专业编制 精准赋能

【从代理视角看需求代理】

专业编制 精准赋能

——代理机构探索需求代理实践路径

■ 本报记者 马金眈 郑杨

筑牢采购需求“第一道防线”，代理机构是一个关键角色。在实践中，不少代理机构在协助采购人做好采购需求编制方面都进行了积极的探索，形成了丰富的经验。比如通过创新工作方法、引入专业工具、深化市场调研等，为形形色色的采购需求把关。

用好专业工具，提升代理水平

云之龙咨询集团有限公司（以下简称云之龙）副总裁韦明剑认为，编制好采购需求只需要做好“两步”，第一步是需求调查，第二步是确定采购需求。需求调查包括用户需求调查（向内调查），即与采购人业务部门深度沟通，了解要买什么样的产品或服务，明确功能目标、服务场景及隐性需求（如运维响应时效）；市场主体调查（向外调查），即向不少于3家且具有代表性的供应商进行调查，了解包括产业发展、市场供给、供应商产能摸底、技术路线可行性分析等；历史项目调查，即对同类项目参数进行比价，分析过往同类项目的履约问题（如验收不合格的原因），进行风险预判。在确定采购需求方面，采购人可以根据本单位的实际工作需要，邀请第三方机构、专家参与采购需求的调查、论证、审查、确定等工作，并最终确定科学合理的采购需求。

虽然编制采购需求只需要“两步”，但是云之龙探索出了“五步法”帮助采购人编制采购需求。“比如某医院要采购一台直线加速器设备，这样的医疗设备采购参数让医院来编制存在一定的履职风险和编制难度。”韦明剑对记者说，“我们先是在相关官方网站发布公告，收集到6家市场主体的货物参数。接下来，在中国政府网站或相关同类医院官网上调研同类医院采购直线加速器设备的采购需求，与采购人分析同类成交项目设备采购参数。”韦明剑表示，在对市场主体提供的设备参数及同类医院采购的设备参数进行对比梳理后，邀请医疗设备行业专家对参数进行论证，借专家的专业力量把控采购参数的专业性。同时，借助AI工具辅助诊断采购需求中描述不合法、不合规之处，生成诊断报告，项目经理据此结合过往采购实践经验进行调改。最后，采用多级审核留痕系统帮助提高采购需求编制质量，项目经理上传采购需求逐级向上审核，质控审核人员、采购总监等对采购需求进行把关审核。

不同的代理机构使出了不同工具给采购需求把关。江西国政招标咨询有限公司（以下简称江西国政）使用了“需求分析矩阵表”和“用户需求说明书”工具。“某单位信息化系统采购项目，我们通过组织专家论证会、使用‘需求分析矩阵表’梳理功能模块与性能指标，与采购人逐项确认采购需求。”江西国政总经理朱珍珍说，“借助市场调研报告和同类项目对比，优化技术参数和交付标准。这个项目一次招标成功，中标产品完全符合用户使用需求，后期实施也非常顺利，用户表示很满意。”在另一个医疗设备采购项目中，江西国政引入了“用户需求说明书”工具，联合临床科室、设备科、财务处等多部门共同评估，确保需求全面、准确，还通过模拟使用场景和供应商预沟通，进一步明确了售后服务和培训要求。设备采购后顺利投入使用，售后服务也响应及时，采购人表示“远超预期”。

应对复杂需求，实现精准采购

某高校新建化学实验室，需采购上百种设备，从通风柜、实验台到显微镜、天平，需求只有名称和基础指标。由于项目太杂，没有一家供应商能全部提供，并且参数不清，报价天差地别。一想起当时的场景，湖北省招标股份有限公司副总经理李海燕就感觉到头疼。

“我们想如何设定一个合理的预算（最高限价），既不花冤枉钱，又能让供应商愿意投标。”李海燕回忆说，为帮助采购人科学、合理地设定项目预算（最高限价）并明确采购需求，公司全面收集、分析历史成交数据。通过中国政府采购网、各省市公共资源交易平台等官方渠道，系统性地检索了近期国内高校、科研院所同类实验室项目的公开中标公告。重点收集了通风柜、实验台、光谱仪、色谱仪、显微镜等核心设备的成交品牌、型号、数量及单价信息。通过对这些海量数据进行清洗、归类和分析，初步掌握各类设备的市场价格区间和成交规律，为项目整体预算的编制提供了坚实的数据基础。在数据分析基础上，筛选出多家在产品线和项目经验上具有代表性的潜在供应商，并正式发函调查。调查函中明确了项目的初步构想和基础要求，并请对方就技术参数与选型建议、供给与价格情况、分包建议提供专业书面意见。通过汇总分析多家供应商的复函，进一步明晰了技术需求的细节、当前市场的真实价格水平以及最具操作性的分包策略。

在整合前两阶段成果的基础上，形成采购需求草案（包括技术参数、分包方案及预算建议）。随后，邀请包括化学学科专家、实验室建设专家及采购领域专家组成的论证小组，召开专项论证会。专家组对采购需求的技术合理性、预算可行性、分包科学性以及采购文件的公平竞争性进行了全面评审。最终，依据专家的权威意见，对需求方案进行了优化和完善，最终确定了关键性能指标、科学的预算限价以及最优的分包方案，确保了整个采购活动既能满足使用需求，又符合政府采购的各项政策规定。

“通过以上环环相扣的步骤，我们最终设定的预算限价既未超过市场合理水平，又给予了供应商应有的利润空间，成功吸引了多家优质供应商参与竞争。同时，清晰、准确的需求也极大地提高了采购效率和采购质量，保证了项目的顺利实施。”李海燕说。

陕西省采购招标有限责任公司也遇到过同样的问题，他们则组织“需求融合会”，建立共性技术指标矩阵，形成了一份技术导向、强调数据标准的统一需求书。“我们代理的某省级区域医疗中心‘高端彩色多普勒超声诊断系统’集群采购，心内、妇产、普外等科室需求不一，品牌偏好强烈，预算超标，且设备间数据不通。”陕西省采购招标有限责任公司副总经理李萍对记者说。对此，他们组织临床需求融合会，引导各科主任抛开具体品牌，聚焦具体诊疗项目（如：胎儿四维排畸、心脏瓣膜病诊断等）。同时，建立共性技术指标矩阵，将所有临床需求转化为共性的、可量化的性能指标清单（如：探头阵元数、血流敏感度、支持造影谐波成像等）。此外，还形成了强制的互联互通标准，将“必须支持DICOM3.0标准无缝对接院内PACS系统”作为不可偏离的实质性条款，最终，形成了一份技术导向、强调数据标准的统一需求书，采购结果既满足了所有科室的核心临床需求，大幅节约了财政资金，又为医院建设全院影像数据中心奠定了基础。

采购需求还有更为复杂的情况。“印象最深的是，在服装面料选材上，有的单位强调服装的设计性，有的则强调服装的舒适性。个别系统单位又具有特殊性，国家对其标志服饰和面料设置了专门的要求。”北京汇诚金桥国际招标咨询有限公司总工程师韩骏想起曾经代理的一个带量集中采购项目。

“2021年，公司承接了全市首个执法服装的带量集中采购工作。涉及全市8个系统、市区两级共100多家单位。在采购人组织下，我们参与了多次采购协调会，详细询问了采购人的具体需求。为此，我们一一记录，综合采购人的需求情况，通过专家论证、向第三方咨询的形式，制定了服务采购需求。”韩骏说，“当时，恰好财政部刚刚颁布了《政府采购需求管理办法》，公司按要求开展了新一轮需求调查，对行业现状、市场竞争和价格预算进行了充分的调研和论证，确保了现有需求能够与采购预算相匹配。在这个项目中，我们选派了具有10年以上服装招采经验的业务员担任项目经理，他们对服装专业知识、行业供应情况具有深入的理解和认知，在制定需求的过程中，能够在深入理解采购人需求的前提下，和行业专家同频共振，将其转化为招采工作特需的规格和参数，确保了采购工作圆满完成。”

通过专业服务，达成合规高效

在实际采购代理工作中，采购人常常面临“有想法、难落地”的困境。他们虽有明确的业务目标，却往往缺乏将意向转化为合规、可执行采购需求的能力。

“采购人最根本的诉求，是希望我们能够提供专业的引导，把模糊的业务意向转化为清晰、可操作的需求条款，同时严格守住合规底线。”朱珍珍告诉记者，采购人还迫切希望代理机构能帮助对接市场资源、传递行业信息，并识别和规避需求表述中的各类风险，最终通过标准化、工具化的方法提升需求确认效率，缩短采购周期。

李萍在实践中发现，采购人在需求提出环节存在两大痛点：一是“不会提需求”。很多采购人（特别是高校、科研院所、行政事业单位）虽然是业务领域的专家，但对政府采购的市场行情、技术发展、法律法规不够了解，难以将业务语言转化为专业、合规的采购需求语言；二是采购人最终都希望买到“好东西”。他们需要的不仅是合规，更需要代理机构利用市场经验，帮助他们洞察行业最新技术和最佳实践，优化方案，以实现项目的长期价值。

那么，针对采购人“不会写需求”“无法提出需求”“提出的需求和现行法律法规冲突”等现实难题，代理机构最核心的任务，正是通过专业服务，帮助其不断明晰、完善和落实采购需求。

中技国际招标有限公司副总经理段艳华将采购人的需求归纳为3个层次：一是基础需求，包括基础与合规性需求、程序合规需求、文件规范无误需求。二是专业与增值性需求，这是采购人更核心的需求，他们自身往往缺乏专业市场知识和技术判断能力，迫切需要代理机构赋能。包括市场与技术专业知识、技术参数转化（如将“我们需要一个高效的会议系统”转化为客观、量化、可评审的技术参数和服务标准）、方案优化建议（如打包采购还是分包采购、推荐更合适的采购方式等，并分析其优劣，供采购人决策）、全流程项目管理。三是风险与战略需求，采购人希望代理机构能成为真正的合作伙伴，共同应对挑战，包括质疑投诉应对、履约验收支持、绩效提升与复盘。

对此，李海燕表示，除了合规、专业与规避风险，她认为采购人对代理机构的需求是更加多元的。

“采购人往往对自己业务领域很精通，但对市场、技术、采购流程不够熟悉。他们依赖我们的专业能力，希望我们提供市场前沿信息、同类项目的成交情况、不同方案的优劣对比，帮助他们把业务语言转化为采购语言。同时，还希望我们能用专业的方法论和工具，高效地引导他们梳理清楚内部需求，减少沟通协调的成本，加快项目立项和实施进度。有的采购人还希望得到‘增值’服务——不仅希望代理机构帮助完成一次采购，更希望通过其专业的方法和工具，梳理并优化内部需求管理流程，实现采购能力的整体提升。”李海燕说。

这些来自一线的声音表明，随着采购需求的不断叠加、升级，专业的采购代理服务正从传统的程序性服务，向深度咨询、风险管控和战略合作转型。采购人需要的不再只是一个“程序操作员”，而是一位真正懂政策、懂业务、懂市场，还能为其“抗风险、增价值”的专业伙伴。

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