如何打造智慧会议室

【政府采购产品选购指南】

如何打造智慧会议室

开栏的话

采购需求是采购文件的总纲，而产品或服务的技术参数，如性能、功能、体积、工艺与方法等，则是采购需求的重中之重。但在实践中，采购人受专业知识所限，不能全面了解和掌握各种产品或服务的采购需求，加之随着产品更新迭代、行业发展等原因，采购人在产品采购方面更加困难，亟须得到专业部门的指导。为此，《中国政府采购报》联合中国质量认证中心（CQC）共同推出“政府采购产品选购指南”专题，以产品为分类，介绍技术指标相对复杂的部分产品及其相关技术指标。

■ 王群鹤

随着科技的发展，智慧会议室现已成为举行会议与作出决策的重要场所。作为集成现代化信息技术与智能化管理思维的会议空间，智慧会议室不仅在传统会议室基础上提高了会议效率，而且还为与会成员提供了更加便捷、舒适的会议体验。

什么是智慧会议室

智慧会议室是一个集成了高清音视频技术、智能控制系统、网络通信技术和节能环保设计的综合性平台。其核心目的是为了提供一个高效、便捷、智能的会议体验，使得与会者无论身处何地，都能如同真正面对面般进行讨论交流。

智慧会议室的核心框架

软硬件设备的性能：软硬件设备是智慧会议室的核心组成部分，其性能直接影响会议室的运行效果。在硬件方面，主要关注设备的稳定性、兼容性、易用性及可扩展性。例如，高清大尺寸主显示器能够确保参会者清晰地看到会议内容，而高性能的计算机和稳定的网络覆盖则能确保会议过程流畅无阻。在软件方面，在线会议平台、音视频处理软件等应具备直观便捷的操作界面、强大的功能支持和灵活的定制选项，以满足不同会议场景的需求。

会议室的管理、运行和维护：管理运维是保证会议室正常运行的关键环节。在管理层面，应建立完善的预约制度、使用规定和维护办法，确保会议室的合理使用和高效运作。在运行层面，则要求系统具备稳定可靠的运行性能，能够应对各种突发状况，确保会议不受干扰。在维护方面，除了日常的清洁保养外，还应定期对软硬件设备进行检查、更新和升级，以应对技术发展和使用需求的变化。

与会成员的会议体验：会议体验的好坏是评价智慧会议室的重中之重。一个优秀的智慧会议室应能够为与会成员带来舒适、便捷、智能的会议体验。会议室的声环境应确保声音清晰，让每位参会者都能听清发言内容。视觉环境同样不容忽视，如调控适当的照明强度、高清晰度的画面、与人数对等的显示终端等。此外，便捷的交互功能、人性化的操作界面以及智能化的会议辅助工具，这些都能进一步提升与会成员的会议体验。

极具创新力的行业前沿技术：创新是引领科技水平不断前进的动力源泉。在构建评价体系时，应充分考虑前沿技术的应用及其引领作用。例如，虚拟现实（VR）和增强现实（AR）技术能够冲破千万里的阻隔让远程网络会议变得身临其境；人工智能（AI）技术则能优化会议流程，提供自动化、智能化的辅助决策服务；大数据能对会议室的相关数据进行深入挖掘，为优化提供有力分析。这些极具创新力的前沿技术不仅提升了智慧会议室的智能化水平，也为其未来的发展提供了无限可能。

智慧会议室的星级评定

目前，中国质量认证中心牵头起草了T/CAS 820-2024《智慧会议室评价方法和分级》，并以这一标准为技术指导研发了智慧会议室等级评价业务，以解决智慧会议室的定义、星级评定、智慧等级量化指标判定的问题。在评价过程中，通过座谈、访谈等方式，深入了解会议室的实际运行情况、与会成员需求和未来发展规划，通过考察设备设施的运行状况以及现代信息技术的应用情况，直观地了解会议室的实际运行情况和性能表现，根据智慧会议室的项目总得分，为智慧会议室颁发相应的星级评定证书。

打造智慧会议室需要考虑的因素

★明确需求与目标

在打造智慧会议室时，首先要明确自身的需求与目标。是为了提高会议效率，还是为了加强远程协作，或是为了提升企业形象与品牌价值，筹备期具有明确的目标有助于后续的设计方案制定和供应商选择。

★设计方案的考量

考虑会议室的面积、座位安排，以及灯光与音响的布局，确保会议室内视听效果最佳。考虑音视频设备、智能控制系统、网络通信技术等子系统的无缝集成，保证各项功能稳定运行。照明、空调选择节能设备，建筑材料使用环保建材，打造绿色会议室。

★数据接口的安全与拓展

考虑数据传输的安全性、设备使用的私密性，以及会议内容的保密性。同时考虑未来技术的发展，方案应具备一定的可扩展性，以适应未来可能的技术升级。

★解决方案供应商的选择

详细询问供应商的技术方案，了解其是否满足自身需求，并评估其技术方案的先进性与稳定性。同时查看供应商的资质证明、过往项目案例、项目是否获得智慧会议室星级评定证书等，确保其具备相应的技术实力和项目经验。

（作者单位：中国质量认证中心）

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