探讨端到端的公共采购全生命周期数字化

【他山之石】

探讨端到端的公共采购全生命周期数字化

公共采购的数字化转型不仅仅是将现有的模拟流程复制成数字格式。它正在从端到端的角度重新考虑整个公共采购流程，包括投标前和投标后阶段。近年来，经济合作与发展组织（以下简称经合组织）尝试建立端到端的公共采购全生命周期数字化。

概念解释

端到端的公共采购全生命周期数字化，是指以数字格式覆盖公共采购程序整个生命周期的系统，并涉及从开始到结束的综合视图，包括从准备、规划到最终支付的所有阶段。

经合组织表示，这种端到端的方法对于问责制和透明度，以及与合同履行和公共支出的更广泛成果建立联系至关重要。该方法以用户为中心，重点关注用户及其需求，而不是技术。通过了解和满足订约当局、中央采购机构、供应商和其他用户的需求，战略性地采用数据和使用数字工具，以重新思考现有流程和程序。

经合组织认为，不仅要将现有的模拟流程数字化或者升级技术，而且必须重新审视文化和实践。用户的见解和要求以及数据输入为转化过程提供信息。换言之，需要理解和响应用户需求，整合他们的反馈，让他们参与转型过程，并定制数字解决方案来解决相关问题。

分阶段讨论

在投标前阶段，数字化转型可以显著提高采购效率。具体来看，订约当局和中央采购机构可以利用数字工具进行市场研究，并深入了解市场趋势和供应商的能力。高级数据分析有助于需求预测和采购规划，确保采购活动符合实际需求和采购预算。数字工具（如基于云的协作工具）可以通过改善采购官员和各利益攸关方之间的沟通，促进利益攸关方的参与和协作，以及以用户为中心的方法应用。订约当局可以从最终用户和潜在供应商那里收集有价值的反馈，再根据最终用户的需要和市场可以提供的机会，来细化采购要求。

例如，葡萄牙首都里斯本于2021年开发了创新和可持续发展采购规划平台，用于货物、工程和服务需求的中期预测。该平台允许录入货物、工程和服务的年度需求，以及未来在招标时应考虑的社会、绿色和经济措施。在招标前阶段，该平台可设定与公共采购举措有关的可持续发展目标，确定可持续发展的关键领域，制定年度公共采购计划，并为监测提供基准和数据。通过采用创新的预招标方法，该平台将年度规划流程转变为一项战略行动，以促进超越绿色标准的可持续创新。

投标阶段也从数字化转型中受益匪浅。招标阶段包括公布招标机会、潜在供应商提交投标、开标、选择符合要求的投标书、发布授标通知以及与中标者签订合同。数字化转型有助于订约当局科学决策，提高招标流程的透明度。具体来看，数据分析功能有助于评标和价格分析。自动化算法可以实现比较投标、检测异常情况，以及标记潜在的串通投标或欺诈情况的目的，从而确保评估流程的公平透明。经合组织认为，这种数据驱动的方法可以最大程度地减少人为因素，实现更高的性价比。

以意大利的小额采购电子平台为例，该平台为意大利小额采购提供了灵活的操作空间，即允许通过标准化电子目录直接授标，并允许向通过资格预审的供应商询价。具体来看，订约当局可以进入平台查看电子目录，并比较不同供应商所提供的价格、功能和交付条件，然后通过直接订单或询价进行采购。该平台可以帮助订约当局放宽公共采购市场准入、节省采购时间、确保整个采购过程透明，以及比较各地供应商所提供的产品。同时，还有助于供应商降低采购成本。

招标后阶段包括合同管理、绩效评估和支付，可以多种方式受益于数字化转型。比如，数字工具可以支持合同管理，从而简化对合同义务的监控和执行。数字合同存储库和合同管理系统允许相关方轻松访问合同详细信息，便于及时续订、修订和合规性跟踪。自动绩效跟踪系统可以根据关键绩效指标，实时评估供应商的绩效。

经合组织认为，这种数据驱动的方法能够主动识别表现不佳的供应商并及时进行干预，确保双方按照商定的条款交付货物或服务。更广泛地说，数字化程度提高所产生的数据可以用来衡量采购战略的影响，并回答有关政府支出对环境、经济乃至整个社会产生何种影响的问题。

此外，数字化转型可以实现更好的采购风险管理。通过将风险评估工具与合同管理系统相结合，可以密切监测供应商违规或财务不稳定等潜在风险。及早发现风险，可以使订约当局提前采取措施，减轻潜在的干扰。

总之，端到端的数字化转型方法对采购全生命周期的每个阶段都大有裨益。通过关注数据整合、以用户为中心和流程自动化，政府可以在采购流程中实现更高的效率和透明度，从而创造更多的公共价值。

以欧盟为例

目前，欧盟实施了多项计划，旨在通过数字技术重新思考公共采购全生命周期。例如，《欧盟公共采购指令》规定了采购程序的组织规则，并公布了欧盟限额以上公共合同生成的数据。地方、地区和国家一级的公共采购者必须根据欧盟出版局所提供的技术规范，在《每日招标》上公布欧盟限额以上采购活动的通知和授标信息。然而，公布义务目前并不涵盖整个采购周期，特别是招标后阶段。

《欧盟公共采购指令》还要求，采购文件可以电子方式获取，并在贸易、环境和发展通知中包含相关链接；供应商可以电子方式提交标书；订约当局可以接受电子发票。

欧盟委员会还制定了欧洲单一采购文件（The European Single Procurement Document，以下简称ESPD），即企业财务状况、能力和公共采购程序适用性的单一自我申报表格。ESPD以所有欧盟语言的形式提供，并被看作是符合排除标准（如刑事定罪、严重的职业不当行为）和选择标准（财务、经济和技术能力）的初步证明。换言之，投标人不再需要提供完整的证明材料或表格。一般而言，只有中标、成交供应商必须提交全套基础文件（除非需要验证其他参与者的特定文件，以确保程序的正确进行）。

自2018年10月起，ESPD完全以电子形式提供。经合组织认为，将ESPD与国家电子采购服务以及国家注册和成员数据库相结合，可以充分发挥ESPD的潜力。换言之，ESPD可以作为企业在欧盟任何地方进行投标的“商务护照”。这使得数据可重复使用、默认表单预填充和不同数据库之间进行数据交换成为可能。反过来，公共购买者和供应商从自动化中受益，使ESPD的应用更加容易，并降低数据错误率。

此外，欧盟电子交易委员会通过实施欧盟数字单一市场战略即一次性原则，为简化采购程序奠定了基础。一次性原则，是指当公共部门所拥有的数据库已经有相关供应商信息时，不应再要求该供应商提供信息以证明其符合程序规定。

（编译/张舒慧）

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