联合国如何开展合同授予审查和批准

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联合国如何开展合同授予审查和批准

合同授予审查是合同签订过程中的一个重要步骤。它对所开展采购流程的可接受性和准确性提供独立的书面意见，并由拥有适当授权的最高级别的采购干事（授标机构）提议承付资金。授标是指在授标机构的权限内，在对采购流程进行独立审查的基础上，正式决定和批准与中标供应商订立合同。授标阶段标志着采购流程的成功结束，也是合同最终确定和执行的起点。

在提出授标建议前进行审查的目的是：对授予合同或采购订单的建议进行独立和公正的审查；确保采购流程公平进行，并遵循适当的政策和程序；确认提供合同承诺的必要预算；确认授标建议和合同条款代表最高性价比，并确认选择所选供应商符合联合国组织的利益；寻求有关当局的批准，以合同形式委托联合国组织采购货物、服务或工程。

充分筹备合同建议和批准文件是促进授标流程的必要条件，所提供的解释应当透明、清晰，并包括导致授予建议的准确理由。透明度和尽职尽责是这一阶段的关键。联合国组织认为，故意遗漏相关信息与故意提交错误信息一样不道德。为避免延误和遗漏，应使用标准化模板和检查表进行质量控制。出现延误，通常是规划执行不力的表现，或者是试图通过捷径加快流程的结果。

一般来讲，联合国组织的最高级别官员是所有采购权的执行来源，因此负责批准合同授予和采购。通过组织特定的财务条例和细则，这位官员将采购权重新授予高级官员。这些官员可任命其组织内的个人为采购干事，并授予核准授标的有限授予权力。只有这些采购干事和其他指定的联合国采购员才有权代表各自的联合国组织签订合同。因此，实际上只有这些采购员进行采购。而授权的程度取决于采购干事的级别。

联合国各组织就采购、审查、建议和授标过程的责任方面，建立了不同的授权级别，以执行其采购活动。授权通常使用财务阈值来设定，超过预定义阈值的授标建议和批准通常需经合同委员会独立审查，并获联合国组织内最高采购当局批准。

在授标建议阶段，采购干事负责根据招标流程和评估报告编写授标建议文件，并提交给相应的经办人或委员会，以便根据既定的组织政策、程序以及授权级别进行审查和推荐。采购干事还需确保授标建议文件以清晰、准确和诚实的方式编写，并反映促成授标建议的所有必要信息。此外，还应遵循适当的采购流程，包括完成供应商评估建议、尽职调查，以确保供应商有资格并能够履行采购订单或合同；公平合理地开展采购流程和评估等。

对于低于联合国组织指定的某一阈值的提交文件，通常将授标建议文件提交给具有适当授标权限的采购干事进行审查和批准。在作出承诺之前，授标机构从财务条例和细则、采购政策和程序的合规性、资金的可用性、流程的合规性等方面审查提交文件。随后，授标机构拒绝或接受授标建议。接受即为批准授予。

对于超过联合国组织指定的某一界限的提交文件，该组织的合同委员会独立审查采购流程，以确保条例、规则、政策和程序得到遵守，并有资金供随后批准。合同委员会应独立于参与采购流程的官员，以避免在审查和建议授予合同时出现利益冲突。合同委员会应定期召开会议，并遵循既定的程序审查、建议和记录委员会会议记录。合同委员会有责任确保：采购活动按照财务条例和细则、程序和指令进行，并符合最佳商业做法；相应机构已获得承付资金，且预算中有资金；实现最高性价比。

如果一个组织在地方一级没有自己的合同审查委员会，或者在总部没有足够的合同审查能力，可以寻求联合国组织的另一地方或总部合同审查委员会的审查，前提是经两个组织共同协定。

会议记录应提交给组织中的合同授予机构，其应审查合同委员会的建议。合同授予机构可以拒绝或批准此等建议。如果合同授予机构决定拒绝合同委员会的建议，应以书面形式记录理由，并提交至合同委员会主席。

尽管这并非常规做法，但世界银行等部分组织要求将裁决结果送交申请人，确认其无异议。只有当申请人确认对采购流程的结果无异议后，才能与获推荐授予合同的供应商签订合同。确认申请人无异议，旨在确保采购的产品和服务确实满足申请人的要求。在部分组织中，要求在授予合同之前确认申请人无异议。

（编译/张舒慧）

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