采购需求编制探析

采购需求编制探析

■ 张付领

采购需求是采购活动的源头，是采购评审、合同签订和履约验收的重要依据。科学、完整地编报采购需求，是优质高效完成采购任务的前提。

采购需求构成

采购需求通常包括项目名称、数量、预算金额、完成时限、采购方式和技术参数等。采购需求文件主要由编制说明、采购计划明细表以及技术规范、质量标准、设计图纸、验收条件和产品标样等技术文本或实物组成。在采购方式的选择上，应按照公开招标、邀请招标、竞争性谈判等采购方式的适用条件，根据项目具体情况确定采购方式。对采用单一来源采购方式的项目，还应推荐符合条件的唯一供应商，并详细说明理由，提供相关证明材料。项目技术参数主要指需求方对拟采购标的的技术、规格、性能、质量、供应商资质条件等要求，一般采用国家标准、行业标准、地方标准。具体说来，采购需求应满足以下要求：

一是完整、明确、合规。采购需求应符合政府采购法律法规要求，有经费预算或明确的经费来源；技术参数应完整、全面、详细、精准，便于组织采购活动；采购需求的表述还应准确、规范，避免产生歧义。

二是防止差别待遇。采购需求不得设定与采购项目无关的供应商资质、技术、商务条件，技术参数不得指向特定供应商或产品；不得限定或特定商标或商号、专利、版权、设计、型号、原产地、生产商，如必须引用某一品牌或生产商才能准确描述采购项目技术标准和要求的，应在品牌或生产商前加上“参照或相当于”等措辞。

三是采购周期合理。按照规定的程序，除应急采购任务外，采购项目从提报需求到签订采购合同，通常为90日左右。为确保产品质量和采购过程的公平公正，在确定交货期限时，应充分考虑采购活动组织实施和产品生产的正常周期。采购计划下达后，技术参数一般不得修改，特殊情况下确需修改的，编制采购文件、组织采购活动、签订采购合同和交货时间相应顺延。

需求编制常见问题

一是无视法律法规强制性标准。采购需求必须符合国家法律法规以及政府采购政策规定的技术、服务、安全等要求。政府采购的政策要求包括节能环保、扶持不发达地区和少数民族地区、促进中小企业发展等。在采购需求中设置与标的物无关的资质门槛，提出种种排他性区域性歧视要求，违反了“任何单位和个人不得采用任何方式，阻挠和限制供应商自由进入本地区和本行业的政府采购市场”的要求。

二是技术参数过于简单。采购需求编报的原则是“所写为所买”，标的物要通过技术参数和配置要求体现出来，技术参数过于简单，要求过于宽泛，采购实施难免遇到困难。在投标阶段，供应商可能提出各种疑问，采购机构要组织答疑，加重了工作量；在评标阶段，评审专家无法判定投标人是否偏离采购需求；在合同执行阶段，由于招标前不提供详细的技术图纸，供应商按较粗的技术参数指标设计产品、核算成本，中标后需求方再要求按照详细图纸生产设备，导致采购合同无法执行。

三是采购需求不完整。采购标的物可能涉及多个部门、多种需求或与其他项目的配套情况。比如，卫生部门采购的医疗设备需要营房部门提供安装场地、机房，购买的办公用电脑、服务器需要投标方提供网络布线等。而编报的采购需求中往往不明确场地条件、联调联试、功能配套等方面的内容，这就导致招标完成了、采购合同也签订了，厂家上门安装时却发现不具备安装条件的尴尬局面。

四是采购需求缺乏标准。需求管理部门没有统一的标准技术参数库，也未进行横向对比，同一标的物，只是采购年度、采购批次、采购单位不同，而技术参数、设备配置等方面存在明显差异，有时甚至自相矛盾，给供应商应标造成困扰，大大降低了集中采购的严肃性。

五是采购需求编报不及时。典型体现为需求编报没有计划性，等到需要使用了，才想起编报需求。而经过相关采购程序后，特别是维保类服务项目，维保期已过，给工作造成被动。应充分考虑采购活动组织实施的周期和产品生产的正常流通周期，增强政府采购计划性，避免突击采购、临时采购。

六是采购预算不准确。预算编报调研走过场，提出的预算过于粗放，准确度不够。预算过高容易造成资金浪费，降低资金使用效率；预算过低则达不成交易，导致项目流标、废标，浪费人力物力。

建立合理的采购需求编制制度

采购人是采购需求编报的组织实施者，对采购需求的内容、编制质量负责，并接受第三方监督，主要是接受采购机构、潜在供应商的监督。为科学编报采购需求，应建立以下制度：

一是采购需求论证制度。在采购需求提出环节，要准确说明采购需要各项要素，并经过科学、合理的论证。

二是采购需求公开咨询制度。坚持政府采购信息全过程公开导向，通过市场调研、专家论证、社会参与等方式，科学、合理地确定采购需求。

三是采购需求标准化。采购需求的功能标准，应围绕满足基本功能和必要功能的原则，建立功能需求管理标准。在采购预算控制方面，应组织市场调查，合理测算价格。

四是发挥集中采购的制度优势。整合本系统不同采购单位的采购需求，合并同类项，避免重复采购，减少不必要的采购任务。采购需求不能客观真实反映实际需要的，退回重新编制；采购需求的内容编制得不够详细的，必须进一步完善。

五是充分发挥社会监督的作用。建立采购需求公示制度，让潜在供应商参与监督，畅通公众参与监督渠道，增加采购需求的提出与最终实现的透明度，自觉接受社会监督

 （作者单位：解放军第三○二医院采购管理办公室）

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