医疗机构招标评标信息化系统建设实践与展望

医疗机构招标评标信息化系统建设实践与展望

■ 朱子寒 张平

合法合规地开展医疗器械招标活动是医疗机构运营管理风险防控的重要内容，也是医院运营管理追求经济性、有效性的内在要求。

按照“廉政、效率、效益”的要求，信息化管理是提高招投标过程中廉政风险防控能力的有效手段。近年来，笔者所在的江苏省人民医院积极贯彻政府采购管理三年专项行动、智慧医院建设、疫情防控的工作要求，在剖析医院招标评标管理现状的基础上，借助信息化手段推动医疗机构招采管理实现精细化、专业化和规范化。

通过对医院自行招标管理模式现状的分析，江苏省人民医院构建了招投标管理系统平台。该系统采用B/S（Browser/Server，浏览器/服务器）架构，基于招标业务的流程设计开发，其线上报名和递交投标文件功能减少了供应商时间成本及交通、印刷等经济成本，避免供应商与招标人的直接接触；其在线立项、远程审核、解密唱标和专家电子评标功能，提高了医院招标效率，实现无纸化办公，减轻纸质档案保管压力，达到绿色招标的目的。借助该平台，江苏省人民医院实现了全流程信息管理、全周期闭环管理、全过程动态监督，并对经济活动中的廉政风险进行了有效控制。平台在提高招标评标工作效率和资金使用效益的同时，对医院招标评标的规范化、专业化和智能化发展提供了有力的技术支持。

越来越多的医院都在对数字化发展进行积极探索，加快了全国医院信息化建设的进程。笔者从一个医院采购工作者视角，谈一谈医院自行招标管理现状，并进一步分享江苏省人民医院在数字采购方面的探索。

医疗机构自行招标管理现状

据统计，我国医疗机构现有医疗设备总资产约占医院总资产的50%以上，一些规模较大的三甲医院，其设备资产占医院总资产甚至高达80%。

近年来，医疗卫生事业蓬勃发展促进了医院医疗器械招标项目数量和金额的增长，同时，也增加了医疗机构管理人员权力寻租和技术寻租的风险，医院运营管理和廉政风险防范面临着巨大挑战。

医疗机构采购活动线下报名流程环节多，供应商现场报名审核，降低了办公效率，增加了供应商往返的时间和费用。传统的线下开标往往依靠纸质记录和人工操作，工作量大，导致开评标环节效率较低。尤其是当投标单位较多时，计算结果汇总耗时长且容易出错。

与此同时，传统线下开标组织标准化程度不高，组织人员若不熟悉操作流程，往往会出现开标现场组织混乱，流程不规范，且存在人为误导的可能性。根据帕累托法则，招标工作中预算金额较低的小项目耗费了工作人员大部分的时间及精力。

另外，值得一提的是，传统线下招标形成了大量的纸质材料，给档案保管造成了巨大压力，且人工查找困难，档案数据价值难以得到挖掘。

构建招标评标信息化管理平台

一方面，医院自行招标存在着流程优化的空间，同时，新冠肺炎疫情的暴发使得医疗机构线下招标活动面临院感风险。另一方面，招标活动作为医院内部控制业务层面的重点内容，如何充分利用信息技术加强招标活动内部控制建设，减少人为因素干预，增强经济业务事项处理过程与结果的公开和透明是医院面临的重要挑战。

基于上述背景，江苏省人民医院根据医院自行招标活动特点量身打造一套医疗器械招标评标信息化管理平台。该平台的用户主要为项目申请主管部门、招标管理办公室、纪检部门和供应商，用户可通过浏览器访问该系统，根据权限使用相应功能。平台基于B/S架构设计构建，以招标采购流程为主线，从项目立项论证、信息发布与供应商报名、开评标管理、供应商管理等多个模块对招标采购过程中产生的信息和文档进行汇总和整理。具体而言，平台在功能设计上主要分为日常工作、项目管理、招标门户管理、供应商管理、专家库管理、合同管理、网上商城采购、系统设置等模块。其中，项目管理模块涵盖项目立项、项目需求、公告发布、招标准备、开标评标、归档、合同、验收等细分功能，便于用户查找相关信息。

平台以向导的方式进行每一步业务管理，其中包含招标文件群发邮件、评委抽取、专家评标通知、供应商签到、评委签到、招标结果登记、合同信息等管理。

为更好实现招标项目管理，江苏省人民医院将内控制度内嵌到系统中：主管部门线上填写项目立项需求信息表，上传调研报告、“三重一大”决策会议纪要，经招标办审核通过后，推送至分管院领导、职能部门等依次审核。同时，供应商可以通过供应商服务平台在网上报名、上传电子版报名材料，再由招标办对供应商进行审核并将其结果进行短信通知；主管部门与招标办可在系统内进行招标文件传阅、修改、审核步骤，完成招标文件编制与审核。

开标时，系统在规定的时间段内进行投标文件解密唱标。评标专家通过输入随机码进入电子评标系统。专家自主评标系统分为项目详情、廉洁自律承诺、资格性审查、符合性审查、商务评标、技术评标、报价评比、评标意见汇总等功能模块。在综合评审阶段，专家可选择评分项依次打分模式、供应商同屏打分模式、对比打分模式和双屏打分模式。在评审过程中，评审专家根据预设的投标文件目录对应的功能直接点击查阅相关证明材料。若存在个别评委自由裁量度过高，与其他评委评分相差差距过大，系统将会自动预警提示。当工作人员在计算机中输入报价后，系统自动计算价格分。待每位专家评分结束各自提交结果后，系统自行汇总以上各项评审意见，确定中标单位。

借力招标信息化手段向精细化管理要效益

智能化的平台正助力江苏省人民医院实现效率、效益双赢。

截至2022年7月，江苏省人民医院招投标管理系统平台已有2932家供应商完成在线注册，681个项目完成在线报名。江苏省人民医院高效利用信息化技术，打破物理空间壁垒，减少了供应商时间成本及交通、印刷等经济成本，切实减轻了供应商的负担，优化了营商环境。值得一提的是，供应商线上报名和远程投标充分保障了疫情防控期间临床医疗工作的顺利开展。

智能化的平台不仅减轻供应商负担，也提高了江苏省人民医院招标评标效率。一方面，线上立项审批减少了项目在各职能部门审批流转的时间，加强了部门沟通，有利于医院内部控制管理；另一方面，开评标工作的信息化彻底改变了过去纸质和人工的方式，对涉及招标采购项目的工作人员和评标专家进行规范化培训和管理后，医院在节约了招标工作时间的同时又节省了人力、财力，开标效率由原来的1.5小时/项目缩短至为1小时/项目，开标时间缩短了33.33%。不仅如此，数据显示，医院预算节资率达到14.30%。

借助智能化的平台，江苏省人民医院对采购全过程进行动态监管，实现廉政风险有效卡控；通过机控代替人控，评标过程更加规范，并且评标过程留痕，可追溯，从而实现廉政、效率、效益的最大化。此外，平台强化了权力行使的监督约束，最大限度降低了人为干扰，压缩了权力寻租空间，营造了风清气正的招标评标环境。

招投标信息化管理平台也解决了医院纸质材料保管的难题。在档案管理方面，平台集成了立项材料、招投标文件、产品信息、评标报告、合同等资料，实现了档案材料的信息化。借助平台，医院将过去的纸质资料递交、留存，变为全流程信息化管理，实现投标文件等材料的远距离传输、海量储存，解决了医院纸质材料保管的难题。同时，各部门有权限浏览及下载资料（带水印），查询效率得到大幅提升，实现资源的高效共享。

此外，招投标管理系统与预算系统、合同系统有效衔接实现“无预算不采购、有预算不超支”，各部门间通过网络整合资源，实现数据互联互通和项目全生命周期管理；实现无纸化办公，达到绿色环保招标的目的；推进和优化电子招标交易服务专业化、个性化、精准化和规范化发展。

（作者单位：江苏省人民医院）

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