代理机构知识共享探索

代理机构知识共享探索

      实现知识共享可借助两种方式，一是建立企业内网，保证知识共享通道的畅通；二是利用办公云平台、资源共享网络平台等应用软件

■ 陈莹莹

随着世界经济由工业经济向知识经济演变，知识的重要性日益凸显。招标代理服务遵循市场规律，充分参与市场竞争已成为发展趋势，聚集、开发和组合各种知识资源从而提供优质、规范的高水平服务，成为招标代理机构的竞争优势之一。如何通过知识共享，全面、充分地利用代理机构组织内部的知识，是值得研究和探索的问题。

代理机构可共享的知识

知识共享指个体、团队、组织中的知识通过各种交流手段为其他成员所共享，从而提高工作效率的方式。知识共享主要有四个方面：知识共享主体，即个人、团队、组织；知识共享对象，即知识内容；知识共享手段，即计算机网络、会议、团队学习等；知识共享环境，即各种客观条件。

按表现形式，知识可分为显性知识和隐性知识。显性知识指可以编码化的、用系统化语言传播的知识；隐性知识指无法用文字记述、难以交流的情景知识。在代理机构内部，显性知识一般包括国家、各部委政府采购、招标投标相关法律法规、部门规章及规范性文件，各行政监督管理部门公布的各类公告、资质管理办法、业务流程规定及其他有关规定，各部门、各地方发布的标准招标文件范本及代理机构自己制定的采购文件范本、管理文件、制度规范等。隐性知识一般包括企业的价值观、行为方式、习惯或存在于个人记忆与组织记忆中的技能、经验、建议。

知识共享的应用实践

一是加深员工对知识共享的认识。在代理机构的实际工作中，员工除熟练掌握政府采购、招标投标相关法律法规外，在编制招标文件时，还需要不同类型的招标文件范本。为方便工作，更多员工会通过一些办公软件建立自己的资料库，不过，这也存在资料收集参差不齐、资料内容陈旧单一、可能滞后于最新范本等问题。且在拥有稀缺资源就等于拥有了隐形权利的心理因素作用下，员工大多将这些知识视为私有财产，不会随便与他人分享，不利于组织内部知识的共享、流转，也不利于员工整体业务水平的提高。

要解决这个问题，应加深员工对知识共享的认识：建立知识共享是以分享知识和学习知识为主要目的的意识，让员工意识到知识共享并不是个人的损失，而是集体的共同进步；通过建立促进知识共享的内部、外部网络，采取多渠道、多形式的知识共享方式，使员工感受到获取知识的方便、快捷，将主要精力从程序性、流程化的操作中解脱出来，用于自我管理的提升。

二是解决技术应用上的障碍。在知识共享的实践过程中，技术应用作为知识共享的载体，起着举足轻重的作用，如果代理机构缺乏应有的技术支撑，或技术应用较落后，难以让知识共享发挥效力，各类知识不能得到有效传播。采用互联网技术，可将知识放置于知识库中，是学习型组织可以利用的工具。因此，实现知识共享可借助两种方式：构筑覆盖代理机构全部业务活动的企业信息网络，即建立企业内网，保证知识共享通道的畅通；利用满足代理机构管理需求的应用软件，给员工提供及时、准确、便利的沟通渠道。

企业内网是整个代理机构内部知识共享的硬件支持平台，也是知识管理系统的技术基础。其包括知识库、讨论组及多媒体网络文档等，具有数据传输率较高、知识类型丰富、知识交流便捷等优点。缺点则是覆盖地理范围较小，仅限某一区域内，一般为一个公司所拥有，外地分支机构或分公司不可访问。

当下，云技术在生活、工作中的应用越来越广泛，各类办公云平台、资源共享网络平台、云笔记等工具层出不穷。相较于代理机构自己开发应用软件，借助基于云技术的第三方软件或平台开展知识共享，能够大大节约代理机构的成本。因此，在选择知识共享应用软件时，能实现存储、交流、搜索等功能的应用软件已基本满足了代理机构的知识共享需求。

此类应用软件的优点是；可将资料分门别类存储，组建群组和团队，成员间可通过链接、QQ、微信等方式分享资料；资料保存在云端，随时随地登录即可查看及时编辑、更新；可导入网页、微信等渠道收集到的信息；能通过关键词搜索快速找到所需资料；可用于内部培训时的演示；部分应用软件还有免费功能可供使用。其缺点则是：可共享的资料形式有限，一般为文字、图片；享受增值服务需要支付一定费用。

目前，在广西机电设备招标有限公司的日常工作中，公司已通过企业内网与应用软件相结合的方式搭建了知识共享平台。企业内网由于覆盖范围有限，一般为总公司的各部门内部使用；应用软件则采用云笔记工具，功能多样，能够实现PC、移动设备和云端之间的信息同步，更适合公司各部门及其他地市分公司，也方便与客户之间的知识共享。

（作者单位：广西机电设备招标有限公司）

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