贵州国税：“活”档案能“说话”

【贵州国税“政采内控机制建设”系列报道②】

贵州国税：“活”档案能“说话”

本报记者 周黎洁 实习记者 张静远

“从档案管理入手抓监管”，乍一听这个管理理念，记者有些疑惑。

8月17日，当记者来到贵州省国家税务局（以下简称“贵州国税”）时，采访计划遭遇了“被安排”。记者先被工作人员带到该局办公室机关档案管理中心，一册册已经归档的政府采购档案被拿出来摆在了记者面前。“我觉得档案可以告诉你们，我们的政府采购工作是怎么做的。”贵州国税财务处副处长申蔓飞说，“监察部门、审计部门主要是通过查阅档案这种方式了解政府采购的情况。”

管理体现22字方针

记者随手拿起一份档案，封皮上写着“档案编号：200805、采购项目：机关存储设备（磁盘阵列）采购、立卷部门：财务管理处、立卷日期：2009年4月15日、保管期限：15年”。这是一份协议供货项目的采购档案。

翻开档案封面，目录页上写着序号、资料名称、页次等内容。之后依次是《政府采购工作记录簿》、局长办公会议纪要、《政府采购项目登记表》、政府采购工作组会议纪要、邀请报价函、协议供货商的报价资料、采购合同、货物验收单以及政府采购资金支付通知书等。每一页材料正面右上角、背面左上角都标有页码，这份档案总共有109页。

作为国税总局的京外单位，贵州国税80%的项目是通过总局的协议供货方式进行采购，因此这类档案最多，基本上是一次采购行为装订一本。也有资料较少的几个采购项目是合并装订的，但不同项目之间已用隔页纸隔开。

据介绍，贵州国税的政府采购档案管理需体现了22字方针，即“统一编号、资料齐全、顺序规范、目录清晰、装订整齐牢固”。“哪一种采购方式需要收集哪些资料归档，我们有明确的规定，缺一不可。在装订顺序上，原则上按照档案资料产生的先后顺序排列。在每一份采购档案目录之后是工作记录簿，内容包括项目名称、采购数量、预算金额、采购资金来源、采购方式、中标（成交）供应商、合同金额等，可以方便查阅人直观地了解采购项目全貌。”申蔓飞说。

有生命力的“记录者”

那么是否真如申蔓飞所言，通过档案就能对贵州国税的政府采购工作一目了然呢？

通过采访，记者发现，这不是通过档案编排顺序了解采购过程那么简单。这些档案是一种管理思路的体现，是有生命力的“记录者”。

“关键环节”和“保存价值”是申蔓飞在档案管理中特别强调的两点。“政采活动中关键环节、有保存价值的材料一个都不能少。”申蔓飞介绍说，比如局长办公会议纪要就相当于立项报告。“该不该采”由局长办公会议决定后，会议纪要归档作为立项依据；而《政府采购项目登记表》则是实施采购的依据，该表由需求部门填写，表格要素包括项目名称、需求单位等，并有需求部门、技术参数审核部门（一般为局信息中心）、采购部门相关负责人及各分管局领导签字；如果属于固定资产采购，则还需填写固定资产审批表，由资产管理部门登记备案，采购部门备份，该表即作为政府采购部门与资产管理部门衔接之用；工作组会议纪要则反映了采购进展情况。

档案在无声地证明：贵州国税的政府采购是按照局长办公会议—政府采购部门—政府采购工作组“三位一体”机制运行的；从每一份材料上面的签字可以看出：在贵州国税内部，需求部门、资产管理部门、采购部门共同形成了“该不该买”、“买什么”和“怎么买”的公共支出控制链条，并实现了“横向制约”的内控目标：需求部门主要在“该不该买”环节提采购需求；采购部门具体负责“怎么买”；资产管理部门联合技术审核部门重点审核“该不该买”、“买什么”，并全权负责验收。

全省一盘棋

令记者感到意外的是，当记者前往黔东南州国税局进行调研时，在该局财务管理科看到了格式、标准一样的政府采购档案。该局财务管理科科长潘存峰告诉记者，这是省局的统一要求，多年来他们一直按标准要求进行档案管理。“你们到县局看一看就会发现全省国税系统的每一个采购项目档案管理都是同一个标准。”潘存峰告诉记者，省局还曾举办过政府采购档案管理评比活动。

记者翻看2008年1月印发的《贵州省国家税务局系统政府采购档案管理办法》（黔国税发[2008]16号），小到封皮设计、档案用纸、装订顺序等都有规定。

“档案管理是我们落实政府采购精细化、科学化管理要求的具体举措之一，我们实现了档案管理的标准化。”申蔓飞说。“你们不觉得繁琐、没有感到是一种负担吗？”记者问。申蔓飞反问：“法律为什么会有15年的存档要求？”她接着说：“我认为做任何一项工作都要从目的出发。档案可以全面真实地反映政府采购全过程。某一个采购项目的档案资料不齐全就无法证明采购过程的规范。档案是实现内控管理的一种手段和证明。”