做好紧急采购的预判与预案

【美国紧急采购政策介绍系列专题报道(2)】

编者按：上一期的专题报道中，《中国政府采购报》向读者介绍了美国《联邦采购条例》第18章有关紧急采购的原则和程序等内容。本期，我报节选、编译了美国联邦政府采购政策办公室出台的《紧急采购指南》第一部分内容，以飨读者。

做好紧急采购的预判与预案

——美国《紧急采购指南》第一部分

应对紧急情况行采购执行部门提前制定预案应考虑主要七项内容：

■紧急情况的类型以及不同阶段的响应方式

■不同紧急情况下的采购方式、合同条件以及支付方式

■需要支援的其他机构以及与之签订的协议

■紧急采购款项的来源和审批

■运输和提供服务时可能会遇到的情况以及应对办法

■管理总则以及对采购官和供应商采购绩效管理

■相关法律问题

美国总统预算管理办公室（The Office of Management and Budget，简称OMB）下设联邦政府采购政策办公室(the Office of Federal Procurement Policy,简称OFPP)于2007年制定出台了《紧急采购指南》（Emergency Acquisitions Guide），旨在有预见性地、有效、灵活应对美国紧急状态下的政府采购工作。2011年根据美国当时情势需要，OFPP对上述旧版本的紧急采购指南进行修改和完善。修订后的指南并不意味着取代其他紧急采购政策。OFPP建议美国的各行政机构应对紧急情况的采购活动将该指南与美国《联邦采购条例》一起阅读。

修订后的《紧急采购指南》分为三部分。其中第一部分内容为，行政机构和执行采购的部门应提前做紧急采购的预判与预案，以提高紧急采购响应能力。具体从紧急采购需要考虑的事项、紧急采购需要考虑的人力资源配置与安排、内控问题、合同中止四方面进行阐述。

制定紧急采购计划需考虑七大事项

尽管紧急情况不可预测，但是行政机构应该对如何应对紧急情况有与之相关的规则与程序。在紧急状态下，行政机构的采购部门如果及时响应采购需求或提前制定了采购预判与预案，可有效进行救援活动、挽救生命，减少国家财产损失。因此，美国各行政机构可根据以往不同地区、不同部门所遇过的紧急情况，确定紧急采购所需的货物、服务或工程，从而制定紧急采购预判与预案计划，明确紧急采购各项工作人员的职责。另外，紧急采购项目的供应商应与其他工作人员，如项目经理、物流人员或法律顾问在紧急状态下可以紧密合作，便能最快达成共识，满足行政机构紧急采购需求。

《紧急采购指南》建议各行政机构的采购部门制定计划时需考虑以下七项内容：第一，紧急情况的类型以及紧急情况不同阶段相关的货物、服务或工程采购需求以及不同阶段的响应方式（紧急事件最初发生时与恢复阶段的响应并不相同）；第二，不同紧急情况下的采购方式、合同条件以及支付方式；第三，不同紧急情况下需要支援的其他机构，与之签订的相关协议时需要明确的角色和责任；第四，紧急采购款项的来源和审批；第五，紧急采购在运输和提供服务时可能会遇到的情况，以及应对这些情况的办法；第六，行政机构采购部门的管理总则以及对采购官和供应商采购绩效管理；第七，相关法律问题。

三方面为紧急采购人员配置做预备

在紧急情况发生之前应该预见人员配置的问题，重点是对紧急采购关键岗位人员的培训、订立合同小组及时响应的能力的提升以及紧急采购良好部署等三方面内容的预备。

首先，建议日常工作中各行政机构的采购执行部门适当进行一些演练，一方面通过演练发现紧急采购预案的不足，从而修改完善预案内容；另一方面，要让全体采购人员熟悉联邦以及不同州、县（教区／市镇）公共部门的紧急采购程序，避免出现采购无序的状况。美国联邦紧急事务署（Federal Emergency Management Agency，简称FEMA）作为一个独立的、直接向总统负责的机构，其任务是在紧急情况下，制定计划、恢复受损场所、减轻灾害损失或者防止灾害发生。其下属的紧急事态管理学院（Emergency Management Institute简称，EMI）为所有公民提供了全国突发事件管理系统（National Incident Management System，简称NIMS）和突发事件指挥系统（Incident Command System，简称ICS）的在线课程。对所有行政机构的采购部门、采购人员提供了紧急采购的线下课程。另外，美国政府为国防采办工作人员所组建的大学——美国国防采办大学（Defense Acquisition University，简称DAU）与国防部服务商一起合作，将美国国防部紧急采办合同课程标准化。以确保紧急情况下训练有素的采办人员能够及时准备采购合同。这项课程的主要内容包括：采办任务支持计划、采办任务执行计划、采办任务绩效评估、联合应急合同、简化采办程序、电子合同等。因此，建议各行政机构的采购部门根据上述资源进行培训和学习。

其次，建议负责紧急采购的部门应预先成立一个紧急采购合同订立的小组，以便发生紧急情况可短时间部署采购工作。另外，行政机构采购部门应考虑提前建立基本订购协议（Basic Odering Agreements简称，BOA）或一揽子采购协议（Blanket Purchase Agreements，简称，BPA）将预期发生的采购项目集合在一个采购协议中，与一家或多家供应商签订并确定所需采购项目、预计数量、价格折扣等，以便在紧急情况下借助私营部门获得更多采购便利和支持。另外，负责紧急采购的部门还应考虑与国防合同管理局（Defence Contract Management Association，简称DCMA）或联邦总务管理局(U.S. General Services Administration,简称GSA)合作制定紧急采购计划、评估供应商的能力以及合同管理；与国防合同审计署(Defence Contract Audit Agency,简称DCAA)合作评估采购项目成本的合理性和合同的审核。

最后，建议紧急采购需要活动良好部署。美国首席采购官理事会的工作职责在于帮助采购人员规划紧急采购事项和解决紧急采购出现的情况。理事会创建了网站为各行政机构提供有关紧急采购政策、程序、最佳实例、培训资源等信息。不仅如此，该网站还提供了其他网站链接，如由卫生和公共服务部和国土安全部管理的页面，其中有关预防大型流行性感冒的信息。另外，美国首席采购官理事会建议签约采购合同时需要携带“工具包”。其中包括但不限于认股权证、笔记本电脑（具有无线功能和太阳能充电器）、带充电器的手机或卫星电话、美国政府公务卡（包括：政府采购卡和政府旅行卡）、便利支票（编者注：便利支票用于支付不接受政府采购卡和信用卡的供应商。仅在无法使用“快速通道”时才应使用它们。便利支票只能用于购买金额不超过2500美元的商品，并且如果单笔交易或每月信用额度都被超出，将被拒绝使用。）、空白合同表格、无线通讯设备、基本办公用品、工作徽章以及其他政府签发的身份证件、重要联系电话清单、受灾地区以及周边的地图、被授权的闪存移动存储器、广域网访问连接服务器、光盘、《紧急采购指南》电子副本。另外国防部编制了一份应急合同手册《应急合同：21世纪联合手册》其中包含了采购合同官所需的实用信息。美国首席采购官理事会认为，尽管该手册的内容适用于国防部采购工作，但是有关“应急采购资金和采购流程”“合同授予与管理”等内容可能对所有从事紧急采购的工作人员所有帮助，建议相关从业人员阅读、学习。

运用紧急采购灵活性的前提是做好内控工作

行政机构的采购部门在必要时要审查所在机构的采购制度，确保应对紧急采购程序和紧急采购过程会出现的问题。采购部门负责人应提前做好准备工作，以便可以迅速了解紧急采购限额门槛可以调高的限度。首席采购官应熟悉各类采购适用的门槛以及紧急采购灵活性权利。此外，遇到紧急情况，行政机构采购部门可优先处理以下事项。

第一，加快认证流程。行政机构可为采购合同官员开辟认证事项“绿色通道”。（编者注：美国实行的是联邦承包合同制度。即，行政机构授权任命的“采购合同官员”进行采购合同工的签订。行政机构对采购合同官员的授权范围和界限有明确规定，并向所有的供应商明示。）对于这些采购合同官员，美国建立了“联邦承包采购认证计划”（The Federal Acquisition Certification in Contracting，简称FAC-C）该计划的目的是对从事合同订立的官员进行岗位教育、培训。FAC-C适用于除国防部之外的所有行政机构的采购部门。FAC-C包含三级认证。拥有FAC-C认证是采购合同官员被公认为可以履行合同订立的职能基本要求之一。尽管FAC-C的培训要求与美国国防采办队伍改进法DAWIA认证的培训要求相近，但并不完全相同。特别值得注意的是，拥有DAWIA认证的采购官员被视为等同于拥有同一认证级别的FAC-C认证标准，但是拥有FAC-C的认证资格证书的采购员并不视同于同一级别的DAWIA认证标准。

第二，灵活运行政府采购卡的限额规定。行政机构的采购部门应当对紧急采购时政府采购卡额度使用的灵活性提前有相应的政策规定。（编者注：美国联邦政府为采购官员提供了政府采购卡从事小额采购活动。只用于“政府采购卡购物清单”所列项目，且采购金额不超过2500美元。）政府采购卡计划的负责人，有义务对持有政府采购卡的采购执行部门人员培训，交易限制、采购特殊情况报告等内容，以便在紧急情况下对于小额采购限额以上的情况作出灵活性安排，如适当提高每天或每月的采购限额标准。（编者注：一般而言，美国政府采购卡是专人使用；采购信息联网，财务管理系统及时汇总，审计部门可随时抽查；采购限额控制在单次不超过2500美元，每天不超过5000美元，每月不超过50000美元；定点采购不能随便到定点范围之外刷卡。）采购部门应提醒采购卡持有者，每月单次的采购限额不会因为紧急情况提高了每天或每月的采购限额标准而自动增加。

第三，应对紧急情况的合同问题，采购部门应提前做好准备。

首先是合同审查。检查当前的采购合同审查程序，以确定如何应对紧急情况下快速应对合同审查程序；建立紧急采购合同审查灵活性和提高采购限额标准有关的业务许可要求；了解紧急采购合同审查关键岗位的人员以及在紧急情况下如何与他们联系。如，发生紧急情况，首席采购官必须知道联系哪位律师、合同签订官是谁以及如何联系他们。

其次是合同文本。针对紧急采购合同文本，采购部门在需要紧急响应或部署之前应制定好紧急采购合同文本。紧急采购合同文本有助于当前的合同管理，并可为将来的紧急决策提供有用的见解。紧急采购合同文本应包含紧急情况下所需的所有必要表格和信息。这将既确保紧急采购文件规格和一般采购文件规格保持同样的规范，又为合同订立人员提供快速参考。在紧急环境中，正确的合同文本是必需且不容忽视的重要元素。

最后是因地制宜。采购执行部门还应考虑将紧急救济和重建工作移交给发生紧急情况的当地公司，除非行政机构负责人以书面形式提出反对意见。

预先准备紧急采购合同终止条件

行政机构的采购部门应预先准备好在紧急采购中的合同终止条件。不论采购合同官还是采购合同技术代表是否能在现场审核。在紧急情况下，由于相关人员配置问题可能会引起紧急采购合同履行或赔偿金方面出现问题，因此采购部门有必要提前对紧急情况下的采购合同终止条款或意外赔偿条款作出明确规定。这样可以快速终止采购程序减少合同终止所带来的经济负担。在某些合同中，可以制定合同快速终止条款，这些条款比一般的合同终止条款的条件更简单。

（编译/昝妍）

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