对政府采购电子档案管理的一些浅谈

【一家之言】

对政府采购电子档案管理的一些浅谈

■ 刘毅

随着政府采购活动全流程电子化水平的不断提高，传统的纸质档案方式将逐步减少，而尽快完善电子化档案管理工作值得档案管理人员认真思考研究。因此本人结合工作实际就政府采购电子档案管理作一些粗浅探讨，以期为业内提供相关参考。

政府采购电子档案管理的必要性

第一，法律法规的规定。《中华人民共和国政府采购法实施条例》第四十六条和《政府采购代理机构管理暂行办法》第十六条均有规定，采购文件可以采用电子档案方式保存。相关电子档案应当符合《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）《中华人民共和国电子签名法》（以下简称《电子签名法》）的要求，《中华人民共和国政府采购法实施条例》释义亦对电子档案保存作了进一步明确。另外，《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令87号）第三十九条规定：“采购人或者采购代理机构应当对开标、评标现场活动进行全程录音录像。录音录像应当清晰可辨，音像资料作为采购文件一并存档。”电子档案能保存开评标过程的音视频监控录像影音文件，是纸质文件所无法比拟的。这些法律法规既为政府采购档案管理指明了发展方向，也为政府采购电子档案管理提供了法律依据。

第二，客观实际的需要。随着现代电子信息的迅猛发展，电子档案管理已是档案管理急需适应的一种新模式。各地全流程电子化采购和远程异地评标的不断推进，其档案管理除了传统的少量纸质文件，更多的是通过电子交易系统、竞价系统、监控系统获取的电子招标文件、电子投标文件、电子评标报告、照片、线上合同、音视频等电子文件及元数据，传统的纸质档案管理模式已逐渐不能适应现实发展的需要。政府采购档案存储时保存电子档案数据，利用时可计算机网络提供，必要时打印纸质档案证明，其优点是传统纸质档案望尘莫及的。首先是归档操作快捷。实现采购文件归档操作手工化到归档操作计算机化的转变，把业务和文档人员从纸质与电子文件归档立卷的圈子里解脱出来，解放生产力、节约工作时间，同时降低档案的误差率，提高工作效率。其次是归档成本降低。实现采购项目档案保管由传统的“库房+柜架+案卷”方式转变为“机房+介质存储+数据”的方式，能容纳多种格式信息，具有容量大、集成度高、携带方便的特点，节省保管空间，降低管理成本，减少打印纸、墨粉、档案盒等资源耗费，利于节能减排、绿色低碳发展。最后是提供利用方便。电子档案检索、识别快捷，且档案利用可由现场提供纸质档案形式转变为计算机远程提供电子档案形式，提高查档效率，更有利于采购档案利用及服务监督检查。

我国政府采购电子档案管理的现状

目前，我国政府采购电子档案管理存在三方面的问题：档案管理不够规范；档案管理意识不强；管档人员水平有待提高。

首先，档案管理不够规范。就我国政府采购电子档案管理发展而言，目前还处于起步阶段，有许多的操作并不规范，不符合《档案法》和《电子签名法》的规定，不满足电子签名法的数据电文原件形式和文件保存要求及数据电文要符合可靠电子签名的三个条件，电子档案分类、档号命名也还不太规范。同时配套的软硬件水平不高，一些代理机构除了计算机、复印机、扫描仪、装订机等常规设备以外，未配备档案数字化管理软件、监控录像自动刻录机、移动硬盘和安全防护软件等，部分档案管理软件没有通用性和兼容性，对采购档案信息的纵向沟通产生影响，最终使信息的互调和共享很难利用电脑实现。

其次，档案管理意识不强。政府采购业务档案是政府采购活动的历史记录和有效凭证，具有重要的查考价值和证明作用，但部分代理机构未认识到政府采购档案管理工作的重要性，政府采购档案管理制度不够健全，档案存储条件落后，档案霉变、散失损坏、电子文件无电子签名或数字印章等在一些地方时有发生。近年来，在财政部门对代理机构的监督检查中发现，各代理机构档案管理不规范，档案资料不完整，开评标录音录像未刻录保管，无合同及履约验收资料等已成为共性问题。

最后是档人员水平有待提高。各代理机构不注重对档案管理人员的配备和培训，政府采购档案管理人员专业素养与职业水平普遍较低，甚至多数人无相关工作经验，更很少参加过电子档案管理和保密知识的系统培训，从而不能掌握我国现行政府采购有关程序与档案相关法律规范，不能熟练掌握相关电子信息设备的运用，在管理过程中缺少安全保密意识，导致档案管理人员不熟悉电子文件归档和电子档案的管理，使其不能有效完整收集、整理和归档等，造成政府采购电子档案管理效率不高，同时电子档案保密性存在诸多不足和漏洞，比如许多拷贝和复制的信息没有保护措施，导致档案信息泄露，15年保存期未满而介质保质期将至的电子文件，未及时进行复制备份，最终导致档案丢失等现象。

三个建议提升政府采购电子档案管理

第一，完善电子档案管理制度。建议在原有制度的基础上，制定并完善电子档案管理制度，明确归档范围和保管期限，确保档案的完整性；明确管理机构和分管领导、项目经办人员、档案人员的权限及归档节点的责任分工，做到各司其职，各负其责，同时建立业务培训机制，提高档案管理人员的现代化水平；提出具体的归档技术与业务要求，确保归档的电子文件具备证据价值；确定电子档案分类方案、档号命名规则，规范归档操作流程；建立电子档案数据管理机制，确保电子档案数据的安全；严格执行电子档案数据备份制度和电子档案销毁工作程序，做到万无一失；明确电子档案利用群体、利用登记、利用审批、利用范围、利用方式等内容，充分发挥采购档案服务统计分析、经验总结和接受监督检查及司法调查的作用；明确电子文件归档和电子档案管理工作考核机制，量化考核指标，实行月份绩效考核与年终工作考核相结合的办法，强化规章制度的落实。

第二，提高电子技术水平。建议政府采购电子交易系统能够实现CA认证、电子印章、个人电子签名、身份识别、模板文档等技术的综合运用，并增加采购项目电子档案自动生成功能。电子交易系统、监控系统、竞价系统和电子文件归档系统要实现无缝对接，使用统一的CA证书登录，并采用数字签名，以确保自动获取的归档电子文件及元数据的真实、完整，同时在电子档案信息网络中还要采用防火墙、数据加密、存取权限控制、防病毒入侵检测和云端备份等技术保护措施，电子档案的存储介质也要与时俱进，与电脑软硬件要兼容可读，以确保电子档案的安全性和可用性。

第三，规范档案分类命名规则。在国家暂无本行业统一的电子档案管理具体规定的情况下，建议政府采购电子档案可采用年度-类别-项目分类法，即以年度为界限，以货物、工程和服务为类别，以采购项目名称为单元的分类法；电子档案档号可采用年度-类别代码-项目-件号，其中年度为该电子文件形成的年度，类别代码货物类为01，工程类为02，服务类为03，项目代码为同一年度、同一类别下排列流水号，件号为同一年度、同一类别、同一项目下按归档文件形成时间排列的流水号；电子档案文件夹可采用项目编号或档号命名，文件夹名称和档号均要具有唯一性和关联性，便于检索。

（作者单位：四川省仪陇县公共资源交易中心）

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