联合国《采购指南》6.1修订版（十六）

联合国《采购指南》6.1修订版（十六）

6.5 招标文件的组成部分

联合国项目事务署的招标文件为书面文件，由以下部分组成：1.邀请函；2.投标人须知；3.评价标准；4.要求明细表；5.可退还的投标表格或附表；6.契约信息。

虽然招标文件的细节和复杂性可以根据要求的性质和价值而变化，但每个招标都必须包含能让投标者了解联合国项目事务署需要并准备有意义报价所需的所有信息和适当的条款。因此，招标文件必须包括与特定采购活动有关的所有信息，并尽可能简洁。

由于招标过程完成后，不需要引入新的要求，也不能改变现有的要求，关键是在现阶段提供所有相关信息。

招标文件的各个组成部分应包括以下信息。这些资料要么已经列入联合国项目事务署的标准模板，要么必须在发出招标文件之前填写完毕。

6.5.1 邀请函

招标文件的第一页必须包括邀请供应商提交报价的信函，并包括对具体采购活动的参考(标题和参考号)，以及文件中各章节的清单和发布的证明文件。

6.5.2 投标人须知

“投标人须知”一节包括向投标人解释招标过程所依据的规定和条款，采购官员不得更改这些条款。下文提供了详细信息和投标人须知部分中相关条款的指南：

a）招标范围：采购活动的简要说明应包括编制响应性和有意义的报价所需的所有信息，并可包括采购活动的背景和采购活动的预期目的。此外，如果招标过程是为了建立长期协议（LTA）或一揽子采购协议（BPA）而进行的，则应在此处进行解释。

b）明确联系人：负责招标过程的联合国项目事务署采购官员的姓名和联系方式。也可以包括来自采购部门的通用电子邮件地址的详细信息或在电子采购系统上予以明确的机制 （如果投标是通过电子采购完成的）。

c）修订：招标文件必须规定，招标文件的任何附加信息、澄清、错误更正或修改将在截止期前分发并以书面形式通知投标人，以便投标人采取适当行动。如果招标过程遵循有限竞争原则，将以书面形式通知直接从联合国项目事务署收到招标文件的所有投标人，如果进一步采取公开竞争，则将修订稿公布在网上。同样，必须告知所有供应商具有修改或更正投标书或提案的权利，前提是联合国项目署在提交截止日期之前收到任何此类修改或更正的书面通知。

d）澄清或招标前会议和现场考察：招标文件必须向供应商传达有关投标前会议或现场考察的地点、日期和时间的任何信息。此外，必须在招标文件中明确说明必须或可选的出席人，书面告知或电子告知（例如通过Skype）皆可。招标前会议是一个公开讨论会，讨论潜在供应商的问题。必须准备讨论会的会议记录，并将其附在招标文件之后，通过直接通知出席的供应商并在公开竞争的情况下在线发布，分发给投标人。

关于工程，建议举行一次投标前会议，明确投标方必须了解的关于联合国项目事务署工程合同的最相关的各点要求，例如合同中所规定的不同作用和重要阶段；必须提供的担保和保险；以及支付、扣押、索赔和变更的流程。更好地了解联合国项目事务署的期望和所需的合同管理，这将有助于提高投标质量，并减少可能拖延项目执行的误解。

总的目标是在采购过程中实现更好的性价比。招标文件应明确说明参加招标前会议或实地考察的费用应由潜在投标人承担。工程现场考察的必要性应在采购部和项目经理逐案共同讨论并达成一致后决定。实地考察使潜在的投标人有机会对要求有更清楚和深入的了解。如果投标人参加投标前会议或现场考察，必须在招标文件中明确说明。

e）招标有效期：必须要求供应商在规定的天数内保持其报价的有效性(对于正式招标方法，通常为60天或90天，对于非正式招标方法，则为30天），但如果采购产品的价格波动很快（例如原材料、石油产品），则可以降低报价，提供评估报价和授予合同的时间。

f）局部投标或标段投标：有关是否接受局部投标的信息（通常在招标文件中分为多个标段）以及是否将发出分割订单的信息，其必须包含在招标文件中。

如果将要求分为各个部分或标段，招标文件必须说明联合国项目事务署有权给这样的供应商授标，即该供应商可对所有部分或标段，或每个部分或每个标段提供最佳报价。

如果预计会出现订单拆分（将部分项目的合同授予一个以上的供应商），联合国项目事务署也必须在招标文件中规定在几个供应商之间拆分合同的权利。

在决定是否拆分合同时，必须将以较低价格购买物品可能节省的费用与联合国项目事务署订立若干合同的交易费用以及与合同有关的供应链、后勤和担保问题进行比较。在决定是否拆分合同时，还应考虑到通过向较小的供应商提供准入机会和考虑当地能力发展来增加供应商多样性的机会。

如果同时在一个或多个招标中投标多个标段，并且单个投标人可能投标多个标段或任务，那么在各个过程之间建立联系是很重要的。这可以通过以下方式实现：通过将所有任务以多个标段的形式组合在一个标书中；通过发布单独的投标书，在这种情况下，必须在每个单独的投标书中说明它与其他投标书有联系（即在每个投标书中说明，在确定供应商授予多个合同的能力时，资格标准评估将考虑到在其他相关的投标书中已经做出/推荐的授予投标书）。

g）备选投标或报价：备选报价是指不符合投标书的确切要求的报价，或可能通过超过请求的最低性能参数而代表对原始报价的改进，并且由供应商提出，作为满足最终用户需求的可选方式。在考虑更具可持续性的选择时，备选报价可能是一个有用的工具。以下是处理备选报价的不同方法；招标文件必须说明哪种方法适用于具体投标：i.不接受备选报价；ii.接受备选报价。在这种情况下，必须明确如何处理：只有提出了一个相对最低评标价格且实质上符合报价的备选投标，且该备选报价不超过第二低评标价格且实质上符合报价的价格，才可以考虑备选报价；备选报价与其他原始报价同时进行评估即（允许投标人根据要求提供一个以上的技术解决方案—多个报价，每个报价将单独评估）；不得考虑不符合强制性标准的备选报价。对于招标过程中的服务采购，通常可接受备选报价。

h）投标货币：除非与客户签订的项目协议中规定了具体的投标货币，否则说明书应说明必须以何种货币报价。此外，必须说明合同将以联合国项目事务署在招标文件中确定的货币发布，付款将以合同约定的货币进行。如果根据项目协定允许以一种以上的货币收到报价，联合国项目事务署应使用收到报价截止日期适用的联合国业务汇率将价格换算成单一货币。

i）关税和税收：联合国《特权和豁免公约》第二条第7款规定，除其他外，联合国，包括作为附属机构的联合国项目事务署，免征除公用事业服务费以外的一切直接税，并免征进口物品的海关限制、关税和类似性质的费用或出口供官方使用。招标文件必须说明，所有投标文件的提交均应扣除任何直接税和任何其他为评标而应支付的税费；因此，交付的完税后交货（DDP）国际贸易术语解释通则 （Incoterms）不得用于货物招标文件（详见第6.5.3.3节“财务标准”和第13.5.1.1节“税收”）且法律顾问必须批准此规则的例外。

（未完待续，本文由财政部国库司翻译整理）

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