大型IT项目采购之策略选择

【他山之石】

大型IT项目采购之策略选择

——银联援建东南亚某国国家银行卡支付系统项目的经验与启示

■ 程亮

大型IT项目具有项目规模大、建设难度大、需求涉及面广以及建设周期长等特点，其采购工作是项目能否成功的关键因素之一，因此如何正确选择采购策略也成为大型IT项目采购工作必须深入研究的课题。本文以银联援建东南亚某国国家银行卡支付系统项目为案例，对如何选择大型IT项目的采购策略进行研究和分析。

结合项目“量体裁衣”

大型IT项目的采购内容既包括货物如IT设备、软件等，又包括服务，如系统集成、系统软件开发等，其采购实施模式通常分为整体外包模式和分包模式，不同的采购实施模式具有不同的优缺点，对项目采购成本有着不同的影响，因此在制定采购模式策略上应针对不同项目的特点选择合适的采购实施模式。

整体外包模式是指将项目整体外包给一家供应商，由该供应商负责整个项目建设工作。该模式的优点是项目的边界和责任清晰，采购实施成本和后续的项目管理成本低。缺点是对供应商的资质能力要求较高，供应商数量少，竞争性相对较弱，供应商提供的货物和服务价格往往比专业的分包商要高。分包模式是指将项目中的软硬件产品、集成开发、软件应用开发服务分包给不同的供应商，由不同的供应商负责承担部分项目建设工作。该采购模式的优点是专业的分包供应商能比总包供应商提供更低的价格。该模式的缺点是需分别实施软硬件、集成开发、软件开发服务的采购工作，采购实施成本高；在项目实施过程中，各个供应商的工作难免存在交集，工作界面有时不清晰，需要花费比较大的精力进行供应商管理工作，项目的管理成本高。另外，对业主方的技术能力要求高，具备整体方案设计的能力，否则将无法协调各个分包供应商进行有效的整合。

援建东南亚某国国家银行卡支付系统项目是中国银联承担的国家援外项目，中国银联作为中国唯一的银行卡组织，处于我国银行卡产业的核心和枢纽地位，在银行卡支付系统的建设上面具有很强的技术实力和丰富的系统建设经验。因此在本项目采购实施模式的选择策略上，选择采用分包的实施模式，将所有软硬件产品、集成开发等工作分包给不同的专业供应商，追求更低的采购价格。

材料审核与实地考察并重

大型IT项目具有建设技术难度大的特点，对于供应商的专业能力和资质具有较高的要求，在进行供应商选择过程中应注意以下几个方面：

在建立专家评估小组时，要根据专业领域、评审经验、工作年限等方面对专家进行遴选，确保专家能在采购评审中发挥应有的作用；在确立供应商选择范围时，要加强对供应商的资质审查，要求供应商提供相应的资质证明材料和业绩证明材料，确保供应商有能力提供货物或服务；在明确供应商选择标准时，要合理设置评分标准，报价低是选择供应商的重要标准，但并不是唯一的标准，应结合项目特点通过综合评估选择出最优供应商。

在该项目中，由于项目的实施地点在东南亚某国，供应商是否具有在当地提供项目实施和维护服务的能力是该项目是否能顺利完成的关键，因此在制定该项目供应商选择策略时，我们把供应商在当地的服务能力作为供应商选择最重要的标准。一方面要求供应商提供详尽的材料，证明其在东南亚某国当地的服务能力；另一方面，对于重点关注的供应商，单位甚至派专人前往供应商所在地的服务机构进行实地考察，确保选择出来的供应商具备完成项目的能力。

给予供应商一定的利润空间

对于大型IT项目来说，项目的采购成本并不简单地等同于相关货物和服务的采购价格。实际上，大型IT项目的采购成本除采购价格外，还包括隐性成本，如质量成本、时间成本、管理风险成本等，因此并不能简单地说降低了采购价格就是降低大型IT项目的采购成本。如果采购价格远低于正常市场水平，供应商为保证预期的利益，势必会在产品和服务的质量、交付周期等方面降低要求，从而影响项目的完成质量，反而增加了项目的总采购成本。在采购过程中我们要选择合适的采购成本控制策略，不要一味追求低价而进行“砍价”，而应使用专业的采购成本技术分析手段将采购价格控制在合理水平，既能保障供应商有一定的利润空间，又能保证项目总的采购成本最低。

我们在该项目采用的采购成本控制策略包括：加强项目的竞争性，引入多家供应商进行竞争，通过市场的良性竞争降低相关货物和服务的采购价格；强化对供应商报价的审核，提供统一的报价体系，要求供应商在投标时按照我们预先设定的报价体系，对其所报价格构成进行详细说明，使价格透明化可以进行相互对比，以分析供应商是否存在恶意报低价的情况。

与供应商建立合作伙伴关系

在本项目的采购过程中一方面尽量做到与供应商互相信任，通过充分沟通和信息共享，提高双方对各方需求的响应程度；另一方面尽量给予供应商足够的尊重和人文关怀，甚至可以实施供应商激励机制，使供应商从合作中体会到双赢机制的好处。通过这种良好的合作伙伴关系，银联不但取得了较为优惠的采购价格，而且保障了项目按时保质完成。

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