管活档案用活档案

本报记者 王晓清

一份档案，一管就是15年。为一份入档后可能会沉寂15年的文件付出人力、物力和财力，有人竭尽全力，有人心存怨言，那么采购代理机构的档案管理现状究竟如何？记者就此采访了多家采购代理机构和业内专家，发现在具体管理细节上，尤其是面临场地不足等困难时，态度和做法都各有千秋。

档案管理“不复杂”

“这项管理并不复杂。”北京建智达建筑咨询有限公司副总经理李佳告诉记者。虽然国家并未出台政府采购档案管理规范细则，但受访的采购代理机构都表示，他们有专门的档案室或者由办公室对档案进行专人管理，相关业务部门的员工在做完项目后，会根据归档的要求留存材料，留存材料的内容通常要涵盖整个业务流程。

张家口张垣招标代理有限责任公司专门针对档案管理工作制定了《招标代理工作底稿业务档案交接清单》。记者从这份交接单上看到，其抬头是项目名称和项目编号，接着是委托单位、成交单位及成交金额、项目负责人、项目助理的填写项等，排列在该项之后的是业务底稿分类，包括项目完成计划表、采购方式审批表和其他批复文件，政府采购项目委托协议书、公开招标文件……直至项目后期的中标结果通知书、采购合同、项目工作总结、中标单位投标文件、未中标单位投标文件、合计等等，共26项内容，最后还要填写上移交人、接收人和日期。

一些采购代理机构的负责人告诉记者，政府采购监管部门会要求他们将政府采购代理项目的档案进行备案，并对此进行监管，采购代理机构自身通常也会根据这一部分备案内容进行本单位的档案管理。“采购代理机构保存档案时，内容会更加细化，具体到项目的每一个环节。例如，我主要负责起草招标文件，就会将相关的材料都做备案，其他部分的材料则由涉及项目的其他同事备案，形成一份完整的项目档案。”达华工程管理（集团）有限公司工作人员刘征说。

5到10分钟便捷查找

刘征告诉记者，他们在保存档案时是以纸质资料为主，每一份档案都有相应的编号，并有对应的位置，查找起来非常方便。而张垣招标代理有限责任公司总经理王春勇则告诉记者，与很多采购代理机构不同的是，他们采取了纸质材料存档与电子档案相结合的方式，将项目中涉及的电子内容刻成光盘，用双面胶粘贴在纸质档案上，同时，电子档案也会将项目涉及的电子资料汇总，将主要的纸质资料扫描进去，每年都要刻盘汇总。这样双管齐下，保证了资料的完整性，而且通过电子化的管理手段，查找起来更迅速方便，“一般5到10分钟就能找到。”他说。

王春勇认为，档案管理就像其他工作一样，需要慢慢摸索、完善，如果它使用起来不方便，或工作量太大，使具体操作人不能承受，那么就要考虑完善工作方法了。

中国招标投标协会教授级高级工程师陈川生建议，采购代理机构可以从以下2个方面做好档案管理工作：首先要对采购代理机构的专职管理人员进行档案管理的培训，包括对档案资料分类、立卷、归档、检索等基础知识的培训，现有采购代理机构人员受过系统档案管理培训的不多；其次监管部门和采购代理机构自身应当依法加强对这项工作进行定期或不定期监督检查、抽查，并将档案管理纳入对采购代理机构的考核范围。

分散管理综合利用

采购代理机构档案管理普遍面临场地不足、成本较高的难题。一个地区每年的采购项目成百上千，档案资料要求保存15年，这对采购代理机构来说面临着较大的场地压力。记者在采访中发现，有的代理机构自身的办公场所不够，专门就近租场地来存放档案，采购代理机构在规划办公场所时需十分留意档案存放地的设置，这对采购代理机构而言是一笔不小的成本支出。采访中，有的采购代理机构或多或少存有怨言：“法律规定要保存，我们也没有办法。”有的则表示：“对档案管理的投入，有时候也会看这个项目的产出，如果收益很少，我们自然也就顾不上那么多了。”

事实上，档案是解决争议、保护自己的重要证据，同时也有利于自己内部员工学习借鉴以往的经验，和内部对照档案检查疏漏、明晰责任。一些采购代理机构表示，为此付出一些时间和金钱的成本是必要的。“采购代理机构是采购文件保存的法定责任主体之一，对招标采购相关文件的保存和归档必须重视，要做到专人负责。目前，一些采购代理机构对于法律为什么要这样规定，什么是规范的档案管理等方面的认识还存在差距。”陈川生告诉记者，例如对采购文件的完整性、安全性和保密性认识不足，有些单位问题还比较严重，如由于泄密给供应商造成损失引发诉讼等。

“解决办法之一可以是分散管理、综合利用。即由采购人对采购文件全面管理，采购代理机构则要保存电子版，如需检索必须请采购人予以配合，档案材料的衔接问题应当在委托合同中协商明确。”陈川生同时鼓励采购代理机构通过对相关资料的统计、分析向政府管理部门提交有价值的统计报告，充分发挥档案资料的重要作用。如某类产品采购数量、价格变化对当地经济发展的影响等报告，目前这方面工作还比较薄弱。

此外，业内人士提醒，采购代理机构的政府采购档案不能随意公布或借阅，而要履行批准手续，须经档案分管负责人批准，重要的还须报总负责人批准。同时要征得档案中相关投标人和中标供应商的同意，以防泄密。有关单位利用本单位政府采购档案时，告知其尽量使用复印件，不得伪造、涂改、拆散、损毁和丢失，并在其归还时要仔细检查。