大型公立医院电子期刊采购入库研究

■ 田新雨 郭捷 刘洁

近年来，在数字信息化技术迅速发展的背景下，电子阅读已成为大势所趋，电子期刊发行量也在持续增加，并逐步成为公立医院订阅期刊文献的资源主流。与传统的纸质期刊相比，电子期刊具有检索便捷、传递迅速、储存占用空间小、可同时供多人使用等优势，符合大型公立医院对文献资源要求的获取便捷、信息覆盖广泛的特点。然而，由于电子期刊没有实体，不像纸质期刊会因年限等因素产生不同程度的破损进而需作报废处理，对于电子期刊采购工作结束后是否入库、如何入库至今未形成标准化的解决方式。鉴于此，研究电子期刊入库，对促进各医院图书馆电子期刊采购工作的健康发展有着重要意义。

电子期刊采购入库现状分析

一般而言，根据品目不同，可将政府采购项目分为货物、服务和工程三类。作为事业单位，公立医院采购电子期刊适用《政府采购法》等相关法律法规。笔者使用信息检索方式对中国政府采购网最近半年来（2019年3月-2019年9月）所有包含“电子期刊”的文本进行检索统计，共检索出项目93个。其中，使用单一来源方式采购的项目有42个，使用公开招标采购的项目有43个，二者数量基本相当，不难看出，公开招标和单一来源构成了电子期刊采购方式的“主力军”，剩余项目则分别采用了竞争性谈判、竞争性磋商、询价和比选，仅占项目总数量的9%。同理，对所有包含“纸质期刊”的文本进行检索，共检索出采购项目49个，具体采购方式包括竞争性磋商、公开招标和竞争性谈判。将上述项目按照品目分类，得到表1。

如表1所示，在最近半年的时间里，期刊按照货物品目、服务品目采购的项目分别占到已分类项目总数的79%和21%。虽然表格中项目数量的多少很难代表当前社会整体期刊采购的组成情况，但也从一定程度上说明，目前越来越多的单位在订阅期刊资源时选择了电子期刊。从这个角度来看，人们对期刊采购的观念发生了改变，也就是说，现在各单位期刊资源的构成正在从独立的、有形的纸质期刊转变为联合的、虚拟的数据化期刊，而对单位期刊规模的判断也不再以订阅量的多少来衡量，还要考虑能够通过数据库利用的电子文献资源。

电子期刊按照货物品目、服务品目采购的项目分别占已分类项目总数的75%和25%，说明目前大部分采购项目都把电子期刊归类为货物。除此以外，有一部分项目没有对电子期刊品目进行归类，除有少量存在分包情况的项目难以确定品目外，也可能存在采购人不了解相关专业知识、难以判断电子期刊如何分类的情况。

由于中国政府采购网上公示的项目品目不仅仅停留于货物、服务和工程一级分类，多数还会在此基础上细分到二级分类或多级分类。继续对项目所属品目的分类明细进行分析，得到以下结果（使用“——”隔开的细目，代表符号两端细目中还会有其他细目；使用“/”符号隔开的细目，代表符号两端细目中没有其他细目）：

货物品目下设的明细主要包括“图书和档案”“通用设备——计算机设备及软件”“其他货物”“通用设备——通信设备”“纺织原料、毛皮、被服装具/被服装具”，分类明细繁杂多样，没有统一标准。由于货物需要入库，在这样的前提下，具体的品目划分可能会在一定程度上影响财务工作人员对电子期刊列入哪类库的判断，规范货物类电子期刊具体采购品目势在必行。

服务品目下设的明细主要包括“信息技术服务”“其他服务”“教育服务”“电信和其他信息传输服务”“文化、体育、娱乐服务——图书馆和档案服务” “商务服务”“科学研究和试验开发”“租赁服务（不带操作员）——图书和音像制品租赁服务”。采用前五类明细的项目比较多，这对今后服务类电子期刊划分具体品目有一定借鉴意义。

以A医院某电子期刊采购项目为例。A医院医疗水平在国内处于领先地位，常年接收重症、疑难病人并承担教学工作，对外文期刊需求量很大。A医院的期刊资源分为电子期刊和纸质期刊两大类，全部在医院图书馆中进行保存。某年某月，A医院完成了一批外文电子期刊的采购工作，采购标的共涉及36种外文期刊，预算金额为46万元，未达到政府采购限额标准。根据该医院采购实施细则，确定此项目采购方式为院内比选，具体通过采购电子期刊使用权的形式按服务品目采购。成交供应商需为采购单位开设相应端口，以数据库为载体提供采购单位购买的电子期刊，在收到电子期刊采购款项后，为采购人提供电子出版物发票。A医院收到发票后计入管理费用科目，不进行入库。

电子期刊采购方式及操作流程

目前，财政部颁布的相关会计制度并未对电子期刊入库作强制性要求，实践中，不同单位对电子期刊的入库处理也根据具体情况有所区别。出于这些原因，电子期刊无论入库与否均可，采购人既可按照货物品目将其入库，又可按照服务品目列支费用，不作入库处理。需要注意的是，采购人在采购过程中应严格执行国家政策要求。《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号，以下简称87号令）第七条规定，采购人应当按照财政部制定的《政府采购品目分类目录》确定采购项目属性。按照《政府采购品目分类目录》无法确定的，按照有利于采购项目实施的原则确定。从笔者统计的中国政府采购网最近半年来发布的电子期刊采购项目公告情况看，对该条款的贯彻执行还有待加强。

采购电子期刊，采购人首先要确定电子期刊的品目，在采购结束后重点关注中标（成交）供应商提供的发票是否与期刊采购品目相对应。具体操作流程可参照以下内容。

按照货物品目采购电子期刊的操作流程

采购人确定按照货物品目采购电子期刊后，首先需要根据预算金额决定采购方式。对于预算金额达到采购限额标准以上，或依照采购人单位内部采购规定需参照政府采购方式采购的项目，常用方式为公开招标和单一来源。其次，应参考《政府采购品目分类目录》（以下简称《目录》）“A货物”部分确定标的详细品目。经搜索，《目录》列表包括“电子期刊”，编码为A050105，属于A05图书和档案-A0501图书，因此，根据87号令第七条，项目品目具体应确定为“货物/图书和档案/图书/电子期刊”。再次，采购人应发布采购公告进行采购，按照所确定采购方式的相应流程完成采购，并与中标（成交）供应商签订货物采购合同。最后，在收到中标（成交）供应商提供的电子期刊时填写电子期刊入库单，办理入库手续。

按照服务品目采购电子期刊的操作流程

采购人确定按照服务品目采购电子期刊后，与按货物品目采购的不同之处在于标的物不再是电子期刊本身，而是其使用权，即数据库服务。首先，采购人应确定采购方式，其次，查找《目录》“C服务”部分，鉴于该部分没有明确的项目分类属性，根据87号令相关规定，采购人可根据实际需求按照有利于采购项目实施的原则确定详细品目。再次，依采购流程完成采购工作，与中标（成交）供应商签订服务合同。最后，由中标（成交）供应商提供电子期刊数据库服务，采购人按照费用进行账务处理，不办理入库手续。

总结

根据我国相关会计制度，对于货物类采购项目，验收入库是采购完成的重要标志之一，需对采购标的作入库处理；对于服务类采购项目，在会计处理上则应计入费用，无需办理入库。因此，如果采购人按照货物品目采购电子期刊，那么应在收到期刊后填写入库单，并办理入库手续；如果按照服务品目采购，则属于费用支出，无需填写入库单，也不用办理入库手续。

（作者单位：北京大学第三医院采购中心）

【延伸阅读】

作为信息商品的电子期刊，其首要特点就是高首稿成本、低边际成本。所谓首稿成本，指的是为首份网络期刊的面世而发生的成本。电子期刊和纸质期刊的首稿成本构成相差不大，包括固定成本、发布成本、编辑成本和同级评审成本、人员管理成本等。边际成本指的是增加一份期刊所引起的总成本的增加，主要包括复制成本和传递成本。对于电子期刊来说，每增加一份期刊就是增加一份拷贝，成本几乎为零，而纸质期刊需要重新购买纸张印刷包装。此外，电子期刊的复制形式不同于纸质期刊，一般分为浏览式复制、下载式复制、电子邮件式复制。由于浏览和下载都由用户完成，基本上无需传递成本，只有电子邮件式的订阅型电子期刊才存在传递成本，所以电子期刊的边际成本几乎为零。

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