联合国如何进行变更管理

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联合国如何进行变更管理

联合国认为，变更管理是避免不必要的变更并将必要的变更纳入合同的过程。有效控制变更需要建立变更合同的正式程序，并限制有权进行变更的人数。联合国主要从合同文书的修改、文件要求、财务变更、延迟和变更等方面进行变更管理。

——合同文书的修改。

合同文书的修改（也称为合同修订）是对原始条款和条件变更的书面记录。执行修改是为了反映对原始要求的更改，反映绩效问题的解决或遵循正式的管理注意事项。

出于各种原因，联合国组织或供应商可能希望修订合同。需要注意的是，并非所有的修订都会导致合同价值增加或减少，但如果合同的任何条款发生了变化，仍然需要书面修订。例如，修改工程声明可能不会产生财务影响，但需要记录在案，以确保其被视为合同项下的正式义务。

如果一项修订增加了合同的价值，那么在签署修订之前，可能首先需要得到组织合同审查委员会的批准。对于何时需要审查合同价值的增加，各联合国组织可能有不同的规定。在某些情况下，是在价值增加超过一定百分比时进行审查。

当联合国组织收到供应商修改合同的申请时，应审查该申请并分析其对完工进度、价格、数量和质量的影响，还应与申购人或终端用户就申请的所有方面进行协商，并确定是否最好通过现有合同执行请求，或者如果需要对范围进行重大修改，是否要通过新的采购来执行。

合同修订涵盖以下事项：合同完成时间延长、规范变更、价格变更、关键人员的变动、管理变更（如变更名称、法律地位、地址等）。

只有经授权的联合国工作人员才能正式更改合同。以推定变更或未经授权的承诺的形式进行的非官方变更，可能不利于联合国组织的采购流程顺利开展。

此外，联合国规定，当需要更改采购项目的价格、类型或数量时，申购人需要提供申购单修订。申购人还应酌情提供补充文件，以支持修订。

——文件要求。

支持合同修改的文件包括：修订产品的技术规格、工程声明、服务任务书；需要进行修改的理由；涵盖供应商迄今为止的绩效评估报告；修订后的成本估算，考虑了产品或服务的增加和减少，以及修改产生的相关成本；声明修改在当前支出审批人支出权力范围内，或完全批准增加在当前支出审批人支出权力范围内，以涵盖当前支出审批人支出权力范围外的任何费用；申购单编号；初始申购单的批准日期；修订的简要说明。

联合国认为，合同修改的良好做法是：通过参考原始合同的条款及其修订，使用标准格式的合同修订来引入对原始合同的更改以及任何先前的修订。在任何情况下，不得通过更正或删除原始合同文件来执行合同修改。同时，应始终以书面形式对合同文书进行修改且在合同文件中记录修改。

——财务变更。

财务变更包括成本超支和成本增长。当执行一项商定活动的成本大于商定金额时，就会发生成本超支。联合国认为，这可能是因为汇率波动，低估了所需的工作量，或者低估了材料成本或人工成本的增加。联合国组织力求通过使用总价合同（根据具体实现情况支付款项）等来避免上述情况。在此情况下，供应商承担成本超支的风险。

成本增长是指买方要求的工程范围或新条款和条件的变更，这种变更通常会导致成本增加。如果合同变更记录在案，并且合同经过了相应修订，可能允许供应商增加成本。

——延迟和变更。

处理延迟和变更索赔涉及处理供应商对不可预见的额外工程或费用提出索赔的情况，或联合国组织对供应商的要求有所改变的情况。联合国认为，应处理的典型延迟和变更情况包括延迟（可谅解、不可谅解），以及工程范围或执行条件的微小变化。

可谅解延迟是指供应商无法控制的延迟，并且供应商没有任何过失或疏忽。此类延迟包括由联合国组织造成的或授权的延迟，以及因天灾或供应商无法控制的其他事件（如火灾、洪水、战争行为等）造成的延迟。这是唯一一种在没有经过供应商考虑的情况下延长履行期限的延迟类型。对于部分可谅解延迟，供应商有权以增加固定价格或总价合同的形式获得金钱补偿。此外，联合国认为，如果各联合国组织能够阻止延迟，那么可以适当地进行时间调整。

不可谅解的延迟是指未经联合国组织授权的延迟，在某种程度上是供应商的过错。联合国认为，如果供应商能够以某种方式控制延迟的影响但未能这样做，即使是可谅解延迟也不可谅解。

（编译/张舒慧）

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