优化政府采购档案管理工作

优化政府采购档案管理工作

■ 刘毅

随着政府采购范围的增长、采购规模的扩大，在采购活动中形成的档案材料日益增多，优化政府采购档案管理工作显得尤为重要。

当前，政府采购档案管理普遍存在以下问题。

首先是档案管理意识不强。部分采购人、代理机构未认识到政府采购档案管理工作的重要性，政府采购档案管理制度不够健全，采购档案未能及时整理装订、散失损坏、随意拆封等情况，在一些地方较为常见。此外，对于采购档案的收集整理，管理人员往往不够细致。比如，开评标过程的音像资料未与采购文件一并存档，质疑投诉资料未一并收集，导致调查取证时无据可查。

其次是管理人员水平不高。政府采购档案管理工作人员的专业素养和职业水平普遍不高，无法有效对采购档案进行收集、归档和整理，致使政府采购档案的管理工作效率低下。

最后是信息化水平滞后。财政部《政府采购代理机构管理暂行办法》等制度文件明确指出，开评标音像资料要清晰可辨，且要与采购文件一并保存；采购文件可采用电子档案方式保存，但须符合《档案法》和《电子签名法》的要求。当前，我国政府采购档案管理的信息化建设仍然滞后。一些代理机构除了计算机、复印机、扫描仪、装订机等常规设备以外，未配备档案数字化管理软件和自动刻录机等设备，部分代理机构甚至仅将信息化应用于采购档案的电子录入上。

优化政府采购档案管理工作，可从以下方面入手。

第一，重视完善制度。加强《档案法》《政府采购法》《政府采购法实施条例》等法律法规的学习，提高档案管理意识和法制观念。建立一套完整的规章制度，规范政府采购档案管理，对资料的收集、分类、立卷、归档、保存、利用、移交及销毁等做出明确规定，结合具体的采购方式，制作采购档案模板，统一归档内容和口径，做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，查阅有程序，移交有记录，实现档案管理工作的规范化。

第二，加强队伍建设。对档案管理人员进行定期培训，提高其业务水平和职业技能。项目负责人在采购活动结束后，应及时把政府采购项目审批表、采购评审报告、采购合同、质疑答复、投诉处理等相关资料一并移交给档案管理人员，使之能够及时整理汇总、分类管理，并签订文件移交手续，避免采购文件被伪造、修改。

第三，加强软硬件建设。各代理机构和采购人要适当增加投入，加强档案软硬件建设。建立专门的档案室，购置计算机、复印机、打码机、装订机、光盘自动刻录机、档案数字化管理软件等设备，通过与现代化档案管理模式的结合，最大限度地发挥信息技术的作用，实现档案信息资源的共享，做到检索快捷、查阅方便，不断提升档案管理的现代化水平。

第四，加强检查强化监督。各代理机构要将采购档案管理纳入单位内部目标考核内容，每月比照采购项目和具体标准对经办人项目档案装订归档进行清点验收。财政部门要严格按照《政府采购代理机构管理暂行办法》等要求，每年在对代理机构的监督检查和信用评价时，加强对其档案管理情况的检查和评价。对采购项目档案管理不善的要公开通报，并进行严肃、认真的处罚，加大违规成本。

(作者单位：四川省仪陇县公共资源交易中心)

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