联合国《采购指南》6.1修订版（七）

联合国《采购指南》6.1修订版（七）

2.5.2.2 长期协议(LTA)和授权(DOA)

所有新的长期协议(LTA)，不论其价值如何，都必须由总部合同和财产委员会(HQCPC) 进行审查，并由执行首席采购官(ECPO)裁定，但已经生效的长期协议(LTA)除外，这些协议是由联合国其他组织根据第14章“合作”的规定制定的。这是因为每一个长期协议都是根据一个单一的招标活动而制定的，但在其有效期内可能包含大量的框架采购订单。针对单一长期协议(LTA)的所有框架采购订单将出于相同的目的进行发布。考虑到任何业务单位都可以针对已制定的长期协议(LTA)发出撤销令，因此存在这样一种内在风险，即同一目的的撤销令总额可能超过合同和财产委员会(CPC)审查的阈值和授予合同的相应授权(DOA) 级别。为了避免这种情况的发生，所有长期协议(LTA)都毫无例外地需要由联合国项目事务署进行审查，而不管预计总值和需求存在怎样的复杂性。

2.6 采购审核员

采购审核员由采购组(PG)总干事指定，承担以下职责:

1. 在采购授权(PA)获批之前，对以下文件进行预批:信息邀请书(RFI)、意向书(EOI)请求、资格预审邀请、短名单和正式招标方法(ITB和RFP)下的招标文件，包括其修订;

2. 审查和裁定提交文件的预批准:

a)清算机构提交给合同和财产委员会(CPC)的清算申请。关于阈值的更多信息，见第9.4节“合同和财产委员会审查范围”。注意:根据第9.5节，在这种情况下，预许可的范围仅限于确保提交文件清晰、完整，不包含任何明显错误或任何矛盾信息;

b)提交的文件低于采购授权(PA)直接裁定合同的合同和财产委员会(CPC)阈值，包括:进一步使用正式招标方法和金额等于或高于50,000美元的预选方法裁定;低于50,000美元的如果进一步使用正式招标方法的例外情况(根据第6.8.1节定义的财务条例和细则第18.05(a)(i)条规定的例外情况裁定除外);修正;事后和追溯。

3. 确保预先核准的采购行动符合联合国项目事务署的采购原则和最高诚信标准，包括在授标前进行了适当的供应商背景调查;

4. 就采购程序和接收报价、开标和评标小组组成的人员任命向业务单位负责人提供建议。向被任命的个人说明保密和诚信的重要性;

5. 提供一般采购建议，并为其所在业务单位和地区的采购从业人员给予指导帮助;

6. 就业务单位提交的案例向合同和财产委员会(CPC)提出意见;

7.支持采购组(PG)沟通并向其业务部门和地区推广新的和修订的采购程序、模板、系统，以及逐步采用可持续采购做法。

注意:如果采购授权(PA)人员不是采购审核员，则其不能授权、签署或批准在提供此类预批准之前需 要预批准的采购活动。当采购审核员拒绝授予合同的预审申请，且采购授权(PA)人员认为应建议授予合同时，采购授权(PA)人员应要求合同和财产委员会(CPC)进行审查以及给出合同授予的建议，而无需采购审核员进行预审。相反，采购授权(PA)人员将预先澄清任何此类授予合同的请求，并应在向合同和财产委员会提交的文件中以书面形式解释采购审核员没有预先澄清的情况;对于合同裁定以外的采购活动，当采购审核员拒绝提供预先批准，且采购授权(PA)人员认为应提供批准时，采购授权(PA)人员应与采购组(PG)总干事协商，后者将做出最终的预先批准决定。

采购审核员的最新名单连同提名过程的资料保存在采购组的内联网上。

联合国项目事务署所有采购审核员必须在规定的完成时间内完成联合国项目事务署采购培训战略中为这一角色设计的必修课程。

2.7 问责

联合国项目事务署所有工作人员都对总干事(ED)负责，确保他们在执行公务过程中经常采取行动。联合国项目事务署人员如采取任何违反财务条例和细则或其他相关法律文书的行动，可对此类行动的后果承担个人责任和财务责任(财务条例和细则第 103.2 条)。

由于联合国项目事务署在采购过程中使用公共资金，必须适当注意确保这些资金仅用于预期用途。持有授权(DOA)许可的个人必须特别小心，以确保其行动或由其监督的人员采 取的行动符合财务条例和细则和其他相关立法文书的规定。

2.8 职责划分

职责划分是一种内部控制机制，用于确保没有单个个人或组织单位承担一项以上的相关职能。联合国项目事务署内各采购单位应保持对采购过程关键步骤的责任划分。

在采购过程中，有两个领域实行职责分离:

1)企业资源规划(ERP)系统中的采购周期(联合国项目事务署) 联合国项目事务署根据其职能向工作人员提供简介，该系统执行以下职责划分措施:制定采购订单的人员不能批准采购订单;批准采购订单的人员不能批准财务凭证；制定或修改供应商的人员无批准权限。核准系统内新供应商的权利与采购职能分开，由联合国项目事务署曼谷共享服务中心(BSSC)负责执行;任何合理角色的组合都必须得到业务部门总干事或支持主管的批准。

2)企业资源规划(ERP)系统以外的采购过程下列职责划分适用:除第7.4.1条的规定外，为正式投标工作而发出的邀请必须包括至少一名不参与采购过程后续各阶段的人员;评估小组符合第8.2节的规定; 在采购授权(PA)人员直接和亲自进行采购的情况下(例如，如果采购授权人员是评估小组的成员)，采购授权人员不得授予合同或采购订单或对其进行的修改。在这种情况下，所有的合同文件，采购订单，或其修改，必须提交给另一个采购授权人员，其具备针对该项目的有效授权(DOA)和适当的授权级别。尽管有上述规定，采购授权人员在执行采购程序时，仍可行使其余的授权(例如批准短名单和签署招标文件)。

对一些采购单位，特别是小型采购单位，可能无法按要求将上述职能划分开来。任何偏差必须妥善记录在文件中，并由该单位的主管或支持主管批准。在这种情况下，至少必须通过确保即使由同一个人执行采购职能，该个人也以各种职能的身份执行任务，来确定上述职能的划分。

（未完待续，本文由财政部国库司翻译整理）

本报拥有此文版权，若需转载或复制，请注明来源于中国政府采购报，标注作者，并保持文章的完整性。否则，将追究法律责任。