浅析采购人视角下的采购风险防范

【业内观点】

浅析采购人视角下的采购风险防范

■ 宋紫菱

政府采购作为财政支出的重要环节，其效率与质量直接影响公共资源配置效益。采购人作为核心主体，承担着项目发起、执行与责任落实的重任。然而，部分采购人常因法律法规认知不足、预算编制不科学、内部协作不畅、代理机构选择不当及履约验收不严格等问题，面临多重风险挑战。本文结合《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例进行分析，为采购人加强风险防控、依法开展政府采购活动提供相关建议。

主要风险类型

——政府采购全流程合规风险。一是关键环节法律规范认知不足‌。部分采购人主体责任意识不强，错误地认为委托代理机构办理采购事务或聘请专家提供咨询，即可免除自身应承担的主体责任；对招标文件编制、采购需求确定、评审标准设定、资格条件设置等关键环节的法律要求掌握不足，易引发程序违规。例如，公告发布时间不符合规定或采购文件设置具有倾向性，可能导致质疑投诉、项目废标甚至行政处罚。二是政策‌响应迟缓，从而影响采购效率。集中采购目录调整后，若采购人未及时跟进，将影响采购计划执行。例如，医疗设备采购新规出台后，部分单位因未更新内部流程导致采购延误。三是内控制度不健全。部分采购人未建立集中采购目录内外产品的分类管控机制，导致应纳入集中采购程序而未纳入或超权限采购的风险。对于未达公开招标限额项目的采购方式，未按照采购情形进行细化区分，导致选用不适宜的采购方式或者反复论证、请示，延长采购周期。

——内部管理与协作风险。一是预算编制不科学。采购需求调研缺失，对市场行情、技术参数、服务标准等关键要素掌握不足。预算编制缺乏数据支撑，脱离实际需求，导致金额不足影响质量或超额造成浪费。采购项目充分可行性论证不足，导致项目立项依据不足、技术方案不成熟、实施条件不具备，最终造成财政资金大量闲置或项目无法实施。预算编报时项目描述模糊、支出科目笼统、技术参数缺失，导致难以准确匹配采购需求，增加后续执行调整的随意性。二是职责分工模糊。采购部门、需求部门、财务及监督机构之间权责不清，出现需求申报随意、审批低效等问题。典型表现为业务部门只提需求不管合规，采购部门只走程序不审实质，导致采购结果与实际需求脱节。

——代理机构选择风险。一是‌资质审查不严。部分采购人未对代理机构的专业资质、历史业绩和行业信誉等进行充分核查，可能选择不具备相应能力的机构，导致采购过程出现程序错误或法律漏洞。例如，某些代理机构因缺乏专业经验，在编制采购文件时设置倾向性、歧视性条款，引发供应商质疑。二是‌服务能力不足。部分代理机构在项目执行中可能因资源有限或管理不善，出现进度延误、沟通不畅等问题。例如，在紧急采购需求下，部分代理机构未能及时组织招标，影响公共服务效率。

——履约验收风险。一是履约跟踪机制缺失。部分采购人容易在交货、安装等关键节点缺乏动态监控，导致项目逾期交付或服务不达标问题未被及时发现。二是验收程序不规范。验收标准模糊、责任分工不明确，容易导致验收时主观判断空间过大、引发争议，出现问题时相互推诿。书面验收记录不完整，有可能为供应商货不对板、偷工减料等违法违规行为提供可乘之机。

风险防范路径

——强化制度与流程建设。一是建立分岗定责追溯机制。按采购环节划分需求申报、招标文件编制、评审组织、合同签订及履约验收等岗位权限，明确需求部门、采购部门、财务部门与监督部门的职责边界。实行采购档案终身签字确认制，要求每份文件需经责任人签字并完整保存。二是简化制度文本‌。将复杂条款转化为操作指南，通过案例教学和定期培训，提升采购人员对制度的理解和执行力，防止制度沦为“纸上文件”。三是建立采购项目管理系统。实时跟踪各环节进度，对滞后节点自动预警，确保采购流程衔接顺畅，压缩不必要的时间成本，提升采购执行效率。四是落实采购人主体责任。制定政府采购权责清单，明确需求编制、采购方式选择、采购信息公开、质疑答复、合同签订等核心职责必须由采购人负总责，委托代理机构、专家仅提供程序性辅助和技术建议，主体责任不因委托而转移。

——加强采购预算编制能力。一是建立采购需求调研标准化机制。制定调研规范，明确调研内容、方法和流程，确保数据全面性和准确性。同时，引入第三方专业机构参与需求评估，提高调研客观性。二是推行预算编报精细化管理制度。制定编报细则，要求列明设备型号、服务内容、数量单价等，确保预算条目清晰。建立预算编报质量考核机制，将细化程度纳入部门绩效考核。三是完善采购项目论证机制。建立“需求论证—预算编制—执行监督”闭环管理流程，要求重大项目必须通过可行性评审。组建跨部门论证小组，由业务、财务、技术等部门共同参与，综合评估项目需求、预算合理性和实施条件。

——提升人员专业化能力。一是定期组织政策培训。深入学习政府采购法律法规，掌握集中采购目录、限额标准、各类采购方式适用条件等核心政策，并通过解读典型案例，确保采购人员准确把握政策边界和操作要求。二是搭建业务交流平台。组织政府采购领域业务骨干开展专题分享，聚焦采购文件编制、供应商管理、合同履约等核心环节，采用“案例复盘+操作要点”模式，传递实战经验。三是配套长效发展机制。订阅官方媒体发布的政策解读资料，积极参加行业峰会，建立“懂政策、熟流程、严纪律”的专业化采购队伍。

——优化代理机构管理机制。一是构建“六维多元评价”指标体系。通过公开比选，从‌机构基本条件、人员配备、企业业绩、从业行为、服务质量、能力测评‌六个维度设计评分标准，优先选择服务能力强、信誉良好的采购代理机构。二是构建动态绩效评价体系。定期考核服务效率、合规性和质量，对表现不佳的采购代理机构采取预警、整改或退出措施。三是推行服务标准合同化。明确权责条款和违约责任，确保代理机构按约定提供服务。

——强化履约验收管理。一是‌严格审核供应商信用。在确定中标（成交）供应商时，通过“信用中国”、中国政府采购网等渠道核查其是否存在重大违法失信记录、行政处罚或被列入黑名单等情况，从源头杜绝履约隐患。二是建立履约跟踪台账。合同签订后，紧盯交货、安装、服务等关键节点，开展现场核查与阶段性验收，将款项支付与履约质量直接挂钩，对逾期或不合规情况及时预警纠偏。三是组建验收小组。制定包含验收标准、程序及责任分工的履约验收方案，严格对照采购合同和投标文件开展现场核验与功能测试，同步形成书面验收记录并如实填报供应商信用评价信息。对优秀供应商可考虑给予相应激励；对虚假投标、偷工减料等行为，应收集证据并上报监管部门追责。

——构建立体化监督体系。一是完善内部审计机制。设立专职监督岗位实施全过程跟踪，确保采购流程合规。二是建立分级分类自查机制。对预算金额大、技术复杂或社会关注度高的项目，实行“全流程+重点环节”双审查；对常规小额项目，推行“抽查+节点核查”模式，提高检查效率。三是建立外部监督快速响应通道。畅通公众举报和媒体监督渠道，及时处理违规行为。

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