扫描件和复印件具有同等效力吗

【案例看台】

扫描件和复印件具有同等效力吗

■ 廖文有 叶久梁 南河

案例回放

A供应商投诉称，其参与B项目的投标活动，评标委员会未依据评审标准客观评审，对其提供的某项证明材料认定为复印件，而非评审标准所规定的扫描件，评标委员会将A供应商的此项响应判定为无效响应，得分为0分。A供应商要求财政部门责令评标专家重新评审。

财政部门调查后发现，B项目的招标文件规定，某项证明材料的评审依据是“提供具有CNAS或CMA标识的检测报告原件扫描件并加盖制造商公章”，A供应商提供的检测报告证明材料为黑白色，而其他投标人的检测报告证明材料均为彩色，评标委员会一致认定A供应商提供的证明材料为复印件而非扫描件，于是判定其未响应招标文件。另外，在评审过程中，评审专家存在分工协作评分的现象。

此项目招标文件对证明材料的要求不同，既有要求投标人提供证明材料是复印件的，也有要求投标人提供证明材料是扫描件的，存在评审标准不一的现象。

财政部门最终决定，A供应商提供的材料虽然是黑白的，但是该材料清晰印证了加分项所规定的技术参数标准，也加盖了制造商公章，响应了该项评审标准，投诉事项成立，对于A供应商提出的要求，财政部门应予支持，鉴于评审过程中出现专家分工协作评审的现象，责令采购人重新开展采购活动，并对评标专家作出相应的行政处罚。

分析探讨

扫描件和复印件具有同等效力吗？

据笔者向办公自动化的专业人士了解， 一般扫描仪的扫描模式有黑白、彩色、灰阶和自动模式四种，复印机也有黑白和彩色复印机之分。扫描件和复印件也不一定都是彩色的，比如原件是黑白色的，扫描件和复印件自然也无法扫描、复印成彩色。有些招标文件要求投标人提供相关证明材料的扫描件，有的还特意注明投标人需提供“相关证明材料清晰可辨的彩色扫描件”，是出于扫描件比复印件更清晰的考虑。考虑到要求投标人提供所有证书原件是不现实的，为了增加证明材料的真实性，一般招标文件还会要求投标人提供复印件或扫描件并加盖公章。

笔者认为，扫描件和复印件都属于电子信息时代的衍生品，是一种证明形式，不论是复印件还是扫描件都只能作为临时使用的文件。复印件和扫描件在未和原件核对、印证的情况下，不具备任何法律效力。若要具备法律效力，当作原件使用，应经过公证处公证。因此，笔者认为扫描件和复印件具有同等的法律效力，扫描件也是复印件，只不过扫描件是扫描仪输出，复印件是复印机输出。

本项目为电子化公开招标项目，招标文件和投标文件均采用电子化文件，《中华人民共和国电子签名法》明确“当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力”。因此，评标委会员不得因为A供应商的证明材料不是彩色的，而判定该材料未响应招标文件。

倘若本案中的招标文件这样规定：“投标人应提供证明材料原件清晰可辨的彩色扫描件”，A供应商的投诉是否成立呢？

笔者认为投诉成立，主要原因有两方面。一方面， 《关于促进政府采购公平竞争优化营商环境的通知》（财库〔2019〕38号，以下简称财政部38号文）明确规定，采购人、采购代理机构对投标（响应）文件的格式、形式要求应当简化明确，不得因装订、纸张、文件排序等非实质性的格式、形式问题限制和影响供应商投标（响应）；另一方面，在本案中，财政部门调查后认定，A供应商的材料清晰印证了加分项所规定的技术参数标准，其并不存在非实质性响应的问题。因此，采购人、代理机构不得以彩色、黑白等非实质性的格式或形式问题（理由）限制和影响投标人。

引申思考

假如本案中的评审专家按照客观、公正、审慎的原则，认真分析投标人的证明材料是否存在实质性的问题，根据采购文件规定的评审程序、评审方法和评审标准进行独立评审，充分理解评审标准的本意，而非“抠字眼”固守于形式，出现不同意见时，经过集体研究和充分讨论；假如采购人和代理机构在编制招标文件的过程中，统一和规范表述证明材料的评判标准，严格落实财政部38号文的精神，在招标文件中明确“清晰可辨的彩色或黑白的扫描件、复印件均可”，也许就不会出现上述投诉了。

然而政府采购活动没有假如和也许，政府采购活动受法律法规的严格约束，其非同儿戏。政府采购相关当事人应不打折扣地贯彻落实财政部38号文，从每一个小细节入手，形成合力，共同优化营商环境，促进政府采购事业高质量发展。

（作者单位：江西省峡江县财政局、江西省于都县财政局、江西崇义工业园区管委会）

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