优化采购需求管理环节的“五步法”

【采购需求管理之我见】

优化采购需求管理环节的“五步法”

■ 钟懿博

一个采购项目的成败在开标、评审环节之前就已经可以预判了。采购需求、商务条款、评分方案等是否合理，是否存在排他性、指向性，与采购结果息息相关。当前，部分高校仍将监管的重心放在采购实施环节，对需求管理环节重视程度不够，造成了各种问题层出不穷。要提升高校采购质效，就必须重视高校采购需求管理环节，对其进行优化，才能简化中间采购实施环节的审核流程，让高校采购走上“快车道”。

完善内控管理机制

根据财政部印发的《政府采购需求管理办法》规定，采购人对采购需求管理负有主体责任，应按要求开展采购需求管理各项工作，并对采购需求和采购实施计划的合法性、合规性、合理性负责。

高校的预算和采购管理部门往往跟具体的采购申请部门是平级关系，也缺乏完善的规范和制度进行充分、合理的授权与约束，导致学校对采购业务的监管力度不够，采购业务也容易出现计划性不够。在开展采购业务的时候，申请部门往往以不懂业务为由，认为采购的实施职责不在申请部门，对采购需求采取应付的态度。与此同时，高校采购专业性强，采购业务覆盖范围广，只靠采购管理部门进行把关，效果差强人意。

高校应在《政府采购需求管理办法》的基础上，进一步完善学校内控管理制度，形成从立项开始到采购、验收的管理闭环，将采购责任落实到采购申请部门和项目经办人、审批人，并对项目进行效益考核，把控好项目真正的源头和结尾。

强化编写过程管理

采购需求的形成过程是复杂的，参与需求编制的人员应对拟采购产品的市场、技术情况有基本、客观、充分的了解，对项目的建设需求也要有清晰的了解，能够明确建设的目的、意义等项目情况。只有这样，才能将市场和需求两者结合起来，形成合理的采购需求。合理的概念应该是在预算范围内能采购到最符合项目建设目的的标的物。

形成采购需求后，还应建立健全采购需求的论证机制，发挥高校专家的作用，特别对于学科、实验室建设的需求，在进行市场调研的基础上，还应组织学科和相应领域的专家进行充分论证。

论证时还要注意借助科研仪器、实验室的共享平台，降低重复建设，提高财政资金使用效率，响应国家过紧日子的要求。

细化采购需求审查

一是制定校内采购需求的审查机制。采购需求基本确定了采购的实施过程是否顺利和结果是否“如愿”，特别是询价和竞争性谈判这两种采购方式，如果采购需求做的不够明确和具体，谈判时也没有认证对比各供应商的方案和产品，往往会使成交的结果达不到质量或品质的要求，造成资金的浪费。同时，如果采购需求中存在不合理的指向性、倾向性的参数设定，往往在采购实施过程中会引起供应商的质疑甚至投诉，严重影响项目的建设进度，最终使采购人陷入政府采购合规和资金支出进度两难的境地。

二是应明确各个部门的审查责任。在各自管好自己的“一亩三分地”的同时，各个部门也要对项目的整体效果进行审查，而不是将审核责任全部落在实施前的采购管理部门头上。因为高校的采购需求有特殊性，所以需求的审查工作应由各个职能部门联合进行把关。涉及学科建设的，学校的发展规划部门应该参与；涉及专业建设的，教务部门应该参与；涉及实验室建设的，实验室的管理部门应该参与；其他比如涉及基础建设、消防安全、办公设备等的采购需求，也应有对应的基础建设工程、消防安全和资产管理部门参与审核。

加强采购人员培训

因高校部门众多，采购需求五花八门，采购管理部门要做好采购服务有不小的挑战。在采购需求提出环节，如果采购申请部门负责人员对政府采购的要求不清楚，往往提出的需求会存在各种违规的问题，陷阱很多。采购部门80%的精力基本都放在实施采购过程中遇到的重复沟通、修改、确认上面。如果沟通的次数多或者反复修改都未能达到要求，往往会造成项目进度的停滞。

为减少重复沟通的情况出现，高校应该充分利用校内和校外的专家资源，对教师员工进行全员培训，让学校的大部分教职工都能了解政府采购的基本要求，在采购需求提出时就能合理合规。

利用数字化提高效率

高校应该充分利用信息化、数字化技术，辅助采购需求的编制。首先，在采购需求拟定环节，可以打通学校的资产管理系统，甚至高校之间的实验室共享平台，并在意向公开后，接收供应商提供相关的项目建设方案或者产品介绍，提高采购需求的质量。其次，在专家评审环节，可以利用电子化的在线论证平台，扩大论证专家的选择范围，避免同一高校内专家论证“走过场”，确保项目的建设质量。最后，可以将采购过程的经验与知识通过数字化平台进行积累，形成采购模板、需求指南、负面清单等，提高采购需求的编制和审批效率。

（作者单位：梧州学院国有资产管理处）

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