数字采购助力抗“疫”显身手

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数字采购助力抗“疫”显身手

——山东大学推进全流程电子化采购纪实  

面对疫情来袭，今年3月，山东大学资产与实验室管理部紧急上线教学科研设备电子卖场，基本构建起“采购不见面、签约全线上”的采购新模式，全面助力疫情防控工作。

据了解，为深化落实“放管服”改革，提升高校采购能力，山东大学早在2018年就已上线“资产管理服务信息系统”，实现了采购计划、业务审批、采购执行、合同签订、进口外贸、验收建账、维修处置、监督内控等全流程电子化采购和全生命周期资产管理，开通了移动应用，和财务管理系统实现无缝集成，完成了济南、威海、青岛三地系统部署运行。系统上线以来，已累计执行各类设备物资预算近10亿元，有力支撑了学校“双一流”建设的发展战略，有效实现了“教师办事不出学院、学生办事不出校区”的“两不出”服务目标。在此基础上，为进一步优化营商环境，提高采购效率，山东大学资产与实验室管理部及时调整管理细则和服务流程，于2019年10月全面推广采购合同电子化。

推广电子合同，线上签约规范高效

采购合同是确立供需关系、规范采供内容、保障权利义务的重要文书。平台内置学校法律事务办公室审定合格的合同模板，系统将采购执行环节的采购结果注入合同模板；无需人工审核即可自动生成内容规范、要素完整、形式合规的合同文本；利用先进的身份识别技术确保意愿真实和签署有效；利用数字加密技术保护合同文本，防篡改伪造。供应商数分钟内即可在线完成合同签署，“不见面、不打印、不快递、不跑腿”。该举措不仅堵住了采购结果与合同内容不一致的漏洞，还节约了人工审核成本，避免人为疏忽，杜绝合同伪造风险，同时大幅缩减了审批时限，节约管理资源，减少供应商交易成本。

通过推广电子合同，山东大学率先实现了合同拟订、审批、签署、履约、验收、建账报销、存档、查阅全闭环线上管理，有力支撑内控建设，为采购管理部门节约大量资源，有效破解高校采购合同管理过程中“规范差、风险高、协同难、效率低”的管理难题，也是高校采购管理领域的又一应用创新。自上线电子合同以来，已在线签署3600余份采购合同，总合同金额近6亿元，取得了良好的管理效益。

开通电子卖场，助力不见面采购

为保障疫情期间的教学科研仪器设备的零星采购，学校开通了限额2万元以下科研仪器设备零星采购电子卖场，已开放计算机、服务器、网络设备、复印机、打印机、扫描仪、投影仪等多个品类，已上架商品近万个。

师生不出办公室即可完成采购下单、资产建账和财务报销预约业务。电子卖场简化了科研仪器设备采购程序，有效减少人员接触，助力疫情防控。

山东大学通过电子合同和电子卖场的上线，积极推进了“不见面”采购交易，进一步提升“互联网+采购”能力，强化内控体系建设，优化营商环境。下一步，山东大学将持续推进能力建设，优化服务流程，拓宽电子卖场商品范围，在后疫情时期为师生提供更优质便捷的采购服务。

（胡美琴焦丽媛）

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