联合国《采购指南》6.1修订版（五十五）

联合国《采购指南》6.1修订版（五十五）

15.4 紧急采购程序

联合国项目事务署的所有采购项目都必须按照财务报告、财务细则、相关法律以及联合国《采购指南》进行，包括紧急采购项目。

联合国项目事务署允许紧急采购使用简化的采购流程，目的是为了不违背联合国项目事务署采购原则的前提下，在紧急情况时可做出迅速反应。对于联合国项目事务署而言，启动紧急采购程序的情况仅限于本条第15.4条所规定的情况。此外，联合国项目事务署如需启动紧急采购程序，须事先获得行政首席采购官的批准。

15.4.1 紧急情况的定义

紧急情况定义为，有明确证据表明发生了一个或一系列事件，对人类生命或生计构成威胁，并且此事件或一系列事件对人类生活造成大规模扰乱。

一个事件或一系列事件可包括以下任一项：第一，地震、洪水、蝗灾等突发性灾害和类似不可预见的灾害。难民涌入、国内人口流离失所或给其他受影响人口带来痛苦的人为紧急情况。第二，因干旱、农作物歉收、虫害和疾病等导致的部分人类或弱势群体的基本需求满足能力受到损害的情况。第三，因突发经济冲击、市场失灵或经济崩溃等原因导致部分人类或弱势群体基本需求满足能力受到损害的情况。第四，受影响国家、政府、联合国组织机构负责人请求，需要联合国项目事务署予以支持的复杂情况。第五，在维护和平、发展、人道主义战略背景下，当联合国项目事务署管理层经过实地判断后，认为必须通过迅速采取行动迫切降低某一风险时。这一风险通常与政治建设相关。通常发生如此情况时，无法通过采用常规采购程序满足紧急需要。启动紧急采购程序时，必须有相关区域采购负责人在与对应的职能负责人、联合国国家工作队（视情况而定）协商后签发支持性声明。第六，行政首席采购官认为属于真正紧急情况的其他事件。

15.4.2 批准使用紧急采购程序

行政首席执行官判定能够合理采用紧急采购程序的紧急情况。除非行政首席执行官批准使用紧急采购程序，否则必须使用标准采购程序。使用紧急采购程序的申请必须以标准格式提交给行政首席执行官，其中应当说明使用紧急采购程序的理由，紧急采购需求，预估的紧急采购采购规模、采购金额等。

批准采用紧急采购程序有一定时间限制，紧急采购招标流程必须在紧急采购程序所规定的期限内启动，但紧急采购合同授予可以在紧急采购程序所规定的期限外进行。联合国项目事务署有义务监测紧急采购程序，并记录相关情况，定期进行审计。

15.4.3 应急采购战略规划

紧急情况通常是由不可预见的事件所引起的。尽管紧急采购程序不易事先预测，但为了确保做好开展紧急采购的准备，联合国项目事务署将紧急采购规划作为采购规划的重要组成部分。以下所列举的活动是联合国项目事务署采取的主动措施：第一，预先确定和登记紧急采购中经常所需产品或服务适合的供应商（提前与有关供应商进行沟通，保证其在短时间内响应紧急采购需求）。第二，确定紧急情况下所需的产品和服务。第三，为紧急情况中通常所需的货物、服务或工程制定标准规范、任务大纲、工作说明书。第四，与紧急情况中通常所需的供应商订立长期采购框架协议。第五，向联合国其他组织确定有关的紧急采购长期框架协议。为了使紧急采购的战略规划具有相关性，参与紧急情况的联合国项目事务署采购官员在每次紧急采购后务必提供相关资料和经验教训。

15.4.3.1 紧急应变小组

在所有紧急情况下，相关业务部门应率先与采购组联络，组成紧急应变小组，确保早期信息交流沟通顺畅以及主动采取积极措施。

15.4.4 紧急采购程序

在紧急采购期间，采购官员可以更改本条所述的采购程序。

当面临紧急采购活动时，采购官员应当：第一，进行逆向采购规划，即从货物交付之时开始规划采购活动，以确定每个采购步骤所需的最长时间（招标、评标、授标、合同签发等）。第二，提前主动确定评标团队组成人员。第三，向参与紧急采购的相关者发出紧急通知，以便其能快速做出反应。例如，合同和财产委员会总部主席、行政首席采购官等。与非紧急情况下适用的常规采购程序相比，紧急采购程序正式性稍显不足，但灵活性更大。即经行政首席采购官自行决定后，可直接向业务部门发出书面指示。

15.4.4.1 资金的可用性

一般情况下，联合国项目事务署在获得采购资金之前不会进行招标，避免将联合国项目事务署的资源投向未经确认的承诺，保护联合国项目事务署在供应商中的声誉。但紧急情况下，联合国项目事务署在获得采购资金之前可以启动招标程序，同时，必须阐述启动这一流程的合理理由。

15.4.4.2 需求评估和要求定义

联合国项目事务署紧急采购产品时，应对产品的功能、性能要求、采购目标、采购预期结果进行评估。应尽可能遵循联合国《采购指南》6.1修订版第4.3条中规定的程序。然而，由于紧急采购往往时间紧迫，所以在紧急情况下确定需求时可无需正式化，但至少应考虑以下四点内容。第一，通常来说，为避免限制竞争，采购需求描述中通常不允许指定或出现品牌名称。但紧急采购中，如果为了有助于阐述所需紧急采购的产品的详细情况，可在紧急采购的需求中出现品牌名称，但必须添加“或同等类型产品”等字样。这是因为，在紧急采购中，若指定采购特定品牌，会存在延迟交货，但其他品牌可随时供货等情形。第二，紧急采购中可以联合国项目事务署事先制定的产品说明、标准规范、任务大纲为基础，再确定更为明确的采购需求。第三，现有的长期采购框架协议可以为紧急采购提供相关借鉴，因此有必要不定时检查长期采购框架协议是否符合当前的需要。如果协议存在于紧急采购清单中，且协议可以充分满足库存可用性和交货时间，则应该依据现有协议下达紧急采购订单。第四，紧急采购中应先考虑购买现货，虽然这通常对于既定需求而言，成本较高。

15.4.4.3 采购

紧急采购程序下没有关于采购的具体要求，但建议优先考虑曾在紧急情况下为联合国系统有过供货经验的供应商，以减少交货期和合同失败的风险。比如，如果可行，紧急采购既可使用现有的长期采购框架协议（包括其他联合国实体的长期协议），也可以考虑使用现有紧急采购名册上的供应商或其他供应商清单。此外，紧急情况下，也可以采购二手设备，从其他采购活动中调拨货物，从联合国其他组织借用货物等。对于采用报价请求招标方式进行的采购活动，没有编制供应商名单的具体要求。但为了满足基本的审计要求，采购文件必须简要说明选择中标供应商的原因。

如果联合国项目事务署认为，紧急采购中加快货物、服务或工程的交付只能通过将合同授予那些受到联合国制裁的供应商来实现，则必须在获得采购组负责人批准的情况下，由行政首席采购官具体审批豁免受制裁的供应商。批准申请必须包含适当的理由以及保障措施的说明。豁免流程有助于减轻联合国项目事务署因使用受制裁供应商而面临的声誉损失和其他风险。

（未完待续，本文由财政部国库司翻译整理）

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