需求标准化 流程电子化

需求标准化 流程电子化

——中国银联会务服务采购分析

■ 宋春鹏

会务服务是企业运转过程中必不可少的一部分，包括业务培训、行业客户交流会、专题推介会等。实践中，会务服务涵盖的范围、费用组成及采购时间节点划分，不同公司有不同的规定。笔者以中国银联股份有限公司会务服务采购为调研对象，分析会务服务采购流程及存在的问题，为业内提供参考。

采购现状

随着八项规定等文件的出台，社会各界对会务服务采购的关注逐渐提高。中国银联股份有限公司实行严格的全额管理制度，通过划分会议类型等从严管理会务采购工作。现阶段，将会议分为内部会议和涉外会议，不同会议的费用标准也有严格规定。

根据“层层审批，交叉约束”的原则，会务服务采购主要以存在会务需求的部门为发起者和流转中心，通过采购部门和财务部门的核查、审批进行约束，确保会议费合理使用、会务服务采购工作正常运转。

中国银联会务服务采购从最初的各部门分散采购，发展到统筹管理、限额集中的过渡阶段，当前实行定点统一、系统规范的管理模式。近年来，各部门随意指定会务公司的现象逐渐减少，通过中国银联采购管理信息平台“采购商城”下单采购，规范透明、高效及时，大大提升了用户体验和采购效能。自2016年9月以来，新一批会务定点供应商为5家，涉及传统的会务组织、营销产品发布会、新闻发布会等各方面的优质供应商，已累计发生20余次会务服务采购活动，采购额从3万元到100多万元不等，呈现出频次较高、时效较强和额度分散的特点。

操作流程

目前，中国银联会务服务采购已实现电子化操作，具体流程为：选择服务类别和数量-编制需求并提交审批-提交至采购管理信息系统-采购受理确认-采购方案编制-线上征询函询价-线下评审-推荐供应商-需求部门确认采购结果-合同签署-履约执行-付款结算。

其中，编制需求工作需要采购部门与需求部门进行充分沟通确认，线下评审依托于专家小组的评选推荐。每一流程环节均有严格的时间要求，如受理时间不能超过3个工作日，整个流程截至“推荐供应商”不超过5个工作日。

为保证供应商的履约质量，协议定点合同中还对供应商作出了严格的约定，存在以下情况的，将对供应商进行处罚或取消其定点资格：连续两次不响应订单征询的；累计三次不响应订单征询的；累计两次订单结束后的供应商评价不合格；因供应商原因解除订单达到两次的；提供的服务团队信息严重不实的；供应商本身发生重大风险事件，导致不能履行合约的。

问题及改进举措

借助电子化手段，中国银联会务服务采购虽然整体较为顺畅，但也存在一些难点，主要体现为：一是信息不对称，导致供应商报价离散性较高。需求部门因传统惯性原因，在业务发生前常与固定供应商进行较深入的磋商，使得部分供应商获取额外信息，增加中标率。一些会议中，因参会人员在本单位自行报销的费用难以预估，根据服务历史和经验，部分供应商会逐渐积累优势，扩大影响，获取较多订单。二是资源锁定，导致排他性。需求部门因某些原因需指定酒店，使得公平性大打折扣。三是执行情况偏离采购需求，缺乏约束。如，需求部门提出变更要求，导致会议议程改变或其他情况发生，实际执行情况与采购结果有所偏离。

对此，建议在以下方面予以改进。一是采购需求标准化。在现有采购订单前增加定制采购需求环节，明确会务服务类别，如会议属性选择模块可包括会议简介、会议人数及预算标准、会议性质、会议地点、会议议程等属性，会议需求内容模块可包括住宿服务要求、餐饮服务要求、会场服务要求、会议材料服务要求、会场布置服务要求、摄影摄像服务要求、交通运输服务要求、服务团队要求和其他个性化要求属性。系统自动生成会务服务采购需求单，简化沟通过程。二是打破资源封锁和行业歧视，使定点供应商尽可能多地掌握项目信息，创造公平竞争的环境，鼓励供应商发挥议价谈判能力去获得价格优势，而不是借助渠道优势降低评审的公平性。三是加强外部监督检查，规范会务服务采购执行情况。

（作者单位：中国银联集中采购管理办公室）

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