代理机构如何进行履约验收

代理机构如何进行履约验收

■ 刘寅飞 刘国奇

某单位在某次政府采购活动中以公开招标的形式委托代理机构采购1套设备，预算金额为300万元。其中A公司投标价格最低，低于投标次低价B公司投标价格的50%。评标委员会决定对A公司启动异常低价投标（响应）审查程序。因为A公司是其所投产品制造商，很快便在规定时间内提供了相关的说明及类似业绩证明材料，且相关业绩在网上可查。评标委员会认定A公司报价合理，可以正常进入评审环节。最终A公司因为价格分的巨大优势，综合得分最高而被推选为第一中标候选人。采购单位相关人员在收到评标报告后却喜忧参半，喜的是节省了大笔采购资金，忧的是如此巨大的价格差异，采购回来的设备是否能够达到采购预期。因为招标文件规定合同款项的支付是以通过验收为前提，为此，他们提出引入代理机构协助验收，通过严把验收关来确保采购预期的达成，确保采购资金的有效使用。

代理机构参与项目验收的法律依据

《中华人民共和国政府采购法》第四十一条明确规定：“采购人或者其委托的采购代理机构应当组织对供应商履约的验收。大型或者复杂的政府采购项目，应当邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作。验收方成员应当在验收书上签字，并承担相应的法律责任。”该条款确立了代理机构参与履约验收的基本法律框架——代理机构不是必然的验收参与者，而是只有在受采购人委托的情况下，才能成为履约验收的组织主体。也就是说，现行法律法规对代理机构在履约验收中的定位，是以委托代理关系为核心逻辑的。目前，部分地区财政部门倡导代理机构将验收作为代理服务的延伸，如湖北省财政厅就积极推行“突出首创性，聚焦小切口”原则，于2024年开展“以大代理新理念构建政府采购合作新模式”等7个试点项目，鼓励代理机构在需求调查、文件编制、履约验收等方面为采购人提供全流程、高质量代理服务。

但在委托代理时需要注意几个问题：一是采购人应以书面形式明确委托验收的内容、标准、交付成果、收费标准等权责事项，作为今后验收工作的指导依据；二是出于“权责对等”和“利害相关回避”原则，委托验收的费用应由采购人支付，代理机构应当在委托代理协议范围内，组织项目验收工作，协调解决项目验收中出现的问题，及时向采购人反映履约异常情形及供应商违约失信行为等，并对验收过程的真实性、公正性负责；三是委托组织验收不转移或免除采购人的主体责任。采购人作为政府采购项目履约验收工作的责任主体，其内控制度应当有明确的验收机制。委托代理机构组织项目验收的，对验收过程进行监督，对验收结论进行确认，是其对验收环节必须履行的责任。

代理机构在参与验收时的具体实施方法

当采购人委托代理机构组织履约验收时，代理机构一般可以按照以下程序和方法来组织实施。

——验收启动阶段。合同履行达到验收条件时，供应商按照合同约定向采购人书面发起验收申请，代理机构在收到供应商验收申请后准备项目验收，并书面通知供应商。

代理机构应根据项目特点制定履约验收方案，明确验收的各参与方、时间、方式、程序、内容和验收标准等事项。验收方案内容包括所有技术和商务要求的履约情况。对于可以通过设备运转验证的功能指标，需进行相关功能指标的开机验证，对于无法通过运转直接显示的技术指标，需要供应商在验收时出具相关设备的技术指标证明资料。验收标准要包括所有客观、量化指标；不能明确客观标准、涉及主观判断的，可以通过在采购人、使用人中开展问卷调查等方式，转化为客观、量化的验收标准。

代理机构可以根据项目特点分类设置验收方式。对于交付内容客观、明确，可以一次性完成合同内容交付的，应当在约定时间点进行一次性验收；对于一次性验收不能反映整体履约情况的项目，应当采取分段验收方式，科学设置分段节点，分别制定各节点验收方案并实施验收。货物类项目可以根据需要设置出厂检验、到货检验、安装调试检验、配套服务检验等多重验收环节；服务类项目可根据项目特点对服务期内的服务实施情况进行分期考核，结合考核情况和服务效果进行验收；工程类项目应当按照行业管理部门规定的标准、方法和内容进行验收。

——验收实施阶段。代理机构开展履约验收应当成立验收小组，并确定验收小组的直接负责人。验收小组一般由3人以上单数组成，小组成员须包括熟悉项目具体需求的专业技术人员以及监督人员。需要注意的是，专业技术人员可以从本单位选定，也可以从同领域其他单位或者第三方专业机构邀请，但前期参与该项目评审的评审专家应当回避；对于采购人和使用人分离的采购项目，应当邀请实际使用人作为验收小组成员参与验收。验收小组不得与被验收人存在相关利害关系，并书面承诺严格按照验收方案实施验收，确保项目验收意见客观真实并且完整反映采购合同履行情况。同时，根据《政府采购需求管理办法》第二十四条的规定，验收时也可以邀请参加本项目的其他供应商参与验收，但相关验收意见仅作为验收的参考资料，不直接作为验收结论，且代理机构需要确保在验收环节不得泄露中标供应商的商业秘密。

对于以下特殊项目组织验收时还需特别注意：技术复杂、专业性较强的采购项目，代理机构可以邀请有资质的第三方专业机构参加验收并出具专业意见，必要时可以邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作；政府向社会公众提供的公共服务项目，验收时应当邀请服务对象参与并出具意见。

验收小组应当根据履约验收方案，对供应商提供的标的按照采购文件要求、投标文件响应、封存样品（如有）、政府采购合同进行逐一核对、验收，并作好验收记录。验收小组应按照验收方案独立开展验收，对于形式验收不通过的，应如实记载缺失、损毁标的的品牌、型号、数量；对于功能验收不通过的，应如实记载未达到的相关功能指标以及标的品牌、型号。在验收过程中，代理机构还需安排专人对验收过程全程摄像，保证验收过程能完整回溯，验收小组成员不得擅自通过拍照、摄像等方式留存验收信息，以防泄露供应商商业秘密。

——验收后续阶段。政府向社会公众提供的公共服务项目，验收结果应当向社会公告。

验收不合格的，经采购人同意后，代理机构应向供应商发出整改通知书，要求其在规定时间内采取补救措施，并依法及时处理。整改结束后，由供应商向验收组织机构重新申请验收。验收资料的保存期应与该项目其他资料的法定保存期一致。

风险提示与合规要点

代理机构在组织履约验收过程中，应当特别注意以下法律风险。

一是不得与采购人、供应商串通进行虚假验收，或者为达到验收要求伪造材料。笔者认为在实践中如发生上述行为，相关部门在处理时会参照《中华人民共和国政府采购法》第七十六条、第七十八条的相关规定进行处罚。

二是在验收活动开展前，应向所有参与验收方成员贯宣，明确告知根据《中华人民共和国政府采购法》第四十一条规定，验收方成员应当在验收书上签字，并承担相应的法律责任。

三是委托代理机构组织项目验收的，验收服务费不得由供应商支付；除合同另有约定外，验收过程中发生的有关费用也不得由供应商支付。验收小组成员中的专业技术人员费用可参照政府采购评审劳务报酬标准或其他行业标准执行，采购人单位工作人员不得获取劳务报酬。

代理机构在履约验收中的定位，以委托代理关系为核心逻辑，呈现出“受托组织”与“协同协助”的双重角色。在受托组织验收时，代理机构全面负责验收的组织实施，须对验收工作的真实性和准确性负责；在协同协助验收时，代理机构以专业身份受邀参与，并负有发现异常时向采购人报告的义务，切实履行好履约验收环节的职责。

（作者单位：中科器湖北有限公司）

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