联合国《采购指南》6.1修订版（三十四）

联合国《采购指南》6.1修订版（三十四）

9.5 编制投标文件供评审和授标

应通过在线合同和财产委员会系统以适当的形式向每个合同和财产委员会提交投标文件，包括所需的附件。请谨慎在线填写提交投标文件表格，确保投标文件是独立的，不得包含矛盾的信息。如果投标文件不完整，合同和财产委员会可在审查前予以退回。

联合国项目事务署的任何人员均可为提交官员（SO）。由谁提交投标文件并没有限制规定。提交官员对其提交的投标文件负有全部责任。提交官员可在投标文件中指定另一名同事担任联络人，合同和财产委员会可将关于投标文件的质询发送给该联络人。通过此等的指定，提交官员授权联络人代表其发言。提交官员应确保任何联络人了解提交投标文件及其背景情况。提交官员应尽其最大努力或确保联络人（如果有人提名）在合同和财产委员会会议期间以及（必要时）在会议之后的一段时间内对合同和财产委员会可能提出的关于提交文件的任何问题作出答复。

投标文件未经采购审查员预先批准的，将不予接受审查（见第2.6条）。预先核准的目的是确保投标文件清楚、完整，不包含任何明显的错误或任何相互矛盾的信息。这是采购审查员向提交官员提供的技术援助。鼓励采购审查员就任何可能涉及的流程问题向审批机关提出意见，以便合同和财产委员会进行审查。尽管各投标文件都经过预先核准和核准，但提交官员对其投标文件负有全部责任。

9.6 合同和财产委员会的建议和决定

合同和财产委员会的建议由出席会议的成员以协商一致或简单多数票做出。如果票数均等，主席应投出决定性一票。如欲了解更多有关合同和财产委员会运作程序的具体情况，请参阅OI合同和财产委员会的投标文件和审查，以及“OI 合同和财产委员会成员和职责”。

合同和财产委员会会议纪要、行政首席采购关和区域总监的决定发布在合同和财产委员会总部的内网上。

9.7 紧急情况和突发事件

要求合同和财产委员会按照《紧急采购程序》（EPP）的要求加快审查的规定详见第15.4条。

9.8 回溯和追溯

联合国项目事务署财务条例和细则要求在其签订的任何承诺之前进行授标，例如在签订服务合同之前，对设备发出订单等。在授予合同之前，如果联合国项目事务署作出承诺，或事实上存在承诺的，则视为发生了回溯或追溯情况。合同的回溯（追溯）批准并非采购流程，而是行政程序，允许对不完全按照上述审查和授标程序的行动进行审查和可能的批准。

回溯情况：未经适当授标而已提供服务并收到货物，且在某些情况下，已向供应商支付了一笔或多笔款项；追溯情况：未经适当授标而货物已被订购或已开始提供服务，但货物尚未交付，也尚未提供服务。在某些情况下，已经提交了发票。

在合同双方确定联合国项目事务署与实体之间的合同义务之前，联合国项目事务署财务条例和细则要求不得启动服务或工程，也不得订购货物。除价值低于2500美元的采购活动不需要签订合同外，必须尽力避免在订立合同之前开始启动服务或工程并订购货物的情况。

如果发生回溯（追溯）的情况，则必须获得PA的付款和/或合同批准，PA对回溯和追溯情况的权限包括所涉及的货币价值，如果需要，合同和财产委员会根据门限值进行事先审查。

在回溯（追溯）审查中发现的采购流程中的任何违规行为均可能导致遭受第1.5条“道德标准”中规定的纪律处分。

根据现有预算中是否包含了采购活动，存在两种不同的情况：受审查的采购活动已在预算中得到充分考虑，但未遵守有关预留资金和订立适当合同的程序。在这种情况下，必须遵循回溯（追溯）案例指示中规定的一般程序；（见AI/FPG/2012/01关于“预先融资”的规定）；与受审查采购活动有关的支出超过核准预算中规定的数额。在这种情况下，应与资金来源方就资金问题进行磋商，之后方才开展任何诉讼/作出任何决定。除一般程序外，还应当遵守由于资金不足而进行回溯审查的程序。

联合国项目事务署所有人员都应尽一切努力避免回溯或追溯案件的发生。如若确实发生此类案件，则在支付相关款项之前，需要获得PA的特别批准，或者如果已经实际付款的，此等支付需要由联合国项目事务署依据适当的预算范围认定为合法的费用。必须理解的是，PA的批准不构成、也不得视为对未按照财务条例细则和公认采购程序及时采取适当行动的许可。

（未完待续，本文由财政部国库司翻译整理）

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