为什么要重视档案管理

文 陈川生

政府采购文件档案管理的重要性主要体现在以下3个方面：

一是政府采购文件的档案管理是有关财政部门对政府采购监督管理的基础性工作。采购文件是反映采购活动过程及各项决策的记录，完整妥善地保存采购文件，可以为政府采购的统计分析、总结经验教训、接受监督检查、处理纠纷等项工作提供客观依据。档案的开发利用才是档案管理的目的，否则这些资料就是一个文字载体而不是档案。通过对地区采购档案的综合统计分析研究，可以为地方经济发展的决策提供有价值的参考意见。

二是政府采购文件的档案管理是政府采购合同争议、纠纷和诉讼的重要证据。政府采购活动的结束，表明采购人已经获得了其需要的采购对象，但采购事件和交易行为并未终结。经常出现的情况有，一是采购活动中潜在的问题一般是在采购完成后才暴露，具有一定的滞后性。二是已经发生的问题需要予以解决，而解决问题所需要的时间要视解决方式而异，如进入司法程序的案件，审理时间较长并具有不确定性。三是供应商履约情况有待实践检验，一旦出现质量问题或者未履行有关承诺，采购人有可能要退货或者换货。发生纠纷的，还可能打官司或者申请仲裁。采购文件是解决这些问题的直接证据。因此，法律规定采购文件是解决这些问题的直接证据，保存的期限至少为15年。规模大、价值高、性能复杂的采购项目，采购文件保存的时间应当更长一些。

三是对政府采购文件的档案管理是采购代理机构为提高自身综合素质，分析、总结、评价采购活动的重要依据。采购的过程属于项目管理，依据项目管理的基本原理，在项目结束时有一个总结、评价、提高的环节，我们知道，在项目管理中会形成大量文件，当工作一个阶段之后，需要按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件系统地进行归集整理，整理的最终结果是把单份文件组合在一起，形成一个个数量不等的集合体，这些由互有联系的若干文件组成的集合体（又称档案保管单位）就叫做案卷，这种把零散文件归集、组合成案卷的工作就是文书组卷工作，也称立卷。将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构就是归档。而这些档案资料就是第三方或采购代理机构评价采购质量、提高采购水平的重要依据。

（作者系中国招标投标协会教授级高级工程师）