做好RPA采购的关键是需求梳理

【RPA选购指南】

做好RPA采购的关键是需求梳理

■ 王笑蕾

近年来，大家常常会说“未来已来”。这里的“未来”指的就是人工智能。随着越来越多的金融企业向科技化、数字化转型，作为人工智能的入门级应用——RPA，就显得尤为重要，而如何采购适合自身企业的RPA也就更加重要。

RPA行业介绍

什么是RPA？它的全称是Robotic Process Automation，翻译过来就是“机器人流程自动化”。而这里的机器人并非传统意义上的实物机器人，而是一种应用软件工具，一般由控制中心、设计器机器人和运行机器人三部分组成。控制中心顾名思义就是对设计器和运行机器人进行管理与控制的平台，主要负责将工作任务分配给运行机器人并对其进行监控管理。设计器类似于编辑操作平台，主要负责设计搭建，就是将业务规则通过设计器传送给控制中心。而运行机器人就是负责“干活儿”的，它的主要作用是对业务进行部署和实施。

如果说传统的实物机器人取代的是体力劳动者，那么RPA取代的则是脑力劳动者。当然并不是所有脑力劳动者，而是那些具有清晰工作规则、大量重复性的工作。RPA最大的优点就在于只要业务规则没有错，它就永远不会犯错，并且可以不间断地工作。据说1个机器人大约相当于2-5名工作人员，这样一来就可以减少人工错误，大大提高工作效率，并且提升人工价值，最终达到降低企业运营成本的目的。

据预测，到2025年，RPA在市场上的应用可以达到80%，就目前RPA国际国内供给市场来看，呈现出国际品牌市场占有率大，国内品牌发展势头迅猛的特点。而无论是国际品牌还是国内品牌，在业务合作模式方面，均离不开顶层设计服务的咨询机构，系统集成服务商以及RPA产品的生产提供商，这些不同角色之间相互促进相互合作，为RPA行业提供更为积极有效的良性发展动力。同时他们的报价模式基本包含产品与业务实施两块内容，而产品一般购买软件的license，业务实施则根据评估的工作量按照人/天或者人/月进行报价。

在业务实施层面，RPA建设主要分为评估筛选与业务实施两个主要阶段。第一阶段需要强有力的咨询评估团队对目标客户的业务流程进行适配性选型，确保业务符合RPA大量复杂的具有固定规则的属性；第二阶段则是根据评估的情况进行方案设计与输出。这两个阶段并非是孤立的，而是相互协作相互影响的。

采购如何助力企业数字化转型

既然金融行业进行科技化、数字化转型是目前以及未来的趋势，并且人工智能也是科技发展的一个目标，采购作为实现人工智能初级应用RPA的第一关，尤为关键。在笔者参加的刚刚结束的业务流程自动化采购项目中，有8家供应商涉及6大品牌参与竞争，并取得了68%的节资率，中国银联究竟是如何通过采购，来实现企业的经营价值？

回归采购本质，做好市场研究。采购的本质就是选择，这里的选择不是由需求部门或者采购部门制定的，而是通过扩大竞争实现的。该项目的需求是：由1家供应商根据已明确的业务需求及工作量，确定机器人单价及业务实施的单价，同时需求部门还希望如果业务实际需要发生变化，供应商可以灵活根据实际需求提供相关服务。

采购部门结合项目实际情况，为了扩大有效竞争，在项目受理初期，不把该项目做成协议定点采购项目，而是作为常规项目，通过国内公开招标方式选择1家主选供应商，在明确总报价的前提下，让供应商分批据实供货。为了解决需求部门担心选择的供应商万一出现产品及后续履约问题，因此又选择了1家供应商作为备选服务商，在主选供应商无法正常履约时为银联提供服务。

学会寻找采购过程中的困难，并想办法去解决。困难就藏在需求中，以这个项目为例，当初需求部门提交采购需求时就要求机器人单价报价，并根据单价进行结算。另外需求中有时往往还隐藏着潜在、深层次的内容，需要采购经理去发掘，那么如何将合理的需求通过符合采购规则的语言表达，以及如何发掘隐藏需求，是采购经理们常常遇到的困难，这就需要采购经理与需求部门就具体采购需求进行反复沟通协商，尽可能扩大需求的开放性，尽最大努力吸引较多的供应商参与项目竞争。

就这个项目而言，采购经理对采购需求进行了适当的修改，例如在招标文件中明确规定该项目的详细测试方案，而有资格参与测试的供应商，则是根据招标结果，推荐1-3位中标候选人，并标明次序，按照招标文件规定的测试方案进行测试，测试通过的，方能成为中标候选人。而测试方案及说明要求作为采购工作最重要的闭环节点，应更加详实和透明。

如，在测试方案中，明确测试报告的主体至少包括测试操作安排、测试情况记录，测试结论以及测试时间、地点、参与人员等内容。测试报告中应明确供应商是否通过测试。相关组织方依据测试结果确定成交供应商或继续组织测试。如果出现全部推荐供应商均未通过测试的情形，应组织原评审机构重新进行评议，提出处理意见。

面对新型采购，要利用好工具，做好市场研究。这里所说的工具就是采购计划和测试方法。应该最大限度发挥好采购计划的指导意义，早做准备。比如该项目在提交正式采购需求之前，如有计划的指导，就可以早做安排，时间节点拉长之后，无疑测试涉及的品牌或代理商的范围就会扩大，如果前期市场上的品牌或代理商都能参加测试，那么后续采购就可以删除接下来的测试环节，因此利用好采购计划，就可将采购相关的步骤前置，一定程度上提升采购效率。

相信每位采购经理都有一套自己的市场研究方法，比如说通过互联网进行查阅，还可以利用供应商找寻其竞争对手，也可以寻求同业机构的帮助等等。而做好市场研究的目的，一方面是指导采购经理理解需求，另一方面是结合市场实际行情，进行采购语言的输出，而最直观的表达方式就是科学地确定采购文件。

（作者单位：中国银联集中采购管理办公室）

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