别让政府采购备案“变了味道”

别让政府采购备案“变了味道”

■ 李坤

政府采购备案管理是《中华人民共和国政府采购法》（以下简称《政府采购法》）等法律以及相关法规赋予各级政府采购监督管理部门的一项重要监督职能。从有关方面调查的情况看，备案制度空白，备案内容不明确、不一致等问题依然突出。实践中，由于很多地方没有出台相关的管理制度和工作流程，对备案项目、范围、资金性质、相应程序均未有规定和规范，造成备案管理各出一辙，备案时间不一，有的采购项目事前备案，有的事后备案；备案内容不同，备案程序有别，甚至出现采购单位备案难、取得备案号难、备案手续证明不规范等情况，这不利于政府采购制度的实施和管理，一些违规采购行为也因此得不到及时的纠正和制止，同时由于上述和其他各种原因，导致备案制“变味儿”了，异化了，削弱了政府采购监督管理部门的作用。

防止备案制转变为审批制

实操中，通常做法是以统一制式的采购计划申请表替代采购实施计划，有的是纸质版本的，有的是电子版本的，有的直接融入财政资金拨付系统，其中包括采购预算、采购项目、采购组织形式和采购方式等内容。另外，备案时间基本上要求采购人进行事前备案。这造成了采购项目实施时，不管采购人选择公开招标还是其他非公开招标的采购方式，都应首先填报采购实施计划报财政部门备案。而对于事前备案程序，在当前绝大多数监管部门，包括财政部门，业务流程其实和审核程序并无区别，同样需要层层把关，使得这种事前备案制度已演变为一种以备案名义进行的审查。

《中华人民共和国政府采购法实施条例＜释义＞》对《中华人民共和国政府采购法实施条例》（以下简称《实施条例》）第二十九条的解读中提到，《实施条例》明确了对政府采购实施计划实行备案制，而不是审批制。对此，笔者认为，无论项目实行事前还是事后备案制，备案程序和时间应该是即时的，对于备案内容，只需实行形式审查，不需要对其合理合法性进行实质性审查，也不应要求当事人出具现场备案的相关规范手续和备案编号。然而，很少地方出台备案管理制度或管理办法，因为没有相应的制度规范，以致于备案逐渐演变为审批。

防止备案制转变为“简化制”

我国部分地区尚未建立政府采购备案制度，对于项目备案时间、备案内容、备案操作与手续均按各自想法运作，缺乏统一规定。经走访，有的地区管理规范，实行电子备案并拓展接口可与外部对接，有的地区实行台账管理，但是有的地区仅是提供一个编号，无规定、无手续、无程序也无盖章确认，认为备案制不是审批制，就是“走”个程序，打着“放管服”的名义，结果把备案制变成了“简化制”。

政府采购备案制管理是为了方便采购单位实行采购活动的管理制度，实行备案管理后大部分政府采购活动由采购单位自行备案后即可执行。但备案管理不等于备而不管，备案管理下的政府采购活动仍需严格按照政府采购相关法律法规执行。因此各采购单位和监管部门应高度重视，加强内部管理，指定专人负责政府采购工作和备案管理工作，认真学习政府采购相关业务知识，熟练掌握政府采购业务流程，强化主体责任，防止政府采购备案管理备而不管。

防止备案制成为推卸责任的“工具”

随着政府采购代理机构门槛的放宽，加之一些代理机构对政府采购业务不熟悉、不专业，质疑、投诉情况也随之增多，有些供应商常常受点委屈就质疑投诉。而监管部门却认为，备案就代表已经接受管理，不备案说明不知道，导致备案逐渐演变为推卸监督管理责任的工具。

对此，笔者建议，一是采购单位应科学合理确定采购需求，做好本单位和下属单位的政府采购预算和采购计划编制报备工作，实行专人负责内部政府采购备案、依法组织开展采购活动和答复供应商质疑，配合财政部门处理供应商投诉；二是财政监管部门要建立和健全政府采购备案管理制度与办法，规范备案操作程序和手续，依法加强对政府采购招标投标活动的动态监督，依法受理政府采购投诉，加大对采购单位、代理机构、评审专家监督检查，强化政府采购备案管理、绩效评价和责任追究；三是监察、审计部门要依据各自职责对政府采购活动实施监督监察，如发现采购当事人有违法行为的，依照各自职责及时处理。

防止备案成本的非合理提高

实践中，由于备案内容不一、备案程序不同，往往出现采购单位、代理机构备案难、取得备案号难、获取规范备案手续证明难的“三难”问题，有的监管部门先给“临时号”，采购完毕交付备案资料时再提供正式备案表和备案号，备案内容不明确和程序不一致使采购单位和代理机构不知所措，一项备案多次跑腿还无法知晓如何备案。甚至有的代理机构不管是不是备案时需要的，就把所有的采购文件全部装订成册一并移交，备案移交时却又无手续和证明，更有甚者，监管部门、公共资源交易平台在保存和调阅档案时又以代理机构未备案为由而索取备案资料，这无疑加重了备案成本，使政府采购监管备案管理偏离正常。

政府采购备案管理涉及政府采购活动的方方面面，不仅涉及公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等所有采购方式，还涉及采购人、集中采购机构、经财政部门登记备案的政府采购社会代理机构，以及行政事业单位的主管部门等。

因此，笔者认为，从办理具体备案的单位上讲，实施政府集中采购项目的，由政府集中采购机构向同级政府采购监督管理部门办理备案手续；实施部门集中采购项目的，由实施集中采购的主管部门统一向同级政府采购监督管理部门办理备案手续；实施分散政府采购项目的，属于单位自行组织采购的，则由采购单位直接向同级政府采购监督管理部门申请备案手续；属于委托代理采购的，由接受委托的政府采购代理机构或政府采购社会代理机构向同级财政部门办理备案手续。

从备案的文件材料看，要保证资料齐全，具体包括：采购资料，如，采购活动记录、委托采购协议书、采购信息公告；采购文件，如招标文件、谈判文件、询价文件等；评审文件及相关资料，比如，评审报告、中标（成交）公告、中标(成交)供应商的投标(报价)文件，评审记录；采购合同，比如分包合同、变更合同；以及法律法规规定的其他文件材料。

从备案程序上讲，办理备案手续时应遵循以下程序：首先，申请备案单位填写《备案登记表》并一式两份，连同应备案的文件材料报送至同级政府采购监督管理部门。其次，政府采购监督管理部门在收到申请备案单位报送的《备案登记表》及相关备案采购文件材料后，经初审认为其申报备案材料齐全的，应当场予以受理。最后，政府采购监督管理部门对认定符合要求的《备案登记表》和相关备案文件材料，应加盖“政府采购备案登记专用章”，并统一编号登记以备查。

（作者单位：湖北省枣阳市财政局）

小编有话说

根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》，采购人应按时合规地对采购合同、政府采购实施计划进行备案。然而，经了解，我国多地在政府采购备案方面还存在“短板”，做法上更是千差万别。有声音建议，进一步完善政府采购备案制度，落实采购人主体责任。

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