竞争性谈判过程“谈何容易”

【来自实践】

竞争性谈判过程“谈何容易”

■ 陈彦光

政府采购竞争性谈判的谈判过程是关键环节，但现行的法律法规对此过程要求较为简略，实际操作中常常出现创造或删减竞争性谈判过程各环节的现象。为此，结合法律法规要求与实操习惯，笔者对竞争性谈判过程重新进行梳理与补充，以保障谈判过程的完整性与合理性。谈判过程的制定不仅要遵守法律法规要求，还需结合实际情况不断进行完善，以充分发挥竞争性谈判灵活高效的特点与优势。

事实上，竞争性谈判是政府采购的常用采购方式之一，适用于采购需求不明确、有较强时效性的采购项目，是一种灵活高效、具备竞争性且较高经济效益的采购方式。通过谈判的方式，在评审过程中补充完善采购需求、合同条款，从而采购到适应需求的标的物。因为不完整或不确定的采购需求、合同条款，缩短了谈判文件和响应文件编制时间，但同时带来了“模糊”采购下的结果是否符合项目实施特点的问题，谈判过程作为解决问题的关键，明确谈什么、怎么谈是至关重要的。

谈判过程中的具体环节

笔者在撰写此篇文章时，财政部已发布《中华人民共和国政府采购法（修订草案征求意见稿）》（以下简称《征求意见稿》），其中对谈判过程、谈判内容、谈判记录作了更详细的要求，为本文撰写提供了很多参考。笔者将结合《征求意见稿》的内容浅谈如何完整进行谈判过程。

第一，为谈判做足准备。在谈判开始前，谈判小组应事前充分了解谈判项目，谈判前应先熟悉谈判文件，在时间允许的情况下还可以制作谈判大纲，利用自身的专业知识提出谈判文件中应该谈判且可以谈判的内容，或者更符合项目实施特点和要求的大纲。在独立审阅供应商的响应文件后，结合供应商情况，以谈判文件或谈判大纲为依据为接下来的谈判作准备。

第二，与供应商进行谈判。在准备充分后，谈判小组与单一供应商进行谈判，谈判过程中给予所有供应商相同的谈判时间，过程中不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息，围绕技术、服务要求、合同条款可实质性变动内容展开。应详细记录谈判过程中谈判小组提出的问题以及供应商的应答和方案，若是供应商无法及时做出应答的，则可以让供应商在指定区域、规定时间内填写供应商应答表，供应商应详细完整地对谈判过程中的问题进行应答。

第三，确定技术方案或是否进行实质性变动。在与所有供应商进行谈判后，谈判小组与采购人代表应对谈判过程、谈判文件以及供应商响应情况进行总结与分析，若是采购需求不明确的，可以在这个环节对供应商提交的方案进行比较，并从中选出契合项目的方案。同时采购人代表可以结合项目实施特点确定是否进行实质性变动，若发生实质性变动，则应该书面通知所有参与谈判的供应商。

第四，提交最后报价。在确定最终方案或发生实质性变动的供应商重新递交响应文件后，谈判小组向符合条件的供应商发出最后报价通知，并要求其在规定时间内进行报价，谈判小组根据最后报价选出成交候选人。至此整个谈判过程完结。

上述谈判过程也可适用于不见面形式的谈判，只需将谈判文件的交互和沟通转移到线上即可。

谈判过程中的问题与优化

实际工作中容易忽略的一点是在谈判文件编制时对可实质性变动的内容确认范围。绝大多数的谈判文件在编制时，只是简单地在评分办法处将技术、服务要求、合同草案作为可实质性变动的内容，这样做的好处是使谈判实质性变动的范围变大，可以让采购人最大程度地行使其在谈判中变动的权力，但是这也容易造成谈判过程的“失焦”，谈判小组无法找到谈判的重点，使谈判过程流于形式，从而使谈判成为一种提交二次报价的招标投标形式。因此，在谈判文件编制过程中可以对可能发生实质性变动的条款具体细分项进行明确，在谈判过程中围绕这些细分项展开，缩小实质性变动范围，这样，谈判小组可以更快地找到项目实施的重点，从而发挥他们的专业能力，在谈判过程中提出具有建设性的意见与方案，使采购结果更加符合项目实施与合同履行的要求。这种方式要求谈判文件编制人员对项目特点有深刻的理解和过硬的专业知识，同时熟悉谈判的过程，才能从繁琐的采购需求中提炼可以实质性变动的内容。可想而知这种方式实施起来存在较大的难度。因此，对于实质性变动范围的确认，还需各采购人或采购代理机构结合实际情况进行选择。

当然，在具体实施过程中，还需进一步优化和改进，例如谈判文件发生了实质性变动后，供应商应该以什么形式和格式编写响应文件，根据《政府采购非招标采购方式管理办法》（财政部令第74号，以下简称“74号令”）第三十二条的规定，“供应商应当按照谈判文件的变动情况和谈判小组的要求重新提交响应文件”，谈判小组可以要求供应商依照谈判文件的格式重新递交完整的响应文件或只针对实质性变动提交响应文件，前者可能会对采购周期造成影响，后者可能会因响应文件的不完整而发生前后不一致的现象，从而增加评审难度。因此，在谈判过程的订立时不仅需要满足法律法规要求，还需要对实际操作中出现的问题进行多方面的考虑。

综上，笔者想重申一下，谈判过程具体实施步骤的制定需要结合法律法规、项目特点、实际操作等多方面综合考量，并在实操过程中不断优化。

（作者单位：广西机电设备招标有限公司）

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