档案当用好

【来自实践】

档案当用好

■ 汪杰

公共资源交易发展至今，交易档案的调阅使用工作备受关注。档案管理主要分为收集、立卷、归档、保管、使用和销毁。据笔者了解，全国各地的公共资源交易部门对档案管理规定有着不同的标准，多数省份尚未实现全省统一规范管理。从宏观上看，各个地方的档案管理制度，在收集、立卷、归档、保管、使用和销毁方面大同小异，唯有在档案使用工作中尚有不同之处。为此，笔者浅谈几点在档案使用工作上的思考。

按照建设公共资源交易全国统一大市场思维，让数据多跑路，让服务对象少跑腿的服务宗旨，公共资源交易部门在档案使用服务工作上还有可以再优化、再提升、再高效的空间。例如，当前不少公共资源交易部门在提供档案调阅使用服务中还是以调档服务对象需要到交易项目档案保管单位现场调阅，而这种传统的调档方式无疑会让调档服务对象增加差旅等成本，未能发挥出档案信息资源优越性。为满足调档服务对象对交易项目档案的调阅使用需求，最大程度地减少调档使用成本，提高效率，优化服务。具体可以在以下两个方面着手：

第一，各地公共资源交易部门应当在建设完成公共资源交易电子档案管理系统的前提下，开展跨区域互调档案试点，实施远程线上调档。如，A、B两市公共资源交易部门相互认可对方调档使用服务规定后，A、B两市共同签订跨区域异地调档合作协议，任何一方需要调阅使用合作方的交易项目档案时，在调档材料齐全的情况下，档案保管单位可以对其开放和授权电子档案系统功能的权限，允许其异地线上查阅、下载使用需要调阅的交易项目档案资料。

举个例子，A市法院需要调阅使用某公司在B市参加招标投标活动的交易资料时，可以到本市公共资源交易部门提出调档申请，提供调档所需的相关材料，经A市公共资源交易部门核实认可后，A市公共资源交易部门负责接收保存A市法院提交的相关纸质调档材料，并负责与B市公共资源交易部门取得联系，在B市公共资源交易电子档案管理系统中将接收到的A市法院提交的相关调档材料进行数字化扫描上传，按流程为A市法院办理档案调阅使用工作。

公共资源交易电子档案管理系统应当具备线上查询交易项目、线上阅览交易项目、线上下载交易项目等功能，并对需要下载的交易项目电子档案材料提供加盖档案调阅使用专用电子签章。

第二，跨区域异地调档合作协议要达成共识，同时，要注意以下几点：

明确档案调阅使用的群体，如执法机关、司法机关以及其他政府部门；明确调档使用时需要的原件材料，如，有关单位委托的律师需要调阅使用档案的，需同时提供律师所在单位的调档函、律师证和法院委托律师的调查令；如执法机关、司法机关及相关的政府部门调档，应填写《公共资源交易项目档案使用效果登记表》，调档人携带身份证或工作证等证明个人信息的原件，经公共资源交易部门领导同意后，方可办理调阅；对其开放和授权电子档案系统功能权限时，应当设置使用时间，在规定时间内完成档案调阅使用；接待并办理申请档案调阅的一方档案管理人员应当认真核对档案调阅使用者提供的相关材料是否齐全、完整、真实、有效和可用；接受跨区域调阅使用接收到的相关调档原件材料均由接待办理单位按规定整理，作永久保存，以备查验。

（作者单位：安徽省滁州市公共资源交易中心）

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