如何加强采购数据收集、使用和维护

【他山之石】

如何加强采购数据收集、使用和维护

透明度要求和数字解决方案的实施产生了由采购人和供应商提交的大量数据，但这些数据只有在实际使用时才具有价值。因此，经济合作与发展组织（以下简称经合组织）认为，公共采购的数字化转型需要对公共采购数据治理进行投资，以确保其在整个公共采购系统中的有效管理、共享和使用。

鉴于公共采购涉及以不同方式拥有和使用数据的多个利益攸关方，需要一个强大的治理框架，包括对数据收集、存储、访问和共享的标准和流程，以及在采购过程中数据保管者、管理者以及用户的角色和职责，从而规范问责制度，降低数据滥用的风险。

规范采购数据的意义

在招标前阶段，数据洞察可以帮助订约当局确定采购需求、评估市场条件，以及确保采购活动符合组织目标。通过评估和解释合同数据，中央采购机构可以识别潜在风险、完善采购计划、节约采购成本等。同时，这些采购数据可以增强供应商对市场机会的了解，改善准入并促进竞争。

在招标阶段，实时的数据报告和监测机制可以使采购官员密切跟踪正在开展的采购活动，及时发现问题并迅速采取解决措施。同时，规范采购数据还有助于审计部门以及民间社会组织进行监督。

规范采购数据还有助于衡量招标后阶段的采购绩效，以及评估政策影响，如是否实现了绿色、社会和创新目标。通过分析历史业绩数据和监控供应商财务稳定性，采购人可以快速确定表现优异的供应商，并降低相关潜在风险。此外，经合组织认为，数字采购系统产生的数据对审计人员来说也是宝贵资源，有助于其开展审计和评估。

如何规范收集采购数据

准确、完整和及时的数据至关重要。经合组织认为，可以通过标准化的数据格式、数据质量检查、数据验证、数据清理等方式，规范收集采购数据。

例如，从2023年10月25日开始，欧盟采用新的标准表格即电子表格，作为欧盟发布公共采购数据的数字标准格式，希望能够以更有条理的方式收集采购数据。换言之，欧盟要求采购人在贸易、环境和发展上发布采购通知时，必须使用标准化的表格。欧盟电子表格可自动填写，或根据以前的通知、技术规格、招标文件、合同、国家行政登记册和其他数据的信息生成。电子表格还允许采购当事人随着时间的推移获取完整公共采购周期的数据，包括支付的最终价格、使用的分包商、所需的实际完成时间和收到的投诉等。欧盟认为，电子表格有望提高企业和其他组织查找采购通知的能力，减轻订约当局的行政负担，提高政府根据数据作出公共支出决策的能力，并使公共采购更加透明。

又如，斯洛文尼亚于2022年将公共采购系统升级，以监测签订采购合同后的付款情况。从2023年1月开始，斯洛文尼亚订约当局必须通过支付门户每月报告公共采购合同的支付情况。由于支付门户网站直接连接公共采购门户网站，订约当局在支付门户网站上传的数据，会被同时传输到公共采购门户网站，并允许对合同履行情况进行概述。

如何更好地处理、共享和再利用采购数据

欧盟认为，公共采购数据往往分散在几个系统中，以不同的格式提供，不易为决策所用，而且质量往往很低。合理处理公共采购数据，对提高透明度、减少腐败和提高资金效益具有重要作用。

为此，欧盟实施了欧洲数据战略，旨在为公共利益提供公共部门数据、公共当局之间共享数据、减轻公司的行政负担，以及增加公共部门对私人持有数据的使用，使欧盟成为一个由数据支持的社会领先榜样，以便私营部门和公共部门更好地作出决策。

欧洲数据战略力求确保以下几点：一是数据可以在欧盟内部和跨部门流动；二是欧洲的规则和价值观，特别是个人数据保护、消费者保护立法和竞争法，得到充分尊重；三是获取和使用数据的规则是公平、实用和明确的，并且有明确和值得信赖的数据治理机制；四是基于欧洲价值观，对国际数据流动有一种开放但自信的态度。

该战略基于四大支柱，即数据访问和使用的跨部门治理框架，数据投资、处理及其互操性，个人和中小企业的技能，战略部门和公共利益领域的欧洲共同数据空间（包括公共采购的欧洲共同数据空间）。值得关注的是，公共采购数据空间将连接欧洲数据库，包括关于公共采购的贸易、环境和发展数据，以及国家门户网站提供的国家采购数据集，为目前分散在欧盟、国家和区域各级的公共采购数据创建一个共享平台。

公共采购数据空间由四层组成：一是数据源层，即连接数据源的联合网络，如欧洲数据库和国家门户网站中可用的采购数据集；二是集成层，即欧洲电子采购本体作为一种通用数据格式来创建一个协调的数据集；三是分析层，即数据发现、查询和分析，以产生新的见解，作出数据驱动的决策，并在优先政策领域设定关键绩效指标；四是客户层，为不同用户提供的用户友好界面。

为了实施欧洲数据战略，欧盟委员会发布了《数据治理法》，为公共部门设定了具体的技术要求，确保数据被再次使用时的隐私和安全，旨在使私营部门和公共部门能够更好地处理、共享和再利用数据。例如，要求通过匿名化、伪匿名化或在安全环境中访问数据。

经合组织认为，为了实现高效的数据共享和协作，实现能够无缝交换数据的可互操作系统至关重要。应用程序编程接口可以实现不同采购平台之间以及其他关键平台之间的数据互操作性。此外，随着数据收集和共享的增加，确保数据隐私和安全变得至关重要。采购机构应遵守严格的数据保护条例，并实施强有力的网络安全措施来保护敏感信息，如采用加密、访问控制和定期安全审计来防止数据泄露和未经授权访问采购相关数据。

（编译/张舒慧）

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