不必要的纠纷。那么，如何处理和避免质疑？

受理、处理对采购文件质疑

在日常工作中，我们经常会遇到供应商对采购文件的询问，形式上包括电话、传真、书面函等多种方式，在文字和语言沟通上存在诸多不便。为保证招投标环节的严肃性和规范性，保障沟通顺畅，维护供应商和采购的合法利益，提高质疑处理效率，我们必须高度重视针对采购文件的质疑处理工作，积极沟通，耐心解释，不断总结方式方法，力争将采购活动中的分歧和争端依法、依规解决在初发阶段。

受理对采购文件的质疑

一是告知供应商依法向采购人或采购代理机构提出书面质疑函。质疑函应当包括质疑供应商的名称、地址、邮政编码、法定代表人、联系人及联系电话，具体的请求和事实依据，提出质疑的日期。质疑材料是外文的，质疑人应当提供中文简体字译本。

二是告知供应商提出质疑必须采取实名制。提出质疑的供应商为自然人的，质疑函应当由本人签字或盖章；提出质疑的供应商为法人的，质疑函应当由法定代表人签字或盖章并加盖公章；提出质疑的供应商为其他组织的，质疑函应当由其主要负责人签字或盖章并加盖公章。

三是告知质疑供应商可以委托代理人办理质疑事宜。代理人办理质疑事宜时，应当向被质疑人提交质疑供应商的书面授权委托书及被授权人身份证件；授权委托书应当载明委托代理的具体权限和事项。

四是告知供应商的质疑应在法定期限内提出。即在知道或者应当知道其合法权益受到损害之日起7个工作日内提出质疑。供应商对采购文件提出质疑的，自供应商获得采购文件之日起计算，且应当在投标截止之日或递交谈判、询价响应性文件截止之日前提出。

处理对采购文件的质疑

质疑受理方收到供应商的书面质疑后，立即对符合要求的质疑函予以受理。

1.对于超过质疑有效期限的质疑函，可以不予受理。对于不符合规定要求的质疑函，应一次性书面告知供应商修改或补充的内容，并告知供应商在质疑有效期限内重新提交质疑函。

2.受理质疑之日起7个工作日内，对供应商所提出的质疑事项逐一作出明确的书面答复。答复的内容仅限于供应商所质疑的内容。

3.组织有关人员对质疑事项进行逐条调查核实, 并听取质疑供应商的陈述和申辩；复杂的项目可以组织项目的评审专家就质疑事项进行核实并提出书面意见，必要时可以邀请第三方专家出具独立意见。

4.质疑采购文件有明显倾向性或者歧视性问题属实的，应及时修改采购文件,公告并书面通知所有参加采购活动的供应商，并按修改后的采购文件开展采购活动。

5.供应商的质疑查无实据，或者捏造事实和提供虚假质疑材料，以及不配合有关部门处理质疑的，将情况总结并以文字形式上报政府采购管理部门，依法、依规作出处理。

消除采购文件中的潜在质疑

总结以往的案例，质疑的内容涉及资质要求、商务要求、技术要求等多方面。合理合法地提出资质、商务、技术要求,是避免引起供应商对采购文件质疑的关键。

避免引起对采购文件中资质要求的质疑

在采购文件中资质要求的设定上要十分谨慎，因为资质问题属于实质性要求，不能满足该要求的供应商将不能参加该项目的投标。

1．避免不合理的资质要求

某采购项目中，采购内容仅为设备采购及安装，但采购人要求投标人具备软件开发能力，并提供软件企业认定证书。后经协调，采购人取消了该项不合理资质要求。

在制作此类项目招标文件过程中，相关人员应仔细阅读采购内容，明确采购内容，建议采购人合理地设定资质要求，以确保充分的竞争，保障各方的合法利益。

2.避免与采购内容不相符的资质要求

在某采购项目中，采购内容为机房布线及改造，采购人要求投标人须具备计算机信息系统集成一级资质，因实际需求中仅涉及简单的设备集成工作，故而部分供应商对应具备一级资质要求提出了质疑，后经协调，采购人修改了资质要求。

在制作此类项目招标文件时，相关人员应仔细研读资质管理办法，了解行业规范，协助采购人提出合理的资质要求。

避免引起对采购文件中商务要求的质疑

采购文件中的商务要求与资质要求不同，资质要求大多较为明确，有据可依，而商务要求多无依据可循，多以不同行业的不同商业行为惯例为依据，这要求我们在商务要求设定上做到合情合理，符合市场规律，满足普遍的实际情况。

1.避免不合理的供货要求

某项目中，采购内容为办公用台式计算机，采购人要求供货周期为签订合同之日后3日内，部分供应商对此提出了质疑，我们在向各市场主流品牌产品的生产厂家了解到其生产、供货周期后，建议采购人修改不合理的供货周期要求。此类问题较多见，为保证充分竞争，确保财政资金的合理支配，应多调研市场行情，了解各类产品的生产及物流情况，协助采购人设定合理的供货要求，保证项目的顺利实施。

2.避免不合理的付款方式

付款方式关系到供应商的实际利益。某项目中，采购内容为电梯采购及安装，采购人要求安装完成后付款。而行业惯例通常为签订合同后付设备全款，施工费用可按步骤支付。在接到部分供应商的相关质疑后，集中采购机构协调采购人修改了付款方式。此类项目，有自身行业的惯例，该惯例符合该类采购的特点，需要我们多做了解，避免不必要的质疑。

3.避免不合理的服务要求

在采购文件的制作过程中经常遇到采购人提出不恰当的服务要求，这些要求影响了供应商的报价，甚至因造成排他性而引起质疑。比如，某办公用计算机采购中，采购人要求供应商提供不少于8年的售后服务。从市场行情和以往项目情况看，此要求不符合产品正常的使用周期，属于不合理的服务要求。经过协调，采购人最终修改了此要求。

4．避免不合理的业绩要求

在实际工作中我们经常遇到采购人将业绩作为对供应商服务能力的考量依据。在某种程度上，具备相应的业绩，确实可以从一个侧面反映供应商的实力。但不恰当的业绩要求，却成为了排斥大多数供应商参与投标的门槛。例如在某些简单的设备采购项目中，要求投标人具备远高于采购数量的业绩，以此作为依据。本着鼓励竞争，保障财政性资金合理使用的原则，我们必须合理地设定业绩要求，在满足采购需求的基础上保证充分竞争，维护大多数供应商的利益。

避免引起对采购文件中技术要求的质疑

供应商对采购文件中技术要求的质疑最为常见，情况也较复杂，多为技术要求具备倾向性。

1.避免在公开招标、竞争性谈判项目中设定只有单一供应商可以满足的技术要求

在某些项目中，我们经常接到供应商的质疑，质疑函中提及项目中的技术要求只有某供应商一家可以满足。

通常在接到采购需求后，我们需要与采购人协商，技术需求中是否涉及保密、专利等具有排他性或不适宜进行公开招标的采购内容，如有则建议采购人采用其他采购方式进行。

在接到供应商的此类质疑后，我们仍须再次与采购人核实该需求是否只有单一供应商可以满足，如属实，则建议采购人改用其他采购方式实施；如不具备必要性，则修改该技术要求，以便实现充分竞争。

2.避免在采购文件中设定不准确的技术要求

某项目中，采购内容为弱电安装，采购人仅提及了部分设备清单及施工标准，部分供应商提出质疑，认为无法针对本项目准确报价。我们在与采购人协调后，补充了设备清单和施工要求，保障了项目的顺利实施。

此情况多在系统集成项目中出现，该类项目设备采购繁多，施工方案复杂，为避免供应商提出此类质疑，我们应在采购文件制作过程中要求采购人尽可能地丰富采购方案，详尽描述采购内容，准确标注采购数量。

3．避免技术要求的排他性

部分采购项目中，经常遇到供应商对采购文件中技术参数的质疑，认为具有排他性。集中采购机构经核实后发现，此技术要求仅有限的品牌可以满足，虽具备竞争性，但存在的一定的排他性。

此类情况最为复杂，解决此问题的唯一途径就是统一需求，实现技术要求的标准化，以国家标准、行业标准、企业标准为依据，结合政府采购工作特性，实现通用需求的统一。

4．避免信息不对称问题

在部分采购文件中出现过对采购需求的描述与供应商对实际情况的信息掌握不对称的问题。该类问题在采购文件的制作过程中容易被忽视，但是非技术性指标也影响着项目的实施，这提醒我们编写采购文件时要充分了解项目的需求，尽可能详细地介绍项目情况，增大信息透明度，积极主动地解决问题，避免出现因信息不对称导致的不便。

如何看待对采购文件的质疑

在对采购文件质疑的处理中，情况多种多样，且因涉及各企业利益，甚至出现个别供应商情绪激动的情况，作为质疑工作的处理人员，我们也经常为找不到合理解释而困惑，甚至认为质疑带来了诸多繁杂的工作量。对此，笔者认为：

其一，解决质疑是一个学习的过程。有质疑的发生，说明存在争议，其中可能有部分采购人倾向性的作怪，也可能有我们自身工作的疏忽，这都说明此类问题是一个我们尚未完全了解的领域。解决质疑首先要明确质疑的内容，找出我们尚不能答复的问题，带着这些问题去学习。一是多向专家请教，做到像专家一样专。二是多向行业内的各企业学习，做到知己知彼。

其二，解决质疑是一个提高的过程。解决质疑的过程固然繁琐，但是我们可以从中学到知识和解决问题的方法。我们要规范受理和解决质疑的流程，做到程序合法，有据可依。勇于接受质疑，集百家所长，充分了解市场行情，发挥政府采购的引导作用，维护政府采购的公开、公平、公正。

其三，解决质疑是一个工作创新的过程。市场竞争在不断发展，政府采购的相关制度作为政府采购市场的调控依据也在不断发展，我们掌握的知识体系在不断丰富，面对的问题也越发多元化，为了顺应发展的潮流，我们更要不断地创新思路。唯有保持不断的积累和学习，才能使政府采购工作适应时代的发展。（作者单位：天津市政府采购中心）